Entlastung durch KI
Deutsche Behörden stehen unter Zugzwang: KRITIS-Verordnung, Fachkräftemangel und OZG-Pflichten dulden keinen Aufschub.
KI schafft spürbar Entlastung für Entscheidungsträger und Beschäftigte, aber nur, wenn sie souverän und revisionssicher läuft. Hier greift die KI-Verordnung (EU AI Act).
TenMedia integriert KI für die öffentliche Verwaltung und bietet nahtlos Wartungsservices per SLA. Auf Wunsch für die gesamte Softwarelandschaft.
Rechtssicher von der Architektur an
KI-Integration für Behörden und KRITIS unterliegt mehreren Regelwerken: KI-Verordnung (KI-VO), Datenschutz, Barrierefreiheit und IT-Sicherheit. TenMedia bildet alle vier technisch ab, mit konkreten Maßnahmen.
KI-VO berücksichtigen und anpassen
Menschliche Aufsicht, Protokollierung, Transparenz: Unter Berücksichtigung der KI-Verordnung binden wir die nötigen Pflichten direkt ein. Änderungen werden während der Wartung dynamisch angepasst.
Personenbezogene Daten schützen
Eine datenschutzkonforme KI maskiert personenbezogene Daten vor jedem Modellaufruf und beachtet Bundes- wie Landesdatenschutz, so bleibt KI für die öffentliche Verwaltung datenschutzrechtlich prüfbar.
Barrierefreiheit nach BITV
Bürger-Oberflächen entwickeln wir von Anfang an barrierefrei nach BITV 2.0 und WCAG, Leichte Sprache inklusive. Auch bei jedem Update bleibt die digitale Barrierefreiheit erhalten.
Sicherheit nach BSI-Grundschutz und ISO 27001
Protokollierung und Audit-Trails schließen an den BSI-Grundschutz an. Den Rahmen bildet die nach ISO 27001 zertifizierte Informationssicherheit von TenMedia als Nachweis einer fortlaufenden Cybersecurity-Optimierung.
Wie KI Verwaltungsprozesse optimiert
Knappes Personal und hohe Compliance-Anforderungen: Vier Belastungen prägen die Verwaltungsdigitalisierung, und aus jeder ergibt sich ein planbarer nächster Schritt für die KI-Integration.
Das OZG 2.0 verpflichtet, doch die Umsetzung stockt: 2025 kamen bundesweit nur neun vollständig digitale Dienste hinzu. Anträge stauen sich, während Personal fehlt. KI in der Antragsbearbeitung übernimmt die Routine und schafft Luft für die eigentliche Fachentscheidung.
Mit jeder Verrentung verlassen Erfahrung und Aktenwissen die Behörde. KI-gestützte Wissens- und Aktenrecherche (RAG) macht dieses Wissen durchsuchbar und liefert belegte Antworten, damit Vorgänge auch nach einem Personalwechsel nachvollziehbar bleiben.
Wer KI über US-Cloud-Dienste betreibt, gibt Kontrolle über Daten und Verfügbarkeit ab. KI im EU-Hosting mit offenen Modellen sichert digitale Souveränität und hält die Verarbeitung im rechtssicheren Rahmen.
NIS-2, BSI-Grundschutz und KI-VO erhöhen die Anforderungen an Sicherheit und Nachweisbarkeit. Eine von Beginn an normbasierte Architektur mit Audit-Trails macht Compliance prüfbar, statt sie nachträglich aufzusetzen.
Der EU AI Act auf einen Blick
Mit dem EU AI Act gilt erstmals ein europaweit einheitliches, risikobasiertes Regelwerk für Künstliche Intelligenz. Für Behörden ist das mehr als eine Formalie: Als Betreiber stehen sie unmittelbar in der Pflicht, auch dann, wenn die KI von einem Dienstleister stammt.
Je nachhaltiger eine KI rechtssicher geplant wird, desto reibungsloser gelingt der Einstieg.
