Groupware

Was Groupware ist

Groupware bezeichnet Software, die mehrere Personen bei gemeinsamer Arbeit an denselben Inhalten unterstützt. Dazu zählen geteilte Kalender, gemeinsame Dokumentenablage mit Versionsstand, Nachrichtenkanäle, Aufgabenlisten und Abläufe mit Freigabeschritten. Der Begriff stammt aus den 1980er Jahren und ist deutlich älter als die Werkzeuge, die heute darunter fallen. Im Sprachgebrauch wird er zunehmend durch die englische Bezeichnung für Zusammenarbeitswerkzeuge verdrängt, meint aber dieselbe Sache.

Was ihn zusammenhält, ist nicht der Funktionsumfang, sondern die gemeinsame Datenbasis. Was einer ändert, sehen die anderen ohne Weiterleitung. Eine Sammlung einzelner Werkzeuge ohne gemeinsamen Bestand erfüllt diesen Zweck nicht, auch wenn jedes davon für sich gut funktioniert.

Das 3K-Modell

Zur Einordnung dient eine Einteilung in drei Bereiche. Kommunikation meint den Austausch von Nachrichten zwischen Personen. Koordination meint das Abstimmen von Terminen, Aufgaben und Zuständigkeiten. Kooperation meint das gemeinsame Arbeiten am selben Ergebnis, etwa an einem Dokument oder einem Vorgang. Die meisten Produkte sind in genau einem Bereich stark. Genau daran entscheidet sich, ob ein Groupware System zum Betrieb passt.

Bausteine und Abgrenzung

Der übliche Umfang deckt Postfach und Kalender, Dateiablage, Chat, Videobesprechung, Aufgabenverwaltung und eine Suche über alle Inhalte ab. Hinzu kommen Rechte je Bereich und eine Protokollierung von Änderungen. Ohne Rechteverwaltung ist eine gemeinsame Ablage ein offenes Laufwerk.

Abgegrenzt wird der Begriff nach zwei Seiten. Ein System zur Verwaltung von Kundenkontakten deckt einen anderen Zweck ab, auch wenn Termine und Notizen dort ebenfalls vorkommen. Eine interne Informationsplattform wiederum verteilt Inhalte an viele, statt wenige gemeinsam arbeiten zu lassen. Das Intranet deckt diesen zweiten Fall ab und ergänzt Groupware, statt sie zu ersetzen. Zusammenarbeit ist etwas anderes als Verteilung.

Auswahl und Betrieb

Für die E-Collaboration entscheidet weniger die Funktionsliste als die Frage, wo die Daten liegen und wer darauf zugreifen kann. Bei Behörden und regulierten Betrieben kommen Standort, Auftragsverarbeitung und Löschfristen dazu. Ebenso wichtig ist, ob sich vorhandene Fachanwendungen anbinden lassen, denn eine zweite Insel neben dem Fachverfahren erzeugt genau die Doppelpflege, die vermieden werden sollte. In der öffentlichen Verwaltung greift zusätzlich die Verwaltungssoftware, weil Vorgänge dort an Fristen und Aktenführung gebunden sind. Ein reines Zusammenarbeitswerkzeug erfüllt diese Anforderungen nicht und soll es auch nicht. Für die Kundenseite gilt dieselbe Trennung. Termine und Notizen zu einem Kunden gehören in das CRM System und nicht in eine geteilte Ablage.