Groupware

Groupware ist ein System verschiedener Tools, die zur Vernetzung und Kommunikation zwischen Mitarbeitenden in Unternehmen eingesetzt werden. Ein Groupware-System kann über verschiedene Anbieter als Lizenzsoftware erworben werden. Alternativen gibt es auch als Open Source oder als individuell entwickelte Software-Variante. Doch Groupware-Anwendungen sind mehr als die Integration von einem Kommunikationstool oder einem Kalender in ein Projektmanagementsystem. Was ist Groupware genau und wofür wird sie eingesetzt?
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Was ist Groupware? – Eine Definition

Groupware (auch Gruppen-Software genannt) ist eine spezielle Art von Anwendersoftware. Sie ermöglicht E-Collaboration. Dabei handelt es sich um die elektronische Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern in einem Unternehmen unabhängig von räumlicher und zeitlicher Distanz. Im Gegensatz zu anderer Kollaborationssoftware stellen Groupware-Anwendungen die Integration des einzelnen Mitarbeitenden in die Gruppe in den Vordergrund. Groupware funktioniert webbasiert oder auf Basis von Intranet-Systemen.

Wofür wird Groupware eingesetzt?

Beim Einsatz von Groupware arbeitet der oder die Einzelne nicht isoliert. Er ist Teil eines Netzwerks. Ein Kollege, ein Partner, ein Teammitglied. Ziel ist eine gemeinsame, lösungsorientierte E-Collaboration. Durch den Kontakt verschiedener Mitarbeiter untereinander wird während der Zusammenarbeit an einem Projekt gleichzeitig die soziale Zusammengehörigkeit innerhalb eines Unternehmens gefördert.

Gruppen-Software dient in erster Linie dazu, online kollaborative Kommunikation innerhalb einer beliebig definierten Gruppe zu betreiben. Das schließt auch die Planung, Protokollierung und Nachbereitung von Kommunikation mit ein. Groupware-Lösungen sind darauf zugeschnitten, digitale Kontakte zu arrangieren und zu fördern. Ermöglicht wird das durch eine Kombination verschiedener Tools. Dazu gehören unter anderem:

  • Tools für die Korrespondenz via E-Mail
  • Synchronisierte Kalender
  • Geteilter Zugriff auf Adressdatenbanken
  • Gemeinsame To-do-Listen
  • Systeme zum Erfassen und Teilen von Terminen
  • Shared Folders

Im Zentrum steht beim Groupware-System also neben einem Netzwerk zum gemeinsamen Austausch auch der geteilte Zugriff auf relevante Daten. Doch Groupware kann noch mehr als das: Sie bietet unterstützende Funktionen, um die E-Collaboration der Kontakte zu fördern und zu verbessern. Dazu gehören zum Beispiel:

  • Instant-Messenger
  • Tools für Videokonferenzen
  • Social Software

Der Begriff Social Software wird vor allem in Bezug auf Social-Media-Plattformen verwendet. Er umspannt Anwendungen, die u.a. dem Identitäts- und Beziehungsmanagement auf Grundlage online verfügbarer Informationen dienen.

Reibungslose und konstruktive Kommunikation ist für kollaborative Zusammenarbeit unverzichtbar. Aus diesem Grund ist die Integration von Groupware-Lösungen in den verschiedensten Tätigkeitsfeldern möglich:

  • Produktherstellung
  • Angebotserstellung
  • Projektplanung und Projektmanagement
  • Qualitätsmanagement
  • Kundenakquise
  • Support und Kundenbindung

Groupware und CRM

Costumer Relationship Management bezeichnet sowohl das Kundenmanagement als auch die Kundenkommunikation. Wer eine nachhaltige Beziehung zu seinen Kunden aufbaut, hat es leichter, ihre Bedürfnisse zu erkennen und ihr Vertrauen zu gewinnen. In der Regel sind Anwendungen aus dem Bereich CRM bereits Groupware integriert. Groupware-Tools zum Austausch via Chat oder E-Mail sind das A und O im Support. Auch telefonieren wird durch Groupware-Lösungen erleichtert. Darüber hinaus bietet kollaborative Software jedoch weitere Funktionen, die für das Kundenmanagement interessant sind. Zum Beispiel die Möglichkeit, Feedbackgespräche als Videokonferenzen zu führen.

