ERP Software

Was ERP Software ist

ERP Software ist eine betriebswirtschaftliche Anwendung, die Ressourcen eines Unternehmens über alle Bereiche hinweg plant und steuert. Einkauf, Lager, Produktion, Verkauf, Buchhaltung und Personal arbeiten dabei auf einer gemeinsamen Datenbasis, statt jeweils eigene Listen zu führen. Die Abkürzung steht für Enterprise Resource Planning, also die Planung von Mitteln wie Material, Zeit, Geld und Personal.

Der Nutzen entsteht nicht durch einzelne Funktionen, sondern durch die gemeinsame Datenhaltung. Eine Bestellung erzeugt gleichzeitig die Lagerbuchung und den Buchungssatz. Ohne diese Verbindung entstehen doppelte Eingaben, und jede Abweichung zwischen zwei Ständen muss von Hand geklärt werden.

Typische Module

Aufgebaut ist eine ERP-Lösung modular. Verbreitet sind Warenwirtschaft mit Artikelstamm und Beständen, Einkauf mit Lieferantendaten, Verkauf mit Angeboten und Aufträgen, Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Zeitwirtschaft und Personalverwaltung. Produktionsbetriebe ergänzen Stücklisten und Fertigungsaufträge, Handelsbetriebe eher Kassenanbindung und Versandabwicklung. Für den Rechnungsaustausch mit Behörden und Großkunden kommt die E-Rechnung im ERP als eigener Baustein hinzu. Jedes zusätzliche Modul erhöht den Nutzen und den Einführungsaufwand zugleich.

Auswahl und Einführung

Ein ERP Software Vergleich beginnt sinnvollerweise mit den eigenen Abläufen und nicht mit einer Funktionsliste. Entscheidend ist, welche Prozesse den Betrieb tatsächlich unterscheiden und welche austauschbar sind. Für austauschbare Abläufe lohnt sich der Standard, für unterscheidende die Anpassung. Ebenso wichtig ist die Frage nach den Daten, denn der Umzug aus Alt- und Insellösungen macht in der Einführung häufig den größten Aufwandsblock aus. Eine Einführung scheitert selten an der Software und häufig an der Datenqualität. Wer den Standard an jeder Stelle umbaut, zahlt bei jedem Versionswechsel erneut.

Standard, Anpassung oder Eigenentwicklung

Große ERP Software Anbieter decken breite Branchenanforderungen ab und bringen fertige Abläufe mit. Passen diese nicht, gibt es drei Wege: die eigenen Abläufe an die Software anpassen, die Software anpassen lassen oder für den abweichenden Teil eine eigene Anwendung bauen und anbinden. Der dritte Weg ist häufiger sinnvoll als angenommen, weil er den Standard unangetastet lässt und die Anpassung an einer Schnittstelle bündelt. Voraussetzung dafür ist ein System, das seine Daten über offene Schnittstellen bereitstellt. Branchentypische Abläufe sind oft schon in der Branchensoftware abgebildet und müssen nicht neu entstehen. Eine ERP-Lösung von der Stange ist in diesen Fällen der schnellere und über die Laufzeit günstigere Weg. Erst wenn ein Ablauf den Betrieb wirklich unterscheidet, lohnt sich Eigenes. Dann beginnt das Feld der Individualsoftware, die an das vorhandene System angebunden statt es ersetzt wird.