KIM (Kommunikation im Medizinwesen): Pflichten, Fristen und Voraussetzungen

Was ist Kommunikation im Medizinwesen?

Kommunikation im Medizinwesen, kurz KIM, ist ein sicherer, verschlüsselter E-Mail-Dienst, der ausschließlich innerhalb der Telematikinfrastruktur (TI) betrieben wird. Der KIM-Dienst ermöglicht Arztpraxen, Kliniken, Pflegeeinrichtungen und weiteren Leistungserbringern den rechtskonformen Austausch sensibler Gesundheitsdaten. In Pflegeeinrichtungen führt der Weg dabei über das System, in dem die Pflegedokumentation geführt wird.

Laut einer Pressemitteilung der gematik wurden über den KIM-Dienst bereits mehr als 600 Millionen Nachrichten versendet, bei über 160.000 angeschlossenen Einrichtungen und rund 5 Millionen Transaktionen pro Woche. Damit hat sich die Kommunikation im Medizinwesen innerhalb weniger Jahre als fester Bestandteil der digitalen Gesundheitsversorgung etabliert. Der Artikel über die Entwicklung von Software im Gesundheitswesen ordnet KIM in die breitere Systemlandschaft ein. Wer die Grundlagen von Branchensoftware kennt, versteht den Stellenwert solcher sektorspezifischen Lösungen für den Gesundheitsbereich.

Wie funktioniert KIM?

KIM basiert auf dem Prinzip einer geschlossenen, sicheren E-Mail innerhalb der TI. Jede Nachricht wird automatisch Ende-zu-Ende-verschlüsselt und digital signiert, der Absender ist damit zweifelsfrei identifizierbar. Für die Kommunikation im Medizinwesen nutzt der KIM-Dienst den Verzeichnisdienst (VZD) als zentrales Adressbuch, über das alle angeschlossenen Einrichtungen erreichbar sind.

Was wird elektronisch übertragen?

Übertragen werden unter anderem eArztbriefe, Befunde, elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU), elektronische Verordnungen und zunehmend auch Abrechnungsdaten. KIM ersetzt damit klassische Übertragungswege wie Fax, Brief und unverschlüsselte E-Mail durch einen durchgehend digitalen und rechtssicheren Kanal. Die technischen Schnittstellen zwischen KIM und dem jeweiligen Praxisverwaltungssystem (PVS) oder Krankenhausinformationssystem (KIS) sorgen dafür, dass Dokumente direkt aus der Anwendung heraus versendet und empfangen werden können, ohne Medienbruch und ohne Umweg über unsichere Kanäle wie Fax oder unverschlüsselte E-Mail.

Sind Krankenhäuser an KIM angeschlossen?

Ja, Krankenhäuser sind seit dem 1. Januar 2021 gesetzlich verpflichtet, sich an die TI anzuschließen. Seit dem 1. Januar 2022 drohen bei fehlender TI-Anbindung Sanktionen in Form von Budgetkürzungen. Damit gehören Kliniken zu den ersten Einrichtungen, für die die Kommunikation im Medizinwesen zur Pflicht wurde. In der Praxis variiert der Reifegrad allerdings: Während große Häuser die digitale Kommunikation im Gesundheitswesen längst in ihre Krankenhausinformationssysteme integriert haben, arbeiten kleinere Kliniken teilweise noch mit Übergangslösungen. Der BSI-Befund zur IT-Sicherheit im Gesundheitswesen zeigt, warum gerade die Peripherie rund um KIM und TI zur Schwachstelle wird. Schnittstellenprogrammierung spielt bei der Integration des KIM-Dienstes in bestehende Systeme eine zentrale Rolle.

KIM im Gesundheitswesen: Fristen und Pflichten

Die Kommunikation im Medizinwesen ist kein freiwilliges Angebot, sondern eine regulatorische Vorgabe. Die KIM-Pflicht ergibt sich aus verschiedenen Gesetzen und betrifft unterschiedliche Sektoren zu unterschiedlichen Zeitpunkten. Wer die Fristen verpasst, riskiert empfindliche Kürzungen bei der Vergütung oder verliert die Abrechnungsfähigkeit. Ergänzend ordnet der Cluster zur Health IT Compliance die KIM-Pflichten in den breiteren regulatorischen Rahmen aus NIS-2, KHZG und MDR ein.

