Software für Kleinunternehmen

Software für Kleinunternehmen: Definitionen

Software für Kleinunternehmen ist in zahlreichen Varianten zu finden, die im Vergleich über völlig unterschiedliche Features verfügen können. Begründet ist dies einfach durch die verschiedenen Branchen und die Arbeitsstruktur innerhalb der Unternehmen. Eine feste Definition für Software für Kleinbetriebe gibt es nicht, zumal auch zwischen den Begriffen Kleinunternehmen und Kleinunternehmer unterschieden wird. Generell nutzen Organisationen wie kleine Firmen und Start-ups, aber auch Konzerne und Behörden sogenannte Business Software.

Business Software

Business Software (auch Unternehmenssoftware oder Enterprise Software) ist ein weit gefasster Begriff. Wie der Name Unternehmenssoftware bereits vermuten lässt, handelt es sich um Anwendungen, die in erster Linie von einer Firma, einer Organisation oder einem Kleinunternehmer genutzt werden. Es kann jedoch auch Überschneidungen zu Programmen für den privaten Gebrauch geben. Beispiele sind u.a. Microsoft Office, WISO oder sevDesk. Manchmal werden verschiedene Versionen der Anwendungen verkauft. Je nach Funktionsumfang steigen dann die Lizenzkosten. Die Programme werden dann z. B. als Professionell- oder Pro Version als Software für Kleinunternehmer und als Vergleich im Premiumpaket für KMU und Konzerne vertrieben. Genutzt wird diese Software für Kleinbetriebe, Großfirmen und sonstige Organisationen.

Die Business Software eines Unternehmens ist also die Summe aller professionellen Software-Lösungen, die eine Firma zum Erreichen ihrer Geschäftsziele nutzt. Dabei unterstützen diese Anwendungen die Mitarbeitenden bei operativen und strategischen Initiativen. In der Regel besteht eine Schnittstelle zum Intranet oder Internet. So sind die Mitarbeitenden online vernetzt. Die Einsatzgebiete sind vielfältig. Unternehmenssoftware deckt z. B. folgende Geschäftsbereiche ab:

• Finanz- und Betriebswirtschaft (Kostenrechnungen, Banking, Buchhaltung)
• Warenwirtschaft (Beschaffung, Buchführung, Rechnungsprüfung, Lagerverwaltung)
• Vertrieb (Lieferung, Versand, Fakturierung, Supply Chain Management)
• Marketing und Public Relations
• Produktionssteuerung (Bedarfsermittlung, Kapazitätsplanung, Kundenauftragsverwaltung)
• Personalmanagement (Personalplanung, Zeiterfassung, Lohnabrechnung)

Im Vergleich zur Enterprise Software spielt auch Branchensoftware für KMU und Start-ups eine nicht unerhebliche Rolle. Branchensoftware umfasst Anwendungen, die auf eine bestimmte Branche zugeschnitten sind. Produktion, Vertrieb und auch Buchhaltung können sich zwischen verschiedenen Branchen signifikant unterscheiden. Es gibt jedoch auch eine Schnittmenge zwischen Unternehmenssoftware und Branchensoftware.

Software für Kleinunternehmer oder Kleinbetriebe

Je nach Definition verschwimmen die Grenzen zwischen Kleinbetrieb, Start-up, Kleinunternehmer oder Freiberufler. So gilt z. B. im Steuerrecht als Kleinunternehmer einfach ein Freelancer, der selbstständig mit oder ohne Gewerbeschein einer steuerpflichtigen Tätigkeit nachgeht. Des Weiteren wird definiert, dass ein Kleinunternehmer laut Kleinunternehmerregelung mit seinem erwirtschafteten Umsatz unter einer festgelegten Einkommensgrenze liegt und somit keine Umsatzsteuer abzuführen braucht. Selbstständige und Kleinunternehmer verfügen über kein eigenes Firmennetzwerk.

