Standardsoftware vs. Individualsoftware: die Entscheidung nachrechnen

Standardsoftware vs. Individualsoftware wird selten gerechnet und meistens geschätzt, oft mit dem Satz, die Lösung passe zu ungefähr 80 Prozent. Woher diese Zahl kommt, lässt sich fast nie belegen. Dieser Leitfaden zeigt, wie sich die Deckung zwischen Branchensoftware und Individualsoftware belastbar bestimmen lässt, bevor Lizenzen unterschrieben oder Entwicklungsbudgets freigegeben werden.
Ein Kellner trägt ein Tablett, in dessen Vertiefungen fünf Gläser sitzen, ein sechstes balanciert auf seinem Handrücken. Sinnbild für Standardsoftware vs. Individualsoftware, wo der letzte Vorgang dauerhaft von Hand läuft.
© KI-generiert (TenMedia)

Standardsoftware vs. Individualsoftware: was die Entscheidung wirklich trennt

Bei Standardsoftware richtet sich der Betrieb nach dem System. Bei Individualsoftware richtet sich das System nach dem Betrieb. Wie stark Unternehmen dabei unterscheiden, zeigt die Cloud-Nutzung. 54 Prozent der Unternehmen in Deutschland beziehen kostenpflichtige Cloud-Dienste, bei Software wie ERP und CRM aus der Cloud sind es nur jeweils 23 Prozent (Quelle: Statistisches Bundesamt). Je näher eine Anwendung am eigenen Kernprozess liegt, desto seltener kommt sie von der Stange.

Was Standardsoftware, Branchenlösung und Eigenentwicklung unterscheidet

Standardsoftware ist ein fertiges Produkt für einen breiten Markt. Branchensoftware ist ein vorkonfiguriertes Produkt für einen Wirtschaftszweig. Individualsoftware ist eine im Auftrag entwickelte Anwendung für eine einzelne Organisation. Der Unterschied liegt weniger im Funktionsumfang als in der Richtung der Anpassung. Standard- und Branchenlösungen geben Abläufe vor, individuell entwickelte Anwendungen bilden bestehende Abläufe nach. Wie weit diese Vorgabe in einer engen Branche reicht, zeigt der Leitfaden zu Bestattersoftware.

Welche Varianten der Markt bietet und wofür sich Branchenlösungen bewährt haben, ordnet der Leitfaden zu Branchensoftware ein. Dieser Text setzt eine Stufe später an, bei der Frage nach der belastbaren Rechnung.

Warum die 80-Prozent-Schätzung nichts entscheidet

In der Abwägung Standardsoftware oder Individualsoftware klingt die 80-Prozent-Aussage präzise und ist es nicht. Sie verrät nichts darüber, welche Abläufe zu den fehlenden 20 Prozent gehören. Fehlt eine Funktion in einem Vorgang, der zweimal jährlich anfällt, ist das eine Randnotiz. Fehlt sie im täglichen Auftragsdurchlauf, entsteht dauerhafte Handarbeit. Die Vorteile und Nachteile beider Seiten stellt der Beitrag zu individuellen Softwarelösungen gegenüber. Belastbar wird die Entscheidung erst mit Angaben zu jeder Lücke:

Branchensoftware oder Individualsoftware: die Lücke messen statt schätzen

Gemessen wird nicht die Software, sondern der eigene Prozess. Grundlage ist eine Liste aller Abläufe mit Häufigkeit und Beteiligten. Erst dagegen prüft die Fit-Gap-Analyse, was ein Produkt abdeckt. Diese Reihenfolge entscheidet über die Qualität des Ergebnisses, denn eine Anbieterdemo zeigt Funktionen und keine Deckung. Für die individuelle Softwareentwicklung ist diese Aufnahme der erste Arbeitsschritt, sie trägt genauso den Kauf einer Branchenlösung.

Fit-Gap-Analyse in vier Schritten

Die Fit-Gap-Analyse stellt Anforderungen und Abdeckung Schritt für Schritt gegenüber. Zuerst entsteht das Prozessinventar, dann die Gewichtung nach Muss und Kann, danach der Abgleich mit dem Produkt, zuletzt die Bewertung der offenen Punkte nach Aufwand und Risiko. Am Ende steht keine Schulnote, sondern eine Liste benannter Lücken mit Preisschild. Daraus wird das Lastenheft für die Software, unabhängig von Kauf oder Eigenentwicklung.