Für Gesundheitseinrichtungen mit laufender TI-Anbindung hängt die monatliche TI-Pauschale davon ab, dass die vorgeschriebenen Anwendungen in aktueller Version unterstützt werden. Fehlt der Nachweis für eine Anwendung, wird die Pauschale um die Hälfte gekürzt, fehlen mehrere, entfällt sie ganz. Die Höhe der Pauschale legen die jeweiligen Vereinbarungen fest und wird jährlich angepasst. Ein zentraler Baustein der Kommunikation im Medizinwesen ist deshalb die frühzeitige Kenntnis aller relevanten Fristen. Die wichtigsten Meilensteine im Überblick:

• Seit Oktober 2021: KIM-Pflicht für vertragsärztliche Praxen
• Seit Januar 2022: Sanktionen für Krankenhäuser ohne TI-Anbindung
• Seit Juni 2024: Empfangspflicht für eArztbriefe in Arztpraxen
• Seit Juli 2025: TI-Anschlusspflicht für alle Pflegeeinrichtungen
• Ab Oktober 2027: Abrechnung in der Pflege ausschließlich vollelektronisch via KIM, ursprünglich für Dezember 2026 geplant

KIM-Pflicht in der Pflege ab Oktober 2027

Für Pflegeeinrichtungen markiert der 1. Oktober 2027 den entscheidenden Stichtag. Ursprünglich war der 1. Dezember 2026 vorgesehen, im März 2026 wurde der Termin verschoben, damit die Pflege im Gleichschritt mit der Abrechnung nach SGB V umstellt. Bis Ende September 2027 bleibt das bisherige Verfahren mit Belegen auf Papier zulässig, ab Oktober 2027 läuft die Abrechnung mit den Pflegekassen vollelektronisch ausschließlich innerhalb der Telematikinfrastruktur. Betroffen sind ambulante Pflegedienste und stationäre Pflegeeinrichtungen in ganz Deutschland. Welche konkreten Schritte bei der KIM-Integration in Pflegeeinrichtungen nötig sind, zeigt der vertiefende Praxisleitfaden.

Die elektronische Abrechnung in der Pflege über KIM löst das bisherige DTA-Verfahren mit Papierbegleitdokumenten schrittweise ab. Wer die KIM-Anbindung nicht rechtzeitig umsetzt, riskiert Verzögerungen und Rückweisungen bei der Abrechnung gegenüber den Pflegekassen. In der Pflege wird die Kommunikation im Medizinwesen damit zur Grundlage des Abrechnungsbetriebs. Den zuverlässigen Betrieb von KIM und den angrenzenden Systemen sichert anschließend ein Health IT Service Management.

Kommunikation im Medizinwesen: Voraussetzungen und Kosten

Die Anbindung an die Kommunikation im Medizinwesen erfordert sowohl technische Infrastruktur als auch vertragliche Vereinbarungen mit einem zugelassenen Anbieter. Die KIM-Kosten setzen sich aus Einrichtungspauschalen, laufenden Betriebskosten und den Gebühren für das benötigte Kartenmaterial zusammen. Je nach Einrichtungstyp variiert der Aufwand erheblich.

Eine KIM-Adresse lässt sich für eine Praxis in der Regel innerhalb weniger Tage einrichten, vorausgesetzt, die TI-Anbindung steht bereits. Für die Refinanzierung der laufenden KIM-Kosten stehen Pauschalen der Kassenärztlichen Vereinigungen und Krankenkassen bereit. Die tatsächlichen Gesamtkosten hängen allerdings davon ab, ob bereits ein Konnektor vorhanden ist oder ob die TI-Anbindung komplett neu aufgebaut werden muss.

KIM und Telematikinfrastruktur: was wird benötigt?

Die Kommunikation im Medizinwesen setzt eine funktionierende TI-Anbindung voraus. Ohne Zugang zur Telematikinfrastruktur ist der KIM-Dienst nicht nutzbar. Die Voraussetzungen für KIM in der Telematikinfrastruktur umfassen folgende Komponenten:

• Konnektor oder TI-Gateway: Verbindung zur TI (Hardware oder Cloud-basiert)
• SMC-B: Institutionelle Smartcard als digitaler Praxis- oder Einrichtungsausweis
• eHBA: Elektronischer Heilberufsausweis für qualifizierte digitale Signaturen
• Kartenterminal: Für PIN-Eingabe und Signaturvorgänge
• KIM-Client-Modul: Software, die PVS oder KIS mit dem KIM-Dienst verbindet
• Vertrag mit einem zugelassenen KIM-Anbieter

Professionelle API- und Schnittstellenentwicklung unterstützt bei der technischen Anbindung an bestehende Systeme, insbesondere wenn individuelle Softwarelösungen im Einsatz sind. Ein KIM-fähiges System muss die Kommunikation im Medizinwesen nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe integrieren können.

