Individualsoftware

Was ist Individualsoftware?

Individualsoftware ist Software, die für die Abläufe einer bestimmten Organisation gebaut wird und nicht für einen breiten Markt. Sie verhält sich zu Standardsoftware wie ein Maßanzug zur Konfektionsware.

Individualsoftware bezeichnet Anwendungssoftware, die auf die Anforderungen einer einzelnen Organisation zugeschnitten ist. Sie entsteht entweder, indem eine Basislösung wie ein ERP-System angepasst und um eigene Funktionen erweitert wird, oder als vollständige Neuentwicklung durch die Organisation selbst oder durch Dritte. Das Programm folgt den Abläufen des Betriebs, statt sie vorzugeben.

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik nennt im IT-Grundschutz-Baustein APP.7 der Edition 2023 angepasste ERP-, CMS- und Identity-Management-Systeme als typische Beispiele, ebenso neu entwickelte Fachanwendungen für Personalverwaltung, Sozial- oder Meldedaten. Sicherheitsfunktionen gehören bei der Individualsoftwareentwicklung schon in die Planung, denn Planungsfehler lassen sich laut BSI im laufenden Betrieb nur mit hohem Aufwand ausgleichen.

Einordnung als Anwendungssoftware

Software ist zusammen mit der Hardware einer der beiden Hauptbestandteile eines Computers. Während die physischen Komponenten nicht veränderbar (“hart”) sind, ist die Software das veränderbare (“weiche”) Skript des Computers. Software lässt sich in die drei Kategorien Systemsoftware, Entwicklungssoftware und Anwendungssoftware einteilen.

Bei der Individualsoftware handelt es sich um Anwendungssoftware. Zur Anwendungssoftware gehören Programme und Applikationen, die für den Endbenutzer ausgelegt sind und Benutzerprobleme lösen sollen. Am Ende eines solchen Projekts steht eine individuelle Softwarelösung, die speziell auf Kundenwunsch und die eigenen Bedürfnisse eines Unternehmens zugeschnitten ist. Ihr Gegensatz ist die Standardsoftware.

Merkmale von Individualsoftware

Doch wo genau liegt der Unterschied zwischen Standardsoftware und Individualsoftware? Wie schneiden die beiden Konzepte im Vergleich ab, und wie lässt sich die Entscheidung nachrechnen statt schätzen?

Was Standardsoftware ausmacht

Standardsoftware sind Anwendungen und Programme für die private und geschäftliche Nutzung, die für eine breite Zielgruppe vorgefertigt wurden, um klar definierte, aber in vielen Unternehmen und Arbeitsbereichen gleichermaßen anfallende Aufgaben zu bewältigen. Beispiele für Standardsoftware sind unter anderem Textverarbeitungsprogramme sowie Datenbanken.

Maßanfertigung und eigene Funktionen

Im Unterschied zur Standardsoftware wird die Individualsoftware maßangefertigt. Das bedeutet, dass das Programm, die App oder ein anderes IT-Produkt basierend auf dem jeweiligen Kundenwunsch von Grund auf geplant, konzipiert, entworfen, programmiert und umgesetzt wird.

Typische Merkmale sind das eigene Design, das meist sogar dem Corporate Design der Firma oder dem Webdesign der Unternehmensseite entspricht, sowie individualisierte Funktionen. Diese ergeben sich aus den Wünschen und Bedürfnissen der*des jeweiligen Auftraggeber*in. In der Regel sind dies Unternehmen, die einen oder mehrere Arbeitsprozesse optimieren oder beschleunigen wollen. So kann beispielsweise eine individuell erstellte Datenbank für das Recruiting den Bewerbungsprozess für Mitarbeiter*innen im Personalmanagement erleichtern, wenn die Daten nach ganz speziellen Kriterien geordnet oder gefiltert werden oder beispielsweise eine Funktion für das Versenden einer Eingangsbestätigung enthalten ist.

Warum Individualsoftware?

Der Markt für Software ist groß. Für fast jeden Anwendungsbereich gibt es verschiedene Softwareangebote und für nahezu jedes Problem ein fertiges Programm. Ob es eine Standardsoftware oder eine eigens entwickelte Anwendung sein soll, zeigt eine Gegenüberstellung der Vor- und Nachteile.

Vorteile von Individualsoftware

Die Vorteile zeigen sich vor allem im Arbeitsalltag und in der Planbarkeit. Sie wiegen umso schwerer, je stärker die eigenen Abläufe vom Branchenstandard abweichen.

⬆️ Maßgeschneidert: Deckt die genauen unternehmenseigenen Bedürfnisse und Anforderungen ab
⬆️ Hohe Akzeptanz bei Mitarbeitern
⬆️ geringe Einarbeitungszeit
⬆️ Unternehmensprozesse können bestehen bleiben und müssen sich nicht der Standardsoftware anpassen
⬆️ Unabhängigkeit, keine unfreiwillige Umstellung bei Updates
⬆️ Investitionssicherheit durch vorhandenen Quellcode, planbar über die Gesamtkosten der Nutzungsdauer
⬆️ Dokumentation und fester Ansprechpartner bei Problemen (Agentur)

Nachteile von Individualsoftware

Dem stehen Aufwand und Zeit gegenüber. Die Nachteile betreffen vor allem die Anfangsphase und die laufende Pflege.

• Zeitintensive Planung und Anforderungsanalyse im Voraus
• Erste Nutzungsphase meist noch nicht stabil und Qualität ausbaufähig
• Wartung und Pflege nimmt mehr Zeit in Anspruch
• Änderungswünsche benötigen mehr Zeit bei der Umsetzung
• Kann kostenintensiver ausfallen als der Erwerb von Standardsoftware

Der Vorteil des eigenen Quellcodes hängt am Vertrag. Computerprogramme sind urheberrechtlich geschützt, sobald sie eine eigene geistige Schöpfung ihres Urhebers sind (§ 69a UrhG, Fassung 2026). Welche Nutzungsrechte am Code der Auftraggeber erhält, wird deshalb ausdrücklich vereinbart, bevor die Individualsoftwareentwicklung beginnt.

Individualsoftware im Unternehmen

Wann sich eine eigene Anwendung gegenüber einem fertigen Programm durchsetzt, hängt vom Einsatzfeld ab. In der Privatwirtschaft und in der öffentlichen Verwaltung gelten dafür unterschiedliche Rahmenbedingungen.

In der Privatwirtschaft

Die meisten Unternehmen greifen bei ihrer Software für Unternehmen auf Standardlösungen zurück und passen ihre internen Prozesse dementsprechend an. Eine umgekehrte Herangehensweise kann jedoch viele Vorteile bringen: Wenn auf Grundlage der ohnehin vorhandenen Vorgänge und individuellen Abläufe ein Softwaresystem erstellt wird, erzielt dies eine enorme Zeitersparnis, steigert die Produktivität und beschert Mitarbeiter*innen einen angenehmeren Arbeitsprozess. Wo Standardsoftware an ihre Grenzen stößt, kann eine individuell entwickelte Software die Prozesse optimieren, die am meisten Zeit rauben. Wie eng diese Grenzen in einer regulierten Branche liegen, zeigt das Beispiel der Bestattersoftware.

In der öffentlichen Verwaltung

Behörden und öffentliche Auftraggeber beschaffen eigens entwickelte Anwendungen meist über den Vertragstyp EVB-IT Erstellung, der die Individualsoftwareentwicklung und die Weiterentwicklung regelt. Seit der Überarbeitung von 2025 ist dort bei neuen Projekten die Bereitstellung als Open-Source-Software der Standard (Bund, BMDS, AG EVB-IT, Einkauf von Open-Source-Software mit EVB-IT, 2025).

Phasen der Individualsoftwareentwicklung

Bei der Individualsoftwareentwicklung werden verschiedene Phasen durchlaufen, ob das Projekt intern oder mit einem externen Partner läuft. Die Phasen bauen aufeinander auf.

1. Beratung
   An erster Stelle steht das gegenseitige Kennenlernen. Bei der Beratung werden die Anforderungen und Wünsche der*des Auftraggeber*in im Rahmen einer Anforderungsanalyse festgehalten und mit den Leistungen der Agentur abgeglichen.
2. Angebot
   Sofern beide Seiten übereinkommen, wird ein Angebot erstellt. Dieses enthält eine grobe Kostenschätzung und die einzelnen Positionen mit einem geschätzten Entwicklungsaufwand und einem Zeitraum. Sofern gewünscht, kann dies in einem Kostenvoranschlag weiter konkretisiert werden. Während das Angebot unverbindlich und freibleibend ist, ist der Kostenvoranschlag verbindlich. Im Anschluss wird ein Kick-off-Termin vereinbart.
3. Entwicklung
   In der Entwicklungsphase werden die vereinbarten Anforderungen Stück für Stück von Programmierer*innen umgesetzt. Diese Phase enthält auch Entwürfe des Designs, Wireframes, Mockups und die finalen Screendesigns. Während der Softwareentwicklung stehen die Entwickler*innen und das Projektmanagement beider Seiten stets in Kontakt und tauschen sich bis zur Fertigstellung über den aktuellen Fortschritt aus.
4. Test
   In einer Testphase wird die individuell entwickelte Software schließlich auf Herz und Nieren geprüft. Dieser Test erfolgt sowohl manuell von realen Personen als auch von Frameworks, die speziell für das Testen von Anwendungen ausgelegt sind und technische Fehler finden, die ein Mensch nicht bemerken würde.
5. Installation und Implementierung
   Nach der Fertigstellung und der Testphase erfolgt schließlich die Installation bzw. Implementierung der zugeschnittenen Software. Wenn es sich um ein einzelnes Programm handelt und dies möglicherweise sogar eine Cloud Software ist, erfolgt die Installation ganz unkompliziert. Sofern es sich um ein Komplettpaket handelt, werden alle zugehörigen Komponenten eingepflegt und angepasst. Auf Wunsch kann auch eine Einführung durch ein Mitglied des Entwicklungsteams oder eine ganze Schulung erfolgen.
6. Anpassung
   Sobald die Anwendung die erste Nutzungsphase durchlaufen hat, werden mögliche Probleme oder Wünsche an die Agentur herangetragen. Diese nimmt dann im Rahmen einer Wartung eine Anpassung vor.