Prozesse zählen statt Funktionslisten vergleichen

Funktionslisten sind Verkaufsmaterial und schlecht vergleichbar, weil jeder Anbieter anders benennt und bündelt. Ein Prozessinventar ist selbst erstellt und bleibt über alle Angebote gleich. Als Arbeitsgröße haben sich zwanzig bis vierzig benannte Abläufe bewährt, sofern sie die Kernprozesse abdecken. Wie sich dieselbe Frage in einem einzelnen Fachbereich stellt, zeigt der Text zur Vertragsmanagement-Software. Aufgenommen wird am Arbeitsplatz, weil dokumentierte und tatsächliche Arbeitsschritte auseinanderfallen.

Welche Anforderungen gehören in die Muss-Kategorie, welche in die Kann-Kategorie?

Muss-Anforderungen sind die Abläufe, ohne die der Betrieb stillsteht oder eine Pflicht verletzt wird. Alles Übrige ist Kann, auch wenn es angenehm wäre. Sinnvoll ist eine Obergrenze für die Muss-Kategorie, etwa ein Viertel aller Anforderungen, sonst wandert am Ende jeder Wunsch nach oben. Wie diese Einordnung in einem Wirtschaftszweig mit vielen Sonderprozessen aussieht, zeigt der Leitfaden zur Logistiksoftware. Diese Prüffragen halten die Einordnung sauber:

❓ Verletzt das Fehlen eine gesetzliche oder vertragliche Pflicht?
❓ Steht ohne diesen Ablauf die Leistungserbringung still?
❓ Existiert ein tragfähiger Ersatzweg für einige Wochen?
❓ Wie viele Vorgänge pro Monat sind betroffen?
❓ Lässt sich die Lücke später ohne Datenumbau schließen?

Was Konzerne zusätzlich messen

In verteilten Organisationen kommen Größen hinzu, die in kleinen Betrieben keine Rolle spielen. Gezählt werden die Zahl der Mandanten und Standorte, die benötigten Sprachen, die Freigabestufen einer Änderung sowie die Anbindungen an Bestandssysteme, für die eine belastbare Schnittstellenentwicklung die Voraussetzung ist. Jede dieser Größen verschiebt die Rechnung nach oben, beim Anpassungsaufwand am Produkt genauso wie bei der eigenen Entwicklung. Konzernvorgaben zur Architektur schließen manche Branchenlösung von vornherein aus, etwa wenn nur ein bestimmter Datenbankbetrieb zugelassen ist.

Was die Lücke über den Lebenszyklus kostet

Standardsoftware vs. Individualsoftware entscheidet sich häufiger an den Betriebskosten als an der Funktionsliste. Bei Make or Buy für Software geht die Rechnung selten am Anschaffungspreis auf. Lizenzen werden je Nutzer und Jahr fällig, Anpassungen bei jedem Versionswechsel erneut, und die Arbeitszeit für Umgehungen taucht in keinem Angebot auf. Für die TCO einer Software zählen die jährlich wiederkehrenden Posten:

Ab wie vielen Anpassungen wird eine Branchenlösung teurer als eine eigene Anwendung?

Der Kipppunkt liegt dort, wo die Summe aus Lizenzen, dem Customizing von Standardsoftware und der Umgehungsarbeit den Aufwand für eine eigene Anwendung übersteigt. Ein Rechenbeispiel macht die Größenordnung sichtbar. Zwölf Vorgänge am Tag mit je vier Minuten Nacharbeit ergeben bei 21 Arbeitstagen rund 17 Stunden im Monat, also gut zwei Personentage. Über fünf Jahre summiert sich das auf mehr als 120 Personentage, bevor eine einzige Lizenzrechnung berücksichtigt ist. Ob dieser Betrag eine Eigenentwicklung trägt, hängt vom Umfang der Lücke ab. Genau diese Zahl fehlt vor der Entscheidung Make or Buy meistens.