KIM-Anbieter im Überblick

Die gematik lässt KIM-Dienste durch verschiedene Anbieter betreiben. Aktuell sind unter anderem folgende Anbieter für KIM im Gesundheitsbereich zugelassen:

• kv.dox (über die KBV)
• CGM KIM (CompuGroup Medical)
• kim+ (Arvato Systems)
• T-Systems / Telekom Healthcare
• akquinet health service

Bei einem KIM-Anbieter-Vergleich für die Arztpraxis zählen neben den reinen Kosten vor allem Vertragslaufzeit, Kompatibilität mit dem eingesetzten PVS, Support-Qualität und Mailbox-Kapazität. Ein Wechsel des KIM-Anbieters ist grundsätzlich möglich, erfordert aber eine neue KIM-Adresse und die Aktualisierung im Verzeichnisdienst. Empfehlenswert ist deshalb, den Anbieter bereits vor der Ersteinrichtung sorgfältig zu prüfen. Die Wahl des Anbieters beeinflusst unmittelbar, wie reibungslos die Kommunikation im Medizinwesen im Praxisalltag funktioniert.

Sicherheit und Zukunft von KIM

Sichere digitale Kommunikation im Gesundheitswesen ist kein Komfortmerkmal, sondern gesetzliche Pflicht. KIM erfüllt die strengen Anforderungen der DSGVO und des Patientendatenschutzgesetzes (PDSG) durch ein mehrstufiges Sicherheitskonzept. Gleichzeitig steht das System vor einem technologischen Umbruch: Die Telematikinfrastruktur 2.0 wird die Art verändern, wie Einrichtungen auf die Kommunikation im Medizinwesen zugreifen.

KIM in der Telematikinfrastruktur: Verschlüsselung und Datenschutz

Jede KIM-Nachricht wird Ende-zu-Ende-verschlüsselt, Gesundheitsdaten sind damit auch während der Übertragung vollständig geschützt. Zusätzlich wird jede Nachricht digital signiert, sodass Absender eindeutig identifizierbar sind und Inhalte nicht unbemerkt verändert werden können. Die Kommunikation im Medizinwesen (KIM) findet ausschließlich innerhalb des geschlossenen TI-Netzwerks statt. Der Zugang dorthin läuft zwar über das Internet, aber durch einen verschlüsselten Tunnel, eine offene Übertragung ist ausgeschlossen.

Elliptic Curve Cryptography

Seit Anfang 2026 löst ECC (Elliptic Curve Cryptography) die bisherige RSA-Verschlüsselung in der TI ab. Reine RSA-Konnektoren mussten bis Ende 2025 getauscht werden, für eHBA und SMC-B galt eine Übergangsfrist bis zum 30. Juni 2026. Für Einrichtungen bedeutet das: Karten ohne ECC-Zertifikat ersetzen und die Software auf ECC-Kompatibilität prüfen lassen. Der Artikel zu TI, KIM und DTA 2026 fasst alle Fristen und Änderungen rund um die Telematikinfrastruktur zusammen. Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung der Gesundheitsdaten bleibt dabei das zentrale Sicherheitsmerkmal der Kommunikation im Medizinwesen.

Vom Konnektor zum TI-Gateway

Die Telematikinfrastruktur 2.0 ersetzt den bisherigen Hardware-Konnektor durch ein cloudbasiertes TI-Gateway. Für Nutzer der Kommunikation im Medizinwesen bedeutet das: kein physisches Gerät mehr vor Ort, stattdessen ein sicherer Zugang zur TI über das Internet. Die Migration vom Konnektor zum Gateway lässt sich in der Regel innerhalb weniger Minuten durchführen.

Professionelle Wartung und Support stellen sicher, dass bestehende Systeme auch nach der Umstellung zuverlässig mit KIM für Gesundheitseinrichtungen kommunizieren. Die wichtigsten Änderungen durch TI 2.0:

• Kein Hardware-Konnektor mehr erforderlich
• Zero-Trust-Sicherheitsarchitektur
• Mobiler Zugriff auf KIM-Dienste erstmals möglich
• Geringere laufende Infrastrukturkosten