Software für KMU

Kleine und mittlere Unternehmen arbeiten mit denselben Prozessen wie Konzerne, aber ohne deren IT-Abteilung. Software für KMU muss deshalb ohne großes Projektteam einführbar sein und trotzdem Buchhaltung, Kundendaten und Aufträge zusammenhalten.
Das Team einer Softwareagentur schaut gemeinsam auf einen Bildschirm und entwickelt Software für KMU im Kundenauftrag.
© nd3000

Was Software für KMU umfasst

Software für KMU ist Anwendungssoftware, die die kaufmännischen und operativen Abläufe kleiner und mittlerer Unternehmen abbildet. Dazu zählen Buchhaltung, Auftragsbearbeitung, Kundenverwaltung, Warenwirtschaft und Personalverwaltung. Die Programme greifen auf einen gemeinsamen Datenbestand zu, sodass eine Angabe nur einmal erfasst wird. Abgegrenzt wird sie von Systemsoftware, die den Rechner selbst betreibt.

Typische Anwendungsbereiche

Software für kleine und mittlere Unternehmen deckt selten nur einen Bereich ab. Kaufmännische Software führt Buchhaltung und Rechnungsstellung, ein Warenwirtschaftssystem verwaltet Bestände und Bestellungen, im Controlling werden Soll und Ist gegenübergestellt. Dazu kommt die Datensicherung, die im Alltag am häufigsten vergessen wird und im Schadensfall über den Fortbestand entscheidet. Wird nacheinander angeschafft, entsteht über die Jahre eine Landschaft aus Einzelprogrammen, deren Übergänge gepflegt werden müssen. Software für KMU setzt dabei seltener auf Vollständigkeit als auf einen kurzen Weg von der Erfassung zur Auswertung. Sind die Abläufe stark branchentypisch, etwa in Logistik oder Pflege, übernimmt Branchensoftware die Aufgaben, die eine allgemeine Lösung nicht kennt.

Standardsoftware oder Individuallösung

Standardsoftware ist sofort verfügbar, günstig in der Anschaffung und in ihren Abläufen festgelegt. Passt der eigene Prozess nicht dazu, bleibt nur, ihn umzustellen oder nebenher Tabellen zu pflegen. Eine Individuallösung kehrt das Verhältnis um, kostet aber Vorlauf und bindet den Betrieb an einen Entwicklungspartner. Der Unterschied zeigt sich selten am Kaufpreis, sondern an den Jahren danach, wenn sich Prozesse, Belegschaft und gesetzliche Vorgaben ändern. Zwischen beiden liegt die konfigurierbare Standardlösung, bei der ein Anbieter Module und Felder anpasst, ohne den Kern zu verändern. Sie deckt Sonderfälle bis zu einer Grenze ab, die im Vertrag steht und bei jedem größeren Update erneut zur Sprache kommt.

Worauf es bei der Auswahl ankommt

Vor der Auswahl steht die Frage, welche Abläufe wirklich eigen sind und welche sich dem Markt anpassen dürfen. Genauso zählen die Übergänge zwischen den Programmen, denn ob Daten automatisch weiterwandern oder von Hand übertragen werden, bestimmt den Aufwand im Tagesgeschäft. Für kleine und mittelständische Unternehmen kommt hinzu, dass sich Einführung und Betrieb ohne eigene IT-Abteilung stemmen lassen müssen. Wer die Auswahl allein am Funktionsumfang festmacht, zahlt später bei Wartung, Schulung und Datenübernahme nach. Dazu gehört die Frage, wie Bestände aus dem Altsystem übernommen werden und in welchem Format sie das neue System wieder verlassen können. Software für kleine und mittlere Unternehmen wird ohnehin selten auf einen Schlag ersetzt, sondern Baustein für Baustein.

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