Genauso wie Anwendungen aus dem Bereich CRM eignet sich Groupware zur Verwaltung von Daten. Um Umgang mit Kunden ist es von Vorteil, nötige Daten und Hintergrundwissen schnell zur Hand zu haben. Mit Groupware-Tools lassen sich hervorragend Termine koordinieren. Kollaborative Software eignet sich auch zur gegenseitigen Abstimmung bei der Kundenkommunikation oder zur Planung von Akquise-Maßnahmen. Für viele Dienstleister ist aus dem Bereich CRM Groupware kaum noch wegzudenken.

Die Eigenschaften vom Groupware-System

Für die Eigenschaften von Groupware gibt es mehr als eine Definition. In der Regel sollte Groupware modular aufgebaut sein. So lassen sich einzelne Funktionen unabhängig in Tools nutzen, sowohl im System als auch autark.

Ausschlaggebend für die Zusammenstellung der einzelnen Groupware-Komponenten sind u.a. folgende Faktoren:

  • Synchrone und Asynchrone Zusammenarbeit
  • Findet ein Austausch zur selben Zeit (z. B. Videokonferenz) oder zu unterschiedlichen Zeiten (z. B. E-Mail) statt? Wird eine Strukturierung der Kommunikation benötigt?

  • Räumliche Distanz
  • Ist die kollaborative Zusammenarbeit online oder offline auf ein Office oder eine Produktionsstätte begrenzt? Oder findet der Austausch online über eine größere Distanz hinweg statt?

  • Größe des Teams
  • Wie groß ist die Gruppe, die durch die kollaborative Software vernetzt werden muss? Findet ein Austausch verschiedener Gruppen untereinander statt?

Darüber hinaus sollten hochwertige Groupware-Lösungen sich flexibel auf die Bedürfnisse der Benutzer skalieren lassen. Um das zu erreichen, gibt es zwei Wege:

  1. Individuelle Groupware-Lösungen
  2. Hierbei handelt es sich um eine Anwendung oder ein Groupware-System, das individuell nach den Bedürfnissen der Benutzer programmiert wird. Die Integration von Anpassungen, Updates oder neuen Features wird bei dieser Groupware durch einen Support übernommen. In der Regel zeichnet für diesen Einsatz die Firma verantwortlich, die für die Entwicklung des Systems zuständig war.

  3. Groupware als generische Software
  4. Generische Software kann im Vergleich zu herkömmlicher Standardsoftware vom Benutzer selbst an seine Bedürfnisse angepasst werden. Das gilt sowohl für die einzelnen Bedienelemente der verschiedenen Tools im Groupware-System als auch für die Ausführung verschiedener Funktionen.

    Generische Groupware-Lösungen können sehr komplex ausfallen. Insbesondere wenn sie für Benutzer ausgelegt sind, die keine IT-Kenntnisse besitzen. Größere KMU und Großfirmen beschäftigen oft Administratoren, die den Einsatz kollaborativer Software überwachen. In der Regel bieten sie dem Benutzer Unterstützung beim Umgang mit der Anwendung. Das beginnt bei der Installation und dem Anlegen von Verknüpfungen mit der Cloud und endet bei der Integration und Anpassung verschiedener Funktionen.

Das 3K-Modell

Zur Klassifizierung von Groupware-Lösungen wird oft das sogenannte 3K-Modell herangezogen. Dem liegt zugrunde, dass die wichtigen Schlagworte Kommunikation, Koordination und Kooperation alle mit dem Buchstaben „K“ beginnen. Versinnbildlicht wird es in Form eines Dreiecks:

  1. Kommunikation von Mitarbeitern oder Gruppen
  2. Koordination von Aufgaben und Ressourcen
  3. Kooperation zwischen Mitarbeitern und Gruppen

Anhand dieser Visualisierung kann eingeschätzt werden, wo genau sich eine Groupware-Lösung einordnen lässt und welcher der drei Punkte bei der Anschaffung oder Entwicklung der Software am wichtigsten ist.