Folgenabschätzung und Verbote
Einige Praktiken sind grundsätzlich verboten, etliche davon zielen unmittelbar auf staatliches Handeln, andere zählen zum Hochrisiko-Bereich. Vor dem Einsatz solcher Systeme verlangt das Gesetz von öffentlichen Stellen sogar eine eigene Folgenabschätzung für die Grundrechte der Bürger.
KI-Kompetenzpflicht
Seit Februar 2025 gilt die KI-Kompetenzpflicht nach Artikel 4 der KI-VO: Behörden müssen sicherstellen, dass ihre Beschäftigten KI verstehen und verantwortungsvoll einsetzen. TenMedia schult die Mitarbeiter praxisnah am eigenen System und gibt Impulse für eine optimale Nutzung.
Einsatzfelder von KI in der öffentlichen Verwaltung
Welche Einsatzfelder von KI in der öffentlichen Verwaltung werden durch die KI-VO nach Anhang III gemäß Artikel 6 Absatz 2 als Hochrisiko eingestuft? Die folgende Ansicht ordnet dies ein und zeigt, wo Verwaltungsdigitalisierung unkritisch bleibt.
Bürgerservice & KI-Chatbots (OZG)
- Beantwortet Standardanfragen rund um die Uhr, mit Quellenverweis
- Klar als KI erkennbar; komplexe Fälle werden an Fachstellen weitergeleitet
Wissens- & Aktenrecherche (RAG)
- Findet Antworten in Sekunden statt nach stundenlanger Suche
- Durchsucht E-Akte, Register und Fachverfahren, mit Quellenbeleg
OCR & E-Akte
- Erfasst und sortiert eingehende Post automatisch
- Übernimmt alles revisionssicher in die E-Akte, inklusive Fristerkennung
Fachverfahren & Sachbearbeitung
- Füllt Felder aus und prüft die Plausibilität
- Übernimmt Daten medienbruchfrei aus Dokumenten ins Fachverfahren
Antragsprüfung
- KI in der Antragsbearbeitung prüft Voraussetzungen und fordert Nachweise an
- Beschleunigt die Vorprüfung, jeder Prüfschritt bleibt nachvollziehbar dokumentiert
Sozialleistungen & Wohngeld
- Bereitet Anspruchsprüfung und Berechnung vor (Anhang III KI-VO)
- Sorgt für einheitliche, gleichbehandelnde Berechnungen und senkt Rechenfehler
Bescheiderstellung
- Erstellt Entwürfe aus Falldaten und Rechtsgrundlagen
- Hält Formulierungen und Rechtsbezüge einheitlich und rechtssicher
Leichte Sprache & Übersetzung
- Überträgt Bescheide in Leichte Sprache und Fremdsprachen
- Ein Baustein barrierefreier Verwaltung nach BITV
KI-Lösungen für Behörden und KRITIS, zwei Wege, ein Partner
KI in Behörden und LLMs in kritischen Infrastrukturen folgen unterschiedlichen Logiken. TenMedia integriert individuelle KI-Lösungen für Verwaltungen ebenso wie für den Anlagenschutz. Unsere Erfahrung erstreckt sich von Projekten wie dem barrierefreien Haustelefonbuch der Bezirksregierung Köln bis zur Krisenmanagement-Software für die öffentliche Hand in Berlin. Unsere Schwerpunkte setzen wir den Anforderungen entsprechend.
