Intranet Software

Begriffsbedeutung

Der Begriff „Intranet“ setzt sich aus dem lateinischen „intra“ (innerhalb) und dem englischen „net“ (Netz) zusammen. Alternativ kann man in der deutschen Sprache auch die Bezeichnung „internes Netzwerk“ verwenden. Ein Intranet ist quasi das unternehmensinterne Pendant zum auf den Endkonsumenten ausgerichteten social network.

Ziele des Intranets

Die Ziele von Intranet Software gestalten sich vielfältig und tragen Gewicht. Sich die Chancen der Digitalisierung zunutze machend, steht der Anspruch im Vordergrund, eine Plattform zu schaffen, welche über verschiedene digitale Tools den Informationsaustausch, die Kommunikation und das Management großer Datenmengen innerhalb eines Unternehmens maßgeblich beschleunigt. Dutzende, Hunderte oder sogar Tausende Mitarbeiter sollen über diese Plattform ohne Zeitverzögerung und ohne größeren Aufwand auf alle für die von ihnen angestrebte Wertschöpfung relevanten Informationen zugreifen können. Wissen soll überall zugänglich sein und Innovationen angetrieben werden. Die Zusammenarbeit großer Teams soll maßgeblich erleichtert werden. Des Weiteren möchte Intranet Software Mitarbeiter in die Lage versetzen, selbst kreierte Informationen hochzuladen und digital zu speichern. Die Intranet Software fungiert somit als Blutkreislauf des Unternehmens. Hierdurch wird gewährleistet, dass alle Mitarbeiter am Anfang des Arbeitstages mit dem aktuellen Stand an Informationen beginnen und diese Informationsmenge am Ende des Arbeitstages selbstständig aktualisieren. Das gesamte Unternehmen und jedes Team innerhalb des Unternehmens befinden sich hierdurch auf einer Höhe. Die betriebsinterne Kommunikation verläuft digital und effizient.

Des Weiteren möchte Intranet Software eine sichere Informationsspeicherung ermöglichen. Wirtschaftlich einschneidender Datenverlust und der Verlust von Innovationspotenzial sollen verhindert werden.

Auch besteht die Möglichkeit, die Vorteile des Internets zu nutzen, indem man dieses dem eigenen Ermessen entsprechend symbiotisch in das Intranet einbindet und somit unternehmensinterne Abläufe verbessert. Die Grenzen des Ausmaßes dieser Integration können individuell gewählt und klar definiert werden.

Eine weitere Möglichkeit, die sich einem Unternehmen eröffnen soll, ist das Auswerten und das Management von angesammelten Daten im Sinne der Optimierung von innerbetrieblichen Abläufen.

Funktionsweise

Der Grundmechanismus der Funktionsweise von Intranet-Software gestaltet sich folgendermaßen: Ein Intranet ist ein nach außen abgeschottetes Netzwerk. Realisiert wird dieses Netzwerk durch eine Verknüpfung verschiedener PCs durch ein LAN (Local Area Network). Hierdurch wird der Informationsaustausch ermöglicht. Um die Daten zusätzlich speichern zu können, muss eine der folgenden Optionen umgesetzt werden:

• Einer der PCs wird mit dem Internet verbunden, um Zugriff auf die Speicher- und Rechenkapazitäten externer Server herzustellen.
• Es werden interne Server bereitgestellt, mit welchen das LAN verknüpft wird.

Zur Anwendung kommen zudem standardmäßig verwendete Internetprotokolle, durch welche der Datenaustausch ermöglicht wird und Schutz gegen den Verlust von Daten gewährleistet werden soll.

Arten des Intranets

Intranet Software lässt sich in zwei Dimensionen kategorisieren. Bei der ersten Dimension handelt es sich um den angestrebten Informationsfluss:

• Kollaborationsplattform: Nutzer publizieren und konsumieren in gleicher Menge. Ein Ungleichgewicht soll verhindert werden. Ein gutes Beispiel für diese Art des Intranets sind Diskussionsforen, bei denen Nutzer nur dann Einblick in die Antworten erhalten, wenn sie selbst Fragen beantworten.
• In eine Richtung orientierte Publikationsplattform: Es gibt Publizierende und Konsumierende. Der Informationsstrom fließt über das social network ausschließlich von den Publizierenden zu den Konsumierenden. Diese Art des Intranets kann z.B. genutzt werden, um unternehmensintern Nachrichten zu verbreiten.
• In alle Richtungen orientierte Publikationsplattform: Jeder Nutzer ist Publizist und Konsument zugleich. Wissensströme fließen in alle Richtungen. Zwischen allen Nutzern ist eine Zusammenarbeit möglich. Diese Art des Intranets gestaltet sich typischerweise recht kompliziert. Oft verkörpert es dezentrale Charakteristiken, indem zahlreiche kleine Applikationen von unterschiedlichen PCs über LAN miteinander verbunden werden.

Bei der zweiten Dimension handelt es sich um die Art und Weise, mit welcher die Intranet Software bereitgestellt wird:

• Inhouse-Lösung: Der Kunde kauft eine Lizenz für die Intranet Software und betreibt sie daraufhin auf internen Servern.
• Software as a Service (SaaS): Der Kunde mietet die Software von einem Anbieter, welcher die Software auf seinen eigenen Servern betreibt.

Kosten

Abhängig davon, ob sich der Kunde für die Inhouse-Lösung oder die Software as a Service-Variante entscheidet, gestaltet sich die Kostenstruktur unterschiedlich. Die Endkosten können aber gleich ausfallen.

Bei der Inhouse-Lösung berechnet die Software Agentur einen recht hohen einmaligen Kaufpreis für die Lizenz. Zudem fallen für den Betrieb der Intranet Software Kosten für z.B. die entsprechenden Mitarbeiter an. Etwaige zu lösende und somit Kosten verursachende Probleme stellen eine Unsicherheit dar.

Bei der Software as a Service-Variante fallen für die Bereitstellung und das Management der Intranet Software monatlich Kosten an, welche auf der Grundlage unterschiedlicher Metriken bestimmt werden können:

• Die Anzahl der Nutzer, welche von der Nutzung der Intranet Software profitieren
• Die Anzahl der Module, welche von dem Kunden aus dem bestehenden Sortiment des Anbieters ausgewählt wird
• Eine Mischung aus beiden Metriken

Individualisierungsmöglichkeiten

Von einem in seinen Grundfesten rudimentären Intranet bis hin zu einem mit zahlreichen Tools ausgestatteten und vollständig ausgereiften digitalen Arbeitsplatz ist prinzipiell alles möglich. Diese Freiheiten gestalten sich besonders akzentuiert, wenn Individualsoftware die Möglichkeit schafft, Funktionen präzise auf die Bedürfnisse der Kunden zuzuschneiden, wodurch das Anwendungspotenzial der Intranet Software verbessert wird. Für oder gegen die Inklusion von z. B. folgenden Funktionen kann sich der Kunde entscheiden, von denen manche dem Intranet Charakterzüge eines social network verleihen:

• Nachrichten an Mitarbeiter und Teams
• Interne Datenbanken
• Mitarbeiter-Profile
• Termin- und Projektplanung
• Tools zur Weiterentwicklung der unternehmensinternen Kultur

Vorteile

Der zentrale Mehrwert von Intranet Software ist die mit ihr einhergehende Zeitersparnis. Anstatt Informationen individuell mündlich oder per E-Mail weitergeben zu müssen, sind sie für alle Mitarbeiter und Teams durch Zuhilfenahme verschiedener Tools über das social network in Sekundenbruchteilen zugänglich. Die durch den Verzicht auf ineffiziente Wege der Kommunikation und Zusammenarbeit gewonnene Zeit kann nun für die eigentliche Wertschöpfung und Verwirklichung von Innovation verwendet werden.

Des Weiteren sorgt eine funktionierende Intranet Software dafür, dass Informationen vollständig und nachvollziehbar weitergegeben werden. Das Risiko, dass Daten oder Wissen verloren gehen, sinkt deutlich. Auch die Sicherheit der Daten vor Eingriffen von außen wird verbessert, da das digitale Netzwerk autark und somit von äußeren Systemen unabhängig operiert.

Die Möglichkeit der Kategorisierung und Dokumentation von ansonsten unbändigen Datenfluten schafft außerdem Überblick und Struktur.

Größte Anbieter

Eine Erhebung aus dem Jahr 2017 nannte die folgenden Unternehmen als umsatzstärkste Anbieter von Intranet Software im deutschsprachigen Raum (die Angabe wurde seither nicht aktualisiert):

1. Reply – Digital Experience
2. INIT AG für digitale Kommunikation
3. EWERK

Intranet Software von TenMedia erstellen lassen

Unternehmen sind heterogen, leben eine eigene Kultur und sehen sich mit unterschiedlichen Herausforderungen konfrontiert. Entsprechend sollten sich auch die Funktionen ihrer Software gestalten. Als langjähriges Softwareunternehmen mit Sitz in Berlin entwickelt TenMedia maßgeschneiderte Individualsoftware. Markanter Teil des durch Erfahrung stetig angewachsenen Produktportfolios ist hierbei auch Intranet Software. So hat TenMedia z.B. das Haustelefonbuch der Bezirksregierung Köln entwickelt. Weitere Informationen sind diesbezüglich in unseren Projekten enthalten. Für weitere Fragen steht TenMedia gerne zur Verfügung.