Workflow Management

Workflow Management ist eine wichtige Komponente der E-Collaboration. Sie regelt u.a. den Arbeitsablauf innerhalb eines Teams oder eine Gruppe. Zur Koordination werden in der Regel Projektmanagement-Tools genutzt. Aber auch kollaborative Software für den Versand von E-Mail und internen Chats oder die Verwaltung von Server und Datenbank kann viel zum Workflow Management beitragen. Durch Groupware-Lösungen kann der Workflow im Ganzen oder in Bezug auf einzelne Projekte gesteuert und optimiert werden.

E-Collaboration und Informationsarchitektur

Informationsarchitektur bezeichnet die strukturelle Gestaltung der Bereitstellung von Informationen. In Bezug auf Groupware und Software generell geht es dabei vor allem um folgende Fragen:

  • Wie sind Inhalte in Form von Daten strukturiert?
  • Wie erhalten Benutzer Zugriff auf die Daten?
  • Wie gestaltet sich die Interaktion zwischen Nutzer und System?
  • Wie lassen sich relevante von nicht relevanten Daten unterscheiden?
  • Wie wird ein sicherer Zugriff auf das System (Datenbanken, Cloud) gewährleistet?

Ziel der Informationsarchitektur ist eine sinnvolle Unterteilung der Inhalte. Wichtig sind auch die Navigation und die Usability und ein möglichst barrierearmer Zugriff auf Daten und Dateien. Informationsarchitektur zu gestalten ist ein interdisziplinärer Vorgang. Oft werden im Vorfeld der Entwicklung Customer-Journey-Maps erstellt. Diese fußen auf der Frage, wie die Klickwege der Benutzer aussehen könnten. Grundlagen sind Usability Testing und Interaktionsdesign. Bei Webseiten wird der Aufbau mithilfe von Wireframes skizziert. Das Äquivalent in der Anwendungsentwicklung ist das Software Prototyping.

Bei der Architektur von Groupware-Anwendungen müssen darüber hinaus auch die Aspekte der gemeinsamen Nutzung bedacht werden. Hier greifen mehrere Benutzer aus verschiedenen Positionen und mit verschiedenem Nutzerverhalten auf dieselben Daten zu. Im Idealfall sollte sich der Zugriff möglichst intuitiv gestalten. Auch das gegenseitige Zurverfügungstellen von Informationen steht im Vordergrund. Welche Wege der Informationsvermittlung sind notwendig? Die Funktionen können sich von Einträgen im gemeinsamen Kalender bis zur Automatisierung von Notifications erstrecken. Auch Zugriffe auf Server und Cloud müssen vor der Entwicklung eines Groupware-Tools skizziert werden.

In der Architektur von Groupware wird zwischen drei System unterschieden:

  1. Zentrale Architektur
  2. Die E-Collaboration der Clients wird über einen zentralen Server abgewickelt.

  3. Peer-to-Peer
  4. Die Clients sind durch ein Groupware-Netzwerk miteinander verbunden. Eine Verwaltung über einen zentralen Server findet allerdings nicht statt.

  5. Hybride Architektur
  6. Bei der hybriden Architektur wird die Peer-to-Peer-Methode um einen Server erweitert. Dieser wird jedoch lediglich zur Protokollierung genutzt.

Welche Vorteile hat der Einsatz von Groupware für die E-Collaboration?

Die Digitalisierung hat die Globalisierung von Firmenstrukturen vorangetrieben. Teammitglieder von Filialen überall auf der Welt können in Echtzeit miteinander kommunizieren. Mobile Mitarbeiter sind jederzeit erreichbar. Durch Corona-Pandemie hat ist das Homeoffice mittlerweile in vielen Unternehmen fest verankert. Remote-Lösungen oder hybride Arbeitsweisen können dabei helfen, Zeit und Ressourcen zu sparen. Darüber hinaus ermöglichen sie den Mitarbeitenden eine besser Work-Life-Balance.