Arbeiten Freiberufler auf Honorarbasis für ein Unternehmen, nutzen sie bei Bedarf in der Regel dessen Software. Umfassende Business-Anwendungen wie ERP-Systeme oder CRM Software für Kleinunternehmen nutzen sie im Normalfall nicht. Für Freiberufler sind hingegen folgende digitale Lösungen besonders interessant:

• Buchhaltungssoftware
• Rechnungsprogramm (sogenannte Rewe-Software)
• Office Software zum Schreiben, für Präsentationen oder Tabellenkalkulationen (Microsoft Office o.ä.)
• Marketing Tools
• DMS Software für Kleinunternehmen
• CMS wie z.B. Typo3 oder Wordpress

Eine beliebte Buchhaltungssoftware für Freiberufler und Privatpersonen ist WISO. Hier gibt es verschiedene Varianten mit speziellen Features und Funktionen zur Verwaltung der Buchhaltung (inklusive Finanzbuchhaltung) oder zum Erstellen einer Steuererklärung. Je nach Komplexität und eigenem Know-how kann solche eine Anwendung u.U. den Steuerberater ersetzen.

Von einem Kleinunternehmen wird im Regelfall dann gesprochen, wenn mehr als zehn und weniger als 100 Mitarbeitende bei diesem Unternehmen fest angestellt sind. Kleine und mittelständische Unternehmen werden unter der Abkürzung KMU zusammengefasst.

CMS Software für Kleinunternehmer

CMS steht für Content Management System. Genutzt wird diese Software von Privatpersonen, Freiberuflern und Unternehmen, um einfache Webseiten zu erstellen oder Inhalte online einzufügen oder zu bearbeiten. Da für die Nutzung von CMS keine Fachkenntnisse im Bereich Webdesign notwendig sind, handelt es sich um eine äußerst beliebte Software für Kleinunternehmer.

DMS Software für Kleinunternehmen und Freelancer

Die Abkürzung DMS steht für Dokumenten-Management-System. DMS Software für Kleinunternehmen und Konzerne dient der datenbankgestützten Verwaltung elektronischer Dokumente. Eine sehr vereinfachte Version ist z. B. der Explorer in Microsoft Windows. Mit ihm lassen sich Dateien auf der Festplatte oder in der Cloud finden, löschen oder öffnen. Darüber hinaus können zum Anzeigen von Dokumenten verschiedene Filter angewandt werden. Der Explorer ist im Vergleich für durchschnittliche Nutzer gedacht. Seine Funktionen sind einfach gehalten, um den Anwendern die Usability zu erleichtern.

Je nach Branche und Infrastruktur sind jedoch komplexere Anwendungen vonnöten. Zum Beispiel, um Kundendaten nach verschiedenen Ablagesystemen zu sortieren oder Informationen aus verschiedenen Dokumenten zusammenzuführen. DMS-Anwendungen können komplexe Suchalgorithmen verarbeiten und lassen sich in der Regel nahtlos in bereits bestehende ERP-Systeme integrieren.

Welche Unternehmenssoftware für kleine Unternehmen relevant ist

Software für den Versandhandel oder das Personalmanagement, CRM Software für Kleinunternehmen oder Buchhaltungssoftware für Start-ups: Die Einsatzmöglichkeiten von Software für Kleinunternehmer und Kleinbetriebe sind vielfältig. Vor allem ERP-Systeme für Kleinunternehmen gewinnen zunehmend an Popularität.

Controlling Software

Controlling deckt mehrere signifikante Teilbereiche der Unternehmensführung ab. Dazu gehören u.a. die Planung und Steuerung sämtlicher Unternehmensbereiche. Ein nachhaltiges Management einer Firma zielt darauf ab, nicht nur auf die Anforderungen des Marktes zu reagieren. Vorausschauende Steuerung kann Wettbewerbsvorteile schaffen und sogar überlebenswichtig für ein Unternehmen sein. Eine Controlling Software für Kleinunternehmen trägt dazu bei, ein intelligentes Controlling-System aufzubauen. Dazu gehört vor allem das lückenlose Erfassen und Auswerten von Daten. So können Chancen und Risiken erkannt werden. Da eine Controlling Software erfasste Daten selbstständig aktualisiert, spart sie viel Arbeitszeit bei Routineaufgaben. Bekannte digitale Lösungen im Controlling-Bereich sind Datev, Agenda und Lexware.