Öffentliche Verwaltung
- Fachverfahren KI-gestützt entlasten, ohne Altsysteme abzulösen
- Bürgerservice und Antragsprüfung OZG-konform beschleunigen
- Personenbezogene Daten geschützt durch Maskierung und EU-Hosting
- Vergabe- und EVB-IT-fähig, sowie barrierefrei nach BITV
KRITIS-Betreiber
- KI-gestützte Angriffserkennung für KRITIS nach NIS-2 und BSIG
- Anschluss an den BSI-Grundschutz mit lückenlosen Audit-Trails
- Resilienz und definierte Servicezeiten für den laufenden Betrieb
- Skalierbare Berechtigungs- und Zugangssteuerungskonzepte
Von der Idee zum rechtssicheren Betrieb
Ein KI-Vorhaben in der Verwaltung gelingt, wenn Risiko, Beschaffung und Verantwortung früh geklärt sind. Fünf Phasen führen von der Idee zum dauerhaften Betrieb der KI für die öffentliche Verwaltung.
KI-Readiness und Use-Case
Eine kostenfreie Erstberatung klärt, welcher Anwendungsfall trägt, welche Daten vorliegen und welche Aspekte der KI-VO die geplante KI-Integration betreffen: eine belastbare Grundlage, bevor etwas umgesetzt wird.
Vergabefähige Leistungsbeschreibung
Aufwand, Architektur und Datenschutz werden vergabevermerk- und EVB-IT-tauglich beschrieben. Durch unsere AVPQ-Präqualifikation ist die Eignung bereits amtlich nachgewiesen, das reduziert den Prüfaufwand der Vergabestelle.
Erprobung unter realen Bedingungen
Ein klar abgegrenzter erster Anwendungsfall wird in getrennten Entwicklungs- und Produktionsumgebungen aufgebaut und unter realen Bedingungen erprobt, bevor er produktiv geht. So zeigt sich der konkrete Nutzen, bevor in den breiten Rollout investiert wird.
Rollout und Schulung
Mit der Produktivsetzung schulen wir die Beschäftigten praxisnah im sicheren Umgang mit dem neuen System. Klare Rollen und Zuständigkeiten verankern die geforderte KI-Kompetenz dauerhaft im Arbeitsalltag.
Betrieb und Pflege
Der Betrieb läuft über EVB-IT-Laufzeiten mit definierten Servicezeiten. Modelle, Wissensbestände und neue Pflichten werden laufend nachgezogen, damit die KI über Jahre einsatzfähig bleibt.
FAQs
Eine individuell entwickelte KI-Lösung bildet die konkreten Fachverfahren, Datenschutzanforderungen und Compliance-Vorgaben einer Behörde ab. Sie lässt sich an Legacy-Systeme anbinden, bleibt im EU-Hosting datenschutzkonform und ist nach KI-VO einstufbar und dokumentierbar, statt eine Standardlösung nachträglich anpassen zu müssen.
KI entlastet vor allem dort, wo Routine den Alltag bestimmt: Bürgerservice und Auskünfte (OZG-Chatbots), Wissens- und Aktenrecherche (RAG), OCR und E-Akte, Antragsprüfung, Bescheiderstellung sowie Übersetzung in Leichte Sprache. So bleibt mehr Zeit für die eigentliche Fachentscheidung.
Der Weg verläuft in fünf Phasen: KI-Readiness und Use-Case-Auswahl, vergaberechtliche Leistungsbeschreibung, Erprobung unter realen Bedingungen, Rollout mit Schulung der Beschäftigten sowie dauerhafter Betrieb mit Monitoring und Pflege.
Ja, sofern die Lösung von Beginn an normbasiert entworfen ist. TenMedia verarbeitet personenbezogene Daten durch Maskierung und Pseudonymisierung im EU-Hosting, stuft Anwendungen nach KI-VO-Risikoklasse ein und sichert die Nachweisbarkeit über Protokollierung und Audit-Trails nach BSI-Grundschutz und ISO 27001.
Worauf wir stolz sind
- Erfahrung
- 14+ Jahre
- Kunden
- 30+
- Zeilen Code
- 1+ Million
- Projekte
- 40+
- In-House Entwicklung
- 100%
- Ventures
- 4+
- Partner
-
- Zertifizierungen
- ISO 9001 - Qualitätsmanagement
ISO 27001 - Informationssicherheit