Kollaborative Software ermöglicht neben weltweitem Austausch via E-Mail, Chat oder Videokonferenzen auch einen globalen Workflow. Über ein Groupware-Network können Beziehungen zwischen Mitarbeitern oder Kundenbeziehungen gepflegt werden. Zeit und Ort sind irrelevant. Außerdem wird Verwaltung großer Datenmengen durch dieses System erleichtert. Werden Groupware-Lösungen sinnvoll eingesetzt, bieten sie noch weitere Benefits. Hier einige zentrale Vorteile von Groupware im Überblick:

  • Verbesserung der Kommunikationseffizienz
  • Ermöglichen von Homeoffice und hybriden Lösungen
  • Effiziente Verwaltung von Daten
  • Bessere Planung und Administration von Aufgaben
  • Mobile Nutzung von Tools
  • Reduzierung von Mobilitätskosten
  • Besserer Workflow durch einheitliche Bedienoberflächen

Zentrale Datenspeicherung im Groupware-Network

Server und Cloud machen es möglich: Daten und Dateien lassen sich zentral abspeichern und über verschiedene Clients bearbeiten. Auch die Zugänge zur E-Mail oder zu einem Chat können geteilt werden. Durch die Integration von Daten und Zugängen können mehrere Mitglieder eine Gruppe parallel an einem Projekt arbeiten. Groupware-Lösungen und zentrale Datenspeicherung helfen dabei, Arbeitsabläufe zu strukturieren. Der Vorteil der gemeinsamen Arbeit: Aufgaben lassen sich auf mehrere Nutzer einer Anwendung aufteilen. Gerät ein Mitarbeiter ins Stocken, kann ein anderer zeitnah eine produktive Idee beisteuern.

Durch Transparenz in Bezug auf den Fortschritt einzelner Aufgaben steigt die Effizienz. Mitarbeitern einer Gruppe wird es erleichtert, sich gegenseitig zu unterstützen. Durch die kollaborative Nutzung von Dateien werden unnötige Kopien – die sogenannten „Speicherleichen“ – vermieden. Durchlaufzeiten lassen sich verkürzen und Daten und Dateien sind immer auf dem aktuellen Stand.

Mobile E-Collaboration

Fast jede Anwendung lässt sich heutzutage mobil nutzen. Dank moderner Entwicklungstechnologien lässt sich auch Groupware via App auf dem Smartphone oder Tablet nutzen. Dank geräteunabhängigem Zugriff kann jeder Mitarbeiter im Team auf wichtige Dateien Zugriff erlangen. Ort und Zeit spielen keine Rolle. Dank moderner Authentifizierungsmethoden sind Daten auf Servern oder in der Cloud gut vor Fremdzugriffen geschützt.

Zum Thema Mobile E-Collaboration gibt es auch kritische Stimmen. Sie kann ein Stressauslöser sein, wenn Mitarbeitende das Gefühl haben, ständig für Chats oder Videokonferenzen erreichbar sein zu müssen. Auf der anderen Seite schafft die Nutzung von Groupware via App oder Browseranwendung viele Freiheiten. Das Homeoffice kann quasi überallhin mitgenommen werden. In einigen Branchen kann die Einsicht in und das Bearbeiten von zentral gespeicherten Daten über ein Groupware-Network auch der Kundenbindung zugutekommen. Außendienst-Mitarbeitende oder Teammitglieder aus dem Bereich Kundenservice und Support können vom Kunden vor Ort relevante Informationen einsehen und Absprachen treffen.

Arbeiten im einheitlichen Groupware-System

Kollaborative Zusammenarbeit wird in vielen Unternehmen über eine große Anzahl an Tools und Web-Portalen arrangiert. Zum Austausch via Chat wird z. B. zu Microsoft Teams oder zu Slack gegriffen. Der Austausch via E-Mail findet über Tools wie Thunderbird oder Microsoft Outlook statt. Hier kann auch die Funktion für den Kalender genutzt werden. Mitarbeiter tragen ihre Termine ein und synchronisieren sie mit anderen Teilnehmern ihrer Gruppe.

Groupware-Software bringt all diese Tools unter einen Hut. Durch Schnittstellen können die verschiedenen Komponenten untereinander verknüpft werden. Ideal ist ein Groupware-System, das auf Integration aufbaut. So werden alle Funktionen von einer einzigen Benutzeroberfläche aus bedient. Die Groupware ist in diesem Falle also eine Anwendung für alles. Die Benutzer müssen sich nur mit einer Software auseinandersetzen und beim Wechseln des Tools nicht ständig umdenken. Wer erst einmal erfahren in der Anwendung ist, für den ist es auch einfacher zu händeln, wenn der Groupware neue Features hinzugefügt werden.