Personal-Software

Tools für das Personalmanagement werden auch als HR (Human Ressources) Software bezeichnet. Auch wenn ein KMU oder ein Start-up eine übersichtliche Anzahl an Mitarbeitenden beschäftigt, kann sich eine intelligente Software-Lösung im Bereich Personalmanagement bezahlt machen. Oft gibt es vor allem bei kleineren Unternehmen keine Personaldisposition. Dieser Aufgabenbereich fällt dann z. B. einfach einem Angestellten zu, der generell für die Buchhaltung zuständig ist. Sich parallel um Aufgaben wie die generelle Buchführung, das Bewerbermanagement, Arbeitszeitenplanung, Urlaubsanträge und die Lohnbuchhaltung zu kümmern, kann ziemlich anspruchsvoll sein. In dieser Hinsicht kann Personal-Software Kleinunternehmen eine enorme Entlastung bieten.

Mit HR Software lassen sich sämtliche Vorgänge im Bereich Personalmanagement steuern und teilweise automatisieren. Das betrifft u.a. die Buchhaltung der Lohnabrechnung und sonstigen Papierkram. Arbeitszeiterfassung, Urlaubsanträge und Krankmeldungen lassen sich über ein Zeiterfassungs-Tool erfassen und an online die Lohnbuchhaltung weiterleiten. Auch Stellenanzeigen und die Daten potenzieller Bewerber lassen sich mit einer HR Software für Kleinunternehmen verwalten. Genutzt werden dazu in der Regel sogenannte Software-Suiten wie SAGE oder Datev. Diese bestehen aus mehreren Tools mit der gleichen Benutzeroberfläche.

CRM Software für Kleinunternehmen

CRM Software ist ein sehr vielschichtiges System. In erster Linie handelt es sich um eine Software für Vertrieb und Versand. Das beinhaltet das Erfassen und Verwalten von Kundendaten, das Erfassen und Weiterleiten von Bestellungen und das Überwachen von Lieferprozessen. In der Regel verfügen Anwendungen aus dem Bereich CRM über eine Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware und zur Lagerverwaltung. So lassen sich z. B. Angebote in Onlineshops automatisch mit dem Lagerbestand vergleichen. Außerdem lassen sich mit CRM Software für den Versandhandel automatisch Versandmethode und Lieferzeit berechnen.

Über eine Schnittstelle zu einem Rechnungsprogramm werden bei Bestellungen automatisch Rechnungen generiert und online an die Kunden versandt. Über eine Anbindung zur Buchhaltungssoftware lassen sich Zahlungserinnerung und Mahnwesen automatisieren.

Digitale Lösungen aus dem Bereich CRM sind jedoch mehr als nur Software für Vertrieb und Versand. CRM steht für Customer Relation Management. Im Fokus stehen also auch:

• Management von Kundendaten
• Zielgruppenrecherche
• Akquise von Kunden bzw. potenziellen Käufern
• Kundenbindung (Support, Anfragen, Beschwerdemanagement)

CRM Software für Kleinunternehmen deckt also zu großen Teilen auch die Bereiche Marketing und Support mit ab.

ERP-Systeme für Kleinunternehmen

Hinter der Abkürzung ERP steckt der englische Begriff Enterprise Ressource Planning. ERP-Systeme für Kleinunternehmen dienen dazu, sämtliche innerbetrieblichen Prozesse zu steuern. Das gilt sowohl für das Verwalten von Rechnungen und Vertrieb als auch für das Personalmanagement, das Controlling, die Buchhaltung und alle Daten, die der Steuerberater benötigt.

ERP-Systeme für Unternehmen gibt es in zwei Varianten: Als erweiterbares Software-Paket mit diversen Tools, die alle von ein und demselben Anbieter bereitgestellt werden und als Programmverwaltungs-Software, die durch Schnittstellen mit bereits genutzten Tools verknüpft wird. Auch eine Mischung beider Varianten ist möglich. ERP-Systeme sind für eine für Kleinunternehmen nützliche Software, um Daten zu bündeln. Darüber hinaus ermöglichen Sie das Bedienen verschiedener Tools und Funktionen aus einer einzigen Benutzeroberfläche heraus. Das sorgt für eine Konsistenz und größere Transparenz firmeninterner Arbeitsprozesse.