Was die Fit-Gap-Analyse für die Kostenrechnung liefert

Aus der Fit-Gap-Analyse fällt die Grundlage für beide Angebotsseiten ab. Jede in der Fit-Gap-Analyse benannte Lücke bekommt einen Aufwand für die Anpassung am Produkt und einen Aufwand für die eigene Umsetzung. Erst diese doppelte Bewertung macht Angebote vergleichbar, weil sonst ein niedriger Kaufpreis gegen einen hohen Entwicklungspreis gestellt wird, ohne den Betrieb einzurechnen. Auch die Nutzungsrechte an Individualsoftware und die Nutzungsdauer der Individualsoftware gehören in die Aufstellung, weil sie über den Wert nach dem Projektende entscheiden.

Standardsoftware vs. Individualsoftware im Zusammenspiel

Die Entscheidung fällt selten für eine reine Seite aus. Häufig trägt der Kern als Branchenlösung, während die Abläufe mit Wettbewerbsrelevanz eigenständig entwickelt werden. Diese Aufteilung hält die Lizenzkosten unten und die Besonderheiten im eigenen Zugriff. Die Voraussetzungen sind überschaubar:

Wann trägt der hybride Weg aus Branchenlösung und eigener Erweiterung?

Die Fit-Gap-Analyse zeigt es an der Verteilung der Lücken. Er trägt, sobald sie auf wenige abgrenzbare Abläufe konzentriert sind und das Produkt eine belastbare Schnittstelle bietet. Er trägt nicht, wenn die Lücken quer durch alle Kernprozesse laufen, weil dann jede Erweiterung an mehreren Stellen ansetzen müsste. Ein Zwischenstand mit zwei Systemen ohne saubere Datenführung wird teurer als jede der beiden reinen Varianten. Deshalb gehört die Entscheidung über die Datenhoheit vor die erste Zeile Programmcode.

Von der Messung zur Umsetzung

Bei Standardsoftware vs. Individualsoftware baut TenMedia beide Seiten, eigene Anwendungen und Erweiterungen für bestehende Branchenlösungen, dazu die Schnittstellen dazwischen. Ein Beispiel ohne passendes Marktprodukt ist die Branchenlösung für ein Bestattungsinstitut. Dazu kommen Betrieb und Wartung, damit die Rechnung über den Lebenszyklus aufgeht.

FAQs

Welcher Aufwand entsteht, wenn Beschäftigte Funktionslücken dauerhaft manuell überbrücken? keyboard_arrow_down keyboard_arrow_up
Der Aufwand lässt sich beziffern, sobald Häufigkeit und Dauer des Vorgangs bekannt sind. Vier Minuten Nacharbeit bei zwölf Vorgängen täglich binden rund zwei Personentage im Monat. Dazu kommen Fehlerkorrekturen und die Pflege derselben Daten in zwei Systemen, die in keiner Lizenzrechnung auftaucht.
Welche Beispiele für Individualsoftware zeigen den Nutzen im Mittelstand? keyboard_arrow_down keyboard_arrow_up
Aussagekräftig sind Fälle, in denen kein Marktprodukt den Kernprozess trifft. Ein Bestattungsinstitut arbeitet mit einer eigenen Anwendung, die Sterbefälle erfasst und Auswertungen, Rechnungsstellung und Warenwirtschaft zusammenführt. Ein Betreuungsdienst nutzt eine Plattform, in der Patientendaten, Leistungserfassung und Abrechnung digital zusammenlaufen, wo vorher Papier und getrennte Insellösungen standen. Ein Sportverband verwaltet Wettbewerbe mit einer Lösung, die auch offline Daten erfasst, weil Veranstaltungen ohne Netzabdeckung stattfinden. In allen drei Fällen war die Lücke im Kernprozess zu groß für Anpassungen am Standard. Der Vorteil von Individualsoftware zeigt sich dabei weniger im Funktionsumfang als in der Zahl der Arbeitsschritte, die entfallen.
Wie begleitet TenMedia die Entscheidung zwischen Branchenlösung und eigener Entwicklung? keyboard_arrow_down keyboard_arrow_up
TenMedia nimmt die Kernprozesse auf, bewertet die Lücken eines Marktprodukts und beziffert beide Wege. Danach entstehen Erweiterungen für Branchenlösungen, Schnittstellen zu Bestandssystemen oder eine eigene Anwendung, dazu Betrieb und Wartung. So wird Standardsoftware vs. Individualsoftware zu einer gerechneten Entscheidung.