TenMedia – beste E-Collaboration aus Berlin

Wer auf der Suche nach pfiffigen Software-Lösungen ist, wird bei uns sicher fündig. Seit unserer Gründung im Jahr 2011 entwickeln wir in unserem Office in Berlin Individualsoftware, mobile Apps, Lösungen für ERP und CRM und komplexe Datenbanken- und Groupware-Systeme. Erschufen wir zu Beginn noch an unseren eigenen Webportalen und ERP-Systemen, haben wir unsere Arbeitsabläufe mittlerweile perfekt auf die Bearbeitung von Kundenprojekten ausgerichtet. Unser Credo ist: Qualität vor Quantität. Daher arbeitet unser Team parallel an einer überschaubaren Anzahl an Aufgaben. So garantieren wir, dass all unsere Projekte mit gleicher Sorgfalt vorangetrieben werden.

Seit Jahren betreibt die TenMedia GmbH striktes Management in Bezug auf die Software-Qualitätssicherung. Auf diese Weise können wir den Anforderungen unserer Kunden durch besten Support gerecht werden und mit der Marktentwicklung Schritt halten. Seit Ende 2022 ist unser Qualitätsmanagement nach ISO-9001 zertifiziert. Das Auditing vom TÜV Süd hat unser Team mit Bravour bestanden. Beim Optimieren unserer Arbeitsabläufe halfen uns u.a. die Integration perfekt abgestimmte Projektmanagement-Software und ein modernes Groupware-System. Auf diese Weise sind wir in der Lage, Risiken, Fehler, aber auch Chancen beim Entwickeln unserer Projekte frühzeitig zu erkennen und eine Lösung zu finden. Das macht uns zu einem perfekten Partner im Programmieren von Groupware und Anwendungen jeder Art.

TenMedia entwickelt individuelle Groupware und Anwendungen

Eines darf bei der Entwicklung von Individualsoftware nicht unterschätzt werden: Was auf dem Display so einfach aussieht, ist oft harte Arbeit und viel Tüftelei. Nicht nur PC-Software, auch Browser-Anwendungen und schlanke Web Apps verfügen oft über eine verschachtelte Struktur. Im Hintergrund befinden sich unzählige Schnittstellen zu komplexen Datenbanksystemen in der Cloud, um die immer größer werdenden Datenfluten verwalten zu können. In diesen Situationen behalten wir stets einen kühlen Kopf. Wir nutzen clevere Open Source Tools zur Softwareentwicklung und kennen uns mit allen wichtigen Programmiersprachen aus. Das macht uns zum perfekten Partner, um KMU, Großfirmen und Behörden bei ihren Projekten zu unterstützen.

Wir von TenMedia verfügen über das notwendige Know-how, um eine sinnvolle Integration von Groupware in Anwendungen vorzunehmen. Zum Beispiel, indem wir Schnittstellen und Tools entwickeln, um innerhalb einer internen Firmensoftware Nachrichten zu verschicken, Chats zu starten oder Videokonferenzen abzuhalten. Über Kalender mit diversen Terminierungsfunktionen behält auch eine große Gruppe von Mitarbeitenden stets den Überblick. Je nach Anforderungen entwickeln wir auch exklusiv ein eigenes Groupware-System nach den Spezifikationen unserer Kunden. Dabei bauen wir in die Groupware Features und Erweiterungen ein, die eine kollaborative Zusammenarbeit erleichtern.

Über die Softwareentwicklung hinaus bieten wir weitere Services. Dazu gehört ein umfassender Support inklusive Monitoring und Hosting. So sorgen wir unter anderem dafür, dass für die Groupware Server bereitgestellt werden. Wer von unserem Service profitieren will, kann gern mit uns in Kontakt treten. Einfach anrufen oder eine E-Mail senden. Wir antworten auf alle Fragen. Die Anforderungen unserer Kunden stehen für uns an erster Stelle.

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Kontaktperson
Susan Niemeier
+49 (0) 30 5 490 650-0
susan.niemeier@tenmedia.de
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