Wie Kleinunternehmen von individueller Software profitieren

Datev, SAGE, SevDesk – Business Software für Kleinunternehmen und Konzerne gibt es als Branchensoftware und Komplettlösung in verschiedensten Varianten auf dem Markt. Die Konkurrenz ist groß. Das veranlasst Softwarehersteller zum beständigen Verbessern des Handlings und der Funktionen ihrer Anwendungen. Dennoch finden Unternehmen oft nicht das Software-Paket, das alle ihr Bedürfnisse abdeckt. An diesem Punkt kommt die individuelle Softwareentwicklung ins Spiel. Derzeit ist sie in Deutschland auf dem Vormarsch.

Individualsoftware wird direkt im Auftrag eines Kunden entwickelt. Auftraggeber sind in der Regel Firmen, KMU oder Behörden. Wird für reibungslose Arbeitsabläufe mehr als nur ein Rechnungsprogramm benötigt, zeigt Standardsoftware schnell ihre Schwächen. Die größten Vorteile von Individualsoftware sind:

• Individualsoftware für Kleinunternehmen erfüllt individuelle Spezifikationen

Individuelle Systeme und Branchensoftware lassen sich perfekt auf Produktions- und Projektplanungsverläufe zuschneiden. Das kann sowohl für die Mitarbeitenden als auch für die Kunden eines Unternehmens immense Vorteile bringen. In der Regel lassen sich durch individuelle digitale Lösungen zeitliche Ressourcen einsparen und Fehler bei der Datenverarbeitung minimieren.

• Individualsoftware für Kleinfirmen lässt sich generisch und modular entwickeln

Speziell auf Kundenwunsch hin entwickelte Anwendungen lassen sich skalierbar gestalten. Sind Funktionen überflüssig und fressen nur Ressourcen, können sie entfernt werden. Neue Funktionen lassen sich beliebig hinzufügen. Durch Schnittstellen lässt sich Individualsoftware mit einer Vielzahl an Business Tools verknüpfen.

• Besserer Support speziell bei individueller Software für Kleinunternehmen

Oft zeigen sich bei großen Softwareherstellern Defizite im Support. Besonders kleine Unternehmen müssen oft lange warten, bis Lösungen für Probleme angeboten werden. Lässt sich ein Unternehmen Individualsoftware entwickeln, stellt der Anbieter dieser Dienstleistung oft auch spezielle Services bereit. Dazu gehört auch ein individueller Support. In dieser Konstellation ist es wahrscheinlicher, dass sich nicht nur ein Support-Mitarbeiter um ein Problem oder eine Erweiterung von Funktionen kümmert, sondern der Programmierer, der die Software für das Kleinunternehmen entwickelt hat.

TenMedia entwickelt Software für Kleinunternehmen und den Mittelstand

Die Erfolgsgeschichte von TenMedia begann mit einem Start-up im Jahr 2011. Damals hatten wir die Vision, mit eigenen Internet-Portalen den deutschen Markt zu erobern. So entstand zum Beispiel der Online-Stellenmarkt Biamu. Diese Arbeit erlaubte uns einen Blick hinter die Kulissen des World Wide Web. Wir setzen uns intensiv mit Webentwicklung und Themen wie der Cloud und CMS-Lösungen auseinander. Aus dieser Zeit stammen auch unsere umfassenden Erfahrungen mit Typo3 und anderen Content-Management-Systemen.

HitchDesk – unser erstes ERP-System für Kleinunternehmen

Um unsere Zusammenarbeit im Team besser zu strukturieren, suchten wir nach einem passenden ERP-System für Kleinunternehmen. Unter den vielen Lösungen, die es damals auf dem Markt gab, war keine einzige Branchensoftware zu finden, deren Funktionen unseren spezifischen Ansprüchen entsprach. Also entwickelten wir in monatelanger Zusammenarbeit im Team unsere eigene Business Software für Kleinunternehmen: HitchDesk. Die erste Version dieser Anwendung war sehr schlank. Bald bemerkten wir jedoch, dass einfach zusätzliche Features benötigt werden, um u.a. Buchhaltung, Rechnungen und Bewerbermanagement zu bewerkstelligen. Schnell wuchsen die Funktionen.

Mittlerweile bieten wir HitchDesk als Verwaltungssoftware für Kitas und Grundschulen an. Derzeit lassen sich die Grundfunktionen in einer Testversion kostenlos testen. Die Anwendung ist browserbasiert und lässt sich auch via Smartphone ähnlich einer App online bedienen. Die Basis dieser ERP-Software ist skalierbar gestaltet. Sie kann auf verschiedene Weise modifizieren. Theoretisch kann sie als ERP- oder CRM Software für Kleinunternehmen jeder Art genutzt werden. Die einzelnen Funktionen des Programms setzen sich aus verschiedenen Modulen zusammen, die sich einfach anwählen und abwählen lassen. Auf diese Weise lässt sich die Anwendung passgenau auf die Bedürfnisse eines Unternehmens zuschneiden.

Durch das Integrieren diverser Schnittstellen ließe sich HitchDesk mit anderen ERP-Tools verbinden. Aufgrund der im Vergleich zu anderen ERP-Systemen besonders flexiblen Vergabe von Nutzerrechten lässt sich diese Software außerdem so skalieren, dass Mitarbeitende nur die Funktionen freigeschaltet bekommen, die sie für die Zusammenarbeit benötigen. Das hat zwei bedeutende Vorteile:

1. Die Software ist für die Nutzer übersichtlicher
2. Bessere Kontrolle der Datensicherheit

Individuelle Entwicklung von Software für Kleinunternehmen

HitchDesk war für uns die Initialzündung. Das Erstellen der verschiedenen Funktionen und das Tüfteln an den einzelnen Bausteinen dieser Anwendung war ein Prozess, der unsere Leidenschaft für die Entwicklung von Individualsoftware weckte. Wir erkannten unser Potenzial als Programmierer und Anbieter von individueller Branchensoftware. Seitdem erstellen wir Programme, die direkt auf die Bedürfnisse unserer Kunden zugeschnitten sind. Theoretisch können wir für jede Branche digitale Lösungen anbieten. Unter anderem in folgenden Segmenten:

• CRM Software für Kleinunternehmen
• Software für Versandhandel
• Software für den Vertrieb
• DMS-Software für Kleinunternehmen
• Software für Werkstätten
• Buchhaltungssoftware, Rechnungsprogramm für Banking etc.
• Controlling Software für Kleinunternehmen

Neben dem Erstellen von Business Software für Kleinbetriebe, Großunternehmen und Institutionen ist TenMedia auch Anbieter verschiedener digitaler Services. Dazu gehören u.a. Hosting, Cloud Hosting, Monitoring, Update- und Notfall-Services oder ganzheitlicher Support für die von uns entwickelten Anwendungen. Start-ups können uns über das Code-for-Equity-Modell auch als Partner mit ins Boot holen. Anstelle einer üblichen Vergütung arbeitet uns Unternehmen dann als Teilhaber.

Nicht immer haben wir für jedes Problem schnell die perfekten Lösungen parat. Anwendungsentwicklung ist ein diffiziler Prozess. Um für Behörden und Kleinunternehmen Software nach höchsten Qualitätsstandards zu erstellen, arbeiten wir parallel nur an einer überschaubaren Anzahl an Projekten. Bei TenMedia gilt: Qualität vor Quantität. Als ISO 9001-zertifiziertes Unternehmen betreiben wir ein kontinuierliches Qualitätsmanagement. Auf diese Weise stellen wir sicher, dass unsere Kunden stets den besten Support erhalten. Auf Fragen antworten wir schnell und stehen Projekten aus jeder Branche offen gegenüber und erstellen Software für Kleinunternehmen, Behörden oder Konzerne. Gern bieten wir potenziellen Kunden ein erstes Sondierungsgespräch. Fachkundig und unverbindlich im Video-Chat oder vor Ort in unserem Office im Herzen Berlins.