KIM im Gesundheitswesen: Integration für Pflege, Reha und Apotheke

KIM im Gesundheitswesen: wo die Integration steht

Die Karte ist bestellt, der Vertrag unterschrieben, doch KIM funktioniert erst, wenn die Software mitspielt. In der Pflege klafft zwischen Papierlage und Praxis eine erhebliche Lücke. Laut dem TI-Atlas 2025 der gematik waren 2025 nur 35 Prozent der ambulanten Pflegedienste und 23 Prozent der stationären Pflegeheime an die Telematikinfrastruktur angeschlossen, obwohl der Anschluss seit dem 1. Juli 2025 Pflicht ist. Regelmäßig nutzten KIM im Gesundheitsbereich gerade einmal vier bis fünf Prozent für den sicheren Datenaustausch. Die vollelektronische Abrechnung über KIM sollte ursprünglich ab Dezember 2026 verpflichtend werden. Im März 2026 wurde der Termin auf den 1. Oktober 2027 verschoben, bis dahin bleibt das bisherige Verfahren mit Belegen auf Papier zulässig. Ab Oktober 2027 läuft die Abrechnung mit den Pflegekassen ausschließlich vollelektronisch innerhalb der Telematikinfrastruktur. Die Lücke zwischen SMC-B-Karte und funktionierender KIM-Anbindung ist das zentrale Problem.

Telematik im Gesundheitswesen: Was Pflegeeinrichtungen jetzt brauchen

Der Artikel über die Entwicklung von Software im Gesundheitswesen verdeutlicht, wie heterogen die Systemlandschaft im Pflegesektor gewachsen ist. Ein Leitfaden über Branchensoftware ordnet die vielfältigen Lösungsansätze strategisch ein. Die Telematik im Gesundheitswesen erfordert eine funktionierende Infrastruktur, bevor eine erste Nachricht via KIM fließen kann. Für die erfolgreiche Integration von KIM im Gesundheitswesen, insbesondere in der Pflege, sind folgende Bausteine unerlässlich:

• TI-Zugang über Konnektor oder TI-Gateway
• SMC-B als institutioneller Einrichtungsausweis
• KIM-Client-Modul, kompatibel mit der eingesetzten Pflegesoftware
• Vertrag mit einem zugelassenen KIM-Anbieter
• Eintrag im zentralen Verzeichnisdienst (VZD)
• Geschultes Personal für den täglichen KIM-Betrieb

Entscheidend ist die Kompatibilität zwischen KIM-Client und Pflegedokumentationssystem. Ohne saubere Schnittstelle bleibt die KIM-Umstellung ein Papiertiger. Pflegeeinrichtungen, die mit Systemen wie Vivendi, Medifox DAN oder Connext arbeiten, sollten frühzeitig klären, ob die eingesetzte Version KIM-fähig ist. Eine erfahrene IT-Agentur kann dabei den entscheidenden Unterschied machen.

Die Grundlagen zur Kommunikation im Medizinwesen erläutern Voraussetzungen und Anbieterwahl im Detail. Auch Vertragsmanagement-Software verdient Beachtung: Bestehende Wartungs- und Softwareverträge beeinflussen, welche Anpassungen möglich und welche Kosten zu erwarten sind.

KIM-Anbindung in der Pflege: Systeme, Phasen, Zeitrahmen

Die KIM-Anbindung an Pflegesoftware im Gesundheitswesen erfolgt über ein Client-Modul, das zwischen KIM-Dienst und Dokumentationssystem vermittelt. Der Prozess läuft in klar definierten Phasen ab. Wer einen KIM-Dienst in der Pflege einrichten möchte, sollte mit realistischen Zeitrahmen planen, denn allein die Beantragung der SMC-B kann vier bis sechs Wochen dauern. Parallel dazu sollte die Health IT Compliance als Gesamtrahmen mitgedacht werden, weil größere Pflegeeinrichtungen seit Inkrafttreten des NIS-2-Umsetzungsgesetzes am 6. Dezember 2025 in den Anwendungsbereich fallen, maßgeblich sind die Größenkriterien nach § 28 BSIG (ab 50 Beschäftigten oder mehr als 10 Millionen Euro Umsatz und Bilanzsumme).

Wie binde ich KIM an bestehende Pflegesoftware an?

Der erste Schritt ist eine Bestandsaufnahme: Welche Pflegesoftware ist im Einsatz, welche Version, und unterstützt sie bereits den KIM-Standard? Viele Hersteller liefern das KIM-Client-Modul als Update oder Zusatzmodul aus. Falls die bestehende Software keine native KIM-Integration bietet, wird eine individuelle Schnittstellenlösung nötig. Die KIM-Integration beginnt deshalb mit der Analyse vorhandener Datenflüsse. Was das eingesetzte System darüber hinaus tragen muss, behandelt der Text zur Pflegedokumentation. Folgende Projektphasen haben sich bewährt:

• Vorbereitung: SMC-B beantragen, KIM-Anbieter wählen, Softwarekompatibilität klären
• Technische Einrichtung: TI-Zugang herstellen, KIM-Client installieren, Testlauf starten
• Rollout: Mitarbeitende schulen, Echtbetrieb aufnehmen, Abrechnungsworkflow umstellen
• Stabilisierung: Monitoring einrichten, Fehlerquellen beseitigen, Prozesse optimieren

Der Sektor Gesundheit gilt in Deutschland als kritische Infrastruktur, die KRITIS-Schwellen der BSI-KritisV erreichen Pflegeeinrichtungen allerdings in der Regel nicht. Für die Versorgung sind ihre Systeme trotzