IT-Outsourcing-Partner

Wann kommen IT-Outsourcing-Partner zum Einsatz?

Die Definition Outsourcing setzt sich aus drei englischen Vokabeln zusammen: „Outside“, „Ressource“ und „Using“. Am besten übersetzen lässt sich der Begriff „Outsourcing“ in Deutsch mit „Auslagerung“. Beschrieben wird damit der Prozess der Auslagerung von Arbeitsprozessen aus einer Firma zu einem Tochterunternehmen oder einem externen Dienstleister, den sogenannten IT-Outsourcing-Partnern. In der Regel kümmert sich diese IT-Firma um längerfristige Aufgaben. Dazu zählen auch Wartung und Support.

Je nach Bedarf kann es sich auch um ein reines Software-Development-Outsourcing handeln. Das heißt, eine Digitalagentur übernimmt z. B. nur das Programmieren einer Software, einer Datenbank oder ähnliche Projekte. Ist der Auftrag ausgeführt, endet die Geschäftsbeziehung. Auch bei dieser Konstellation kann von einem IT-Outsourcing-Partner gesprochen werden.

Wann macht Outsourcing Sinn? Für das Auslagern von Arbeitsprozessen an IT-Spezialisten kann es viele Gründe geben. Die häufigsten sind z. B.:

• Das beauftragende Unternehmen hat keine eigenen IT-Experten
• Im Unternehmen fehlt das nötige Know-how
• Das Unternehmen verfügt nicht über genügend Kapazitäten
• Fachkräftemangel
• Bessere Kalkulierbarkeit der Kosten
• Unzufriedenheit mit dem bisherigen IT-Partner, ein strukturierter IT-Dienstleister-Wechsel schafft Abhilfe

Die Expertise einer IT-Firma

Nicht jedes Unternehmen hat eine eigene EDV-Abteilung. Viele Firmen arbeiten in anderen Segmenten als in der IT-Branche und wollen sich lieber auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Die Outsourcing-Partner übernehmen dann die verschiedenen IT-Dienstleistungen.

Selbst wenn eine Firma über eigene IT-Spezialisten verfügt, kann die Auslagerung spezieller Aufgaben an einen Outsourcing-Anbieter unabdingbar sein. Zum Beispiel dann, wenn bestimmte Skills gefragt sind, die bei den eigenen Mitarbeitern nicht vorhanden sind. Das können u. a. Erfahrungen in der App-Entwicklung, dem Erstellen von Online-Datenbanken oder der Entwicklung von Individualsoftware sein.

Werden individuelle Softwarelösungen gebraucht, müssen diese von Grund auf durch erfahrene Programmierer entwickelt werden. Hier sind Kernkompetenzen gefragt, die nur eine IT-Firma bieten kann, die auf diesen Bereich spezialisiert ist. Ähnlich sieht es im Bereich Big Data aus. Das ist ein Fachgebiet, mit dem IT-Outsourcing-Partner oft betraut werden.

IT-Outsourcing-Partner und Big Data

Big Data steht für das Sammeln und Analysieren großer Datenmengen. Benötigt werden diese für Statistiken oder auch um das Consumer-Verhalten zu beobachten und auszuwerten. Gerade in diesem Bereich kann ein IT-Outsourcing-Partner für Firmen sehr wertvoll sein. Immerhin benötigt die Auswertung der Daten Fachexpertise und teilweise horrende zeitliche Kapazitäten. Das liegt nicht nur an der Datenmenge, sondern auch an der Komplexität der Analyseprozesse.

Darüber hinaus müssen die erfassten Daten oft schnell verarbeitet werden, um bei der Auswertung aktuelle Ergebnisse zu erhalten. Das bindet enorme zeitliche Ressourcen. Oft sind die internen IT-Spezialisten eines Unternehmens zusätzlich mit anderen Aufgaben betraut wie dem Überwachen von Websites oder der Datensicherheit. Mitarbeiter ausschließlich für die Datenanalyse einzustellen, ist oft nicht rentabel. Da ist es naheliegend, einen IT-Outsourcing-Anbieter zu beauftragen.

Big Data spielt nicht nur bei der Analyse von Kundendaten eine Rolle. Auch beim Optimieren interner Arbeitsprozesse kann das Erfassen großer Datenmenge von Vorteil sein. Sie dienen als Grundlage für sogenannte Business-Intelligence-Prozesse. Dabei handelt es sich um die Analyse des eigenen Unternehmens. Diese hilft Führungskräften dabei, wichtige Geschäftsentscheidungen zu treffen.

IT-Outsourcing-Partner arbeiten zu kalkulierbaren Konditionen

Beim Programmieren und Modifizieren von Software und dem Umgang mit Daten kann es schnell zu unvorhergesehenen Problemen kommen. Die IT-Experten eines Unternehmens müssen dann Überstunden machen und vielleicht viel Zeit investieren, um Fehler zu beheben oder Sicherheitslücken zu schließen. Das kann unkalkulierbare Kosten verursachen.

Wird eine externe IT-Firma mit diesen Aufgaben betraut, bietet sie ihre Serviceleistung in der Regel zu fest definierten Stundenpreisen. Bei langfristigen Aufträgen erfolgt dann z. B. eine regelmäßige monatliche Zahlung. Es liegt dann in der Verantwortung des IT-Outsourcing-Partners, welche Zeit er einkalkuliert und welche Lohnkosten er für den erhaltenen Auftrag veranschlagt. Die Kosten dieser IT-Dienstleistungen sind fix und in der Regel auf lange Sicht kalkulierbar.

Was macht ein IT-Dienstleister?

IT steht für Informationstechnologie. Die Bezeichnung IT-Outsourcing-Partner ist im Grunde ein Oberbegriff für Unternehmen, die Aufgaben der IT-Verwaltung und weitere Dienste im EDV-Bereich anderen Firmen zur Verfügung stellen. Das umfasst einerseits das Bereitstellen, Warten und Reparieren von Hardware und andererseits nahezu alle Dienstleistungen, die in Verbindung mit Software und elektronischen Daten stehen. Dazu gehören unter anderem:

• Das Programmieren von Anwendungen und deren Instandhaltung
• Die gesetzeskonforme Verwaltung von Daten laut DSGVO
• Das Erstellen, Pflegen und Überwachen von Online-Inhalten
• Hosting
• Cloud Computing
• Notfallservice
• Das Überwachen der Netzwerksicherheit
• Infrastrukturmanagement und IT-Service-Support

Der Bereich Service Management und Support umfasst sowohl das Bereitstellen von Hardware als auch den Aufbau einer innerbetrieblichen Infrastruktur, z. B. durch das Zurverfügungstellen und Warten von Intranet-Software. Aber auch das Erstellen einer Cloud-Infrastruktur gehört zu den Kernaufgaben im Service-Management.

Cloudbasierte Datensicherung sorgt dafür, dass Daten nicht verloren gehen und auf einfachem Weg sicher gespeichert werden können. Zusammenarbeit via Cloud Computing macht es möglich, von jedem Ort der Welt aus zeitgleich an einem Projekt zu arbeiten. Den benötigten Speicherplatz stellen IT-Outsourcing-Partner durch die Vermietung von Cloudservern zur Verfügung.

In den letzten Jahren haben auch ERP-Lösungen zunehmend an Bedeutung gewonnen. ERP (Enterprise Resource Planning) umfasst das Überwachen und Kalkulieren aller Kernprozesse innerhalb eines Unternehmens. Dazu zählen u. a. Personalplanung, Finanzen, Auftragsübersicht und Logistik. ERP-Lösungen bauen auf einer zentral angelegten Datenverwaltung auf. In der Regel werden hierbei verschiedene IT-Systeme, die jeweils bestimmte Geschäftsprozesse überwachen, miteinander verknüpft.

Welche Arten von IT-Outsourcing gibt es?

Je nach Geschäftsfeld und Art der benötigten IT-Dienstleistungen kann sich das Outsourcing sehr unterschiedlich gestalten. Bei der genauen IT-Outsourcing-Partner-Definition fallen deshalb folgende Aspekte ins Gewicht: Wo hat das Unternehmen seinen Sitz? Werden alle Aufgaben an eine einzige IT-Firma outgesourct?

Beim Auslagern von Arbeitsprozessen wird zwischen zwei verschiedenen Auftragsformen unterschieden:

1. Single-Vendor-Outsourcing
   Ein Unternehmen beauftragt einen Outsourcing-Anbieter mit der Übernahme sämtlicher Aufgaben im IT-Bereich.
2. Multi-Vendor-Outsourcing
   Verschiedene Aufgabenbereiche oder Projekte werden an verschiedene Dienstleister outgesourct.

Single-Vendor-Outsourcing vs. Multi-Vendor-Outsourcing

Welches Auftragssystem das bessere ist, hängt stark von der Art und der Menge der verschiedenen IT-Dienstleistungen ab, die benötigt werden. So ist es naheliegend, dass z. B. ein KMU, das drei Webseiten betreibt, zum Single-Vendor-Outsourcing greift, um die Webportale von einem externen Dienstleister verwalten zu lassen. Auf der anderen Seite: Benötigt ein Konzern gleichzeitig Webdesign, Big-Data-Analysen und die Wartung betriebseigener Hardware, wird er nicht eine IT-Firma allein mit all diesen Aufgaben betrauen.

Der Vorteil des Single-Vendor-Outsourcings ist, dass alle IT-Bereiche von einem eingespielten Team betreut werden. Das kann Arbeitsprozesse beschleunigen und die Kommunikation vereinfachen.

Das Multi-Vendor-Outsourcing hat den Vorteil, dass mit jedem Aufgabenbereich ein IT-Outsourcing-Partner betraut werden kann, der auf diesem Gebiet eine hohe Expertise hat. Nicht selten sind die Mitarbeiter einer IT-Firma in verschiedenen Ressorts spezialisiert. Zum Beispiel im Programmieren von Softwarelösungen, Cloud Computing oder im Monitoring. Hier kann dann entsprechend der verschiedenen Kompetenzen eine Auswahl getroffen werden.

Offshore IT-Outsourcing-Partner

Das Bild der indischen IT-Firma, die Anwendungen für westliche Unternehmen programmiert, ist ein überzogenes Klischee. Völlig aus der Luft gegriffen ist es jedoch nicht. Wird Outsourcing offshore betrieben, bedeutet das, dass IT-Dienstleistungen in ein Land ausgelagert werden, zu dem eine beträchtliche räumliche Distanz besteht. Das können z. B. Länder wie Indien, China oder die USA sein.

Wenn das Outsourcen von IT offshore erfolgt, bringt das der beauftragenden Firma einige Vorteile. Der größte ist sicherlich die Kosteneffizienz. Das gilt vor allem für die Lohnkosten. Diese sind von der Art und Weise der ausgelagerten IT-Dienstleistungen abhängig. Das kann z. B. Softwareentwicklung, Datenbankentwicklung, Cloud Hosting und IT-Sicherheit umfassen. Hier sind nicht nur IT-Experten aus verschiedenen Bereichen gefragt. Es können auch Lohnkosten durch Zuarbeiten aus anderen Arbeitsfeldern anfallen. Dabei sind die Lohnkosten für Programmierer allerdings oft der größte Kostenfaktor. In Deutschland herrscht Fachkräftemangel und abgesehen von den finanziellen Vorteilen sind Entwickler mit bestimmten Expertisen hierzulande teilweise schwer zu finden. Qualität hat ihren Preis. Darüber hinaus können auch Kosten für Logistik, Technik und Räumlichkeiten entstehen. Auch diese können in einem Offshore-Land weitaus geringer ausfallen.

Die Zusammenarbeit mit einer Offshore Outsourcing-Company birgt allerdings auch Risiken. Es kann mitunter zu Kommunikationsproblemen kommen. Auch eine unterschiedliche Rechtslage in verschiedenen Ländern kann problematisch sein. Das gilt zum einen in puncto Arbeitssicherheit und Arbeitnehmerrechte, aber auch vor allem in Bezug auf Datenschutzbestimmungen. Die weichen in Nicht-EU-Ländern zum Teil gewaltig von den Gesetzen in Deutschland ab. Nicht selten wird dann eine Instanz benötigt, die überwacht, ob der Offshore Outsourcing-Anbieter gesetzeskonform arbeitet.

Nearshore und Onshore Outsourcing

Werden Aufgaben an einen IT-Service-Dienstleister in EU-Länder ausgelagert, sprechen wir von Nearshore Outsourcing. Da gute Programmierer heutzutage in Deutschland Mangelware sind, werden IT-Dienstleistungen immer öfter ins EU-Ausland verlagert. Das hat gegenüber dem Outsourcing an Unternehmen aus dem Nicht-EU-Ausland den Vorteil, dass innerhalb der EU ein einheitlicher Rechtsrahmen gilt, insbesondere beim Datenschutz. Außerdem bietet sich so die Möglichkeit, wirtschaftlich schwache Regionen innerhalb der EU durch die Vergabe von Aufträgen zu unterstützen. Der bürokratische Aufwand ist in der Regel auch geringer als bei der Zusammenarbeit mit einem IT-Outsourcing-Partner im Offshore-Bereich.

Dasselbe gilt für Onshore Outsourcing, also die Vergabe von Aufträgen an eine heimische IT-Firma. Zwar fallen hierbei die finanziellen Ausgaben höher aus, doch auch die Vorteile vom Outsourcing an Unternehmen aus dem eigenen Land liegen auf der Hand: Auftraggeber und Outsourcing-Partner sprechen dieselbe Sprache. Außerdem sind die Kommunikationswege kürzer und wenn es mal irgendwo brennt, ist ein IT-Experte schnell zur Stelle.

IT-Outsourcing-Partner: Vorteile und Nachteile

Vor- und Nachteile in Bezug auf IT-Outsourcing-Partner spielen natürlich nur eine Rolle, wenn eine Alternative vorhanden ist. Wer zum Beispiel Individualsoftware benötigt, aber keine dafür ausgebildeten Programmierer beschäftigt, muss das Software-Development outsourcen. Wer aber einen IT-Fachmann im eigenen Haus hat, muss gut abwägen, ob das Einbinden einer externen Firma Sinn macht.

Outsourcing Vorteile:

• IT-Outsourcing-Partner sind flexibler
  Digitaler Wandel ist schnelllebig. Darauf kann eine gut aufgestellte IT-Firma flexibel reagieren ohne Personal einarbeiten zu müssen oder dafür das Kerngeschäft zu vernachlässigen. Das ermöglicht es u. a., risikolos neue Ideen zu erproben.
• IT-Outsourcing-Partner bieten Zugang zu qualifizierten Ressourcen
  IT-Service-Dienstleister bedienen oft nicht nur eine einzige IT-Branche. Sie stellen kompetentes Fachpersonal und können in verschiedenen Aufgabengebieten gute Qualität abliefern.
• IT-Outsourcing-Partner haben mehr Kapazitäten
  Vor allem bei Start-ups und KMU ist die IT-Position oft mit wenigen Mitarbeitern besetzt. IT-Outsourcing-Partner arbeiten in der Regel an wenigen großen Kundenprojekten gleichzeitig und können sich voll auf diesen Bereich konzentrieren. Sie verfügen über ein Netzwerk, das den Zugriff auf zusätzliche Ressourcen ermöglicht.
• IT-Outsourcing-Partner eröffnen Freiräume für Wachstum
  Durch das Outsourcen von IT-Dienstleistungen können Firmen sich besser um ihr Kerngeschäft, um innere Arbeitsprozesse und um den Support ihrer Kunden kümmern. Das erhöht die Kundenzufriedenheit. Die frei gewordenen Ressourcen können zur Weiterentwicklung des Unternehmens genutzt werden.

Die Nachteile vom Outsourcing im IT-Bereich

• Fehlende Transparenz
  Nicht immer sind die verschiedenen Arbeitsschritte einer IT-Firma nachzuvollziehen. Vor allem gilt das für Unternehmen, die über keine eigenen IT-Kompetenzen verfügen. Hier ist Kommunikation das A und O. Die Empfehlung lautet: Fragen stellen, feste Abmachungen treffen und zur Sicherheit bei den Sitzungen Protokoll führen. Auch Projektmanagement-Methoden wie Scrum können helfen, einzelne Arbeitsprozesse besser nachzuvollziehen.
• Datenschutzrechtliche Bedenken
  Wenn z. B. ein IT-Outsourcing-Partner Zugriff auf Datenbanken erhält, hat er damit auch Zugriff auf sensible Kundendaten. Es muss penibel darauf geachtet werden, dass keine Sicherheitslecks entstehen. Anzuraten ist, sich im Vorhinein vertraglich in Bezug auf den Datenschutz abzusichern. Außerdem ist es von Vorteil, sich vor Beginn der Zusammenarbeit ein Bild davon zu machen, wie die IT-Firma mit sensiblen Daten umgeht.

TenMedia: Der zuverlässige IT-Outsourcing-Partner aus Berlin

Nicht nur für Konzerne ist Outsourcing interessant. Auch KMU und Start-ups können davon profitieren. TenMedia ist seit über einem Jahrzehnt als Digitalagentur etabliert. Aus unseren Büros in Sichtweite des Berliner Fernsehturms bieten wir unseren Service als IT-Outsourcing-Partner deutschlandweit an. Gern übernehmen wir neben der Softwareprogrammierung auch das Monitoring und das Hosting.

Aufgrund unserer langjährigen Erfahrung sind wir mit gängigen Frameworks und CMS bestens vertraut. Unsere Kernkompetenzen als IT-Firma liegen im Entwickeln von Individualsoftware und Datenbanken. Dabei stehen wir unseren Kunden gern mit Rat und Tat zur Seite. Gemeinsam finden wir immer den richtigen Weg, Projekte bestmöglich umzusetzen. Von der ersten bis zur letzten Zeile Code arbeiten wir unermüdlich und bieten höchste Qualität. Als erfahrener IT-Outsourcing-Partner für Firmen, KMU und Start-ups haben wir stets ein offenes Ohr für neue Ideen und die Wünsche unserer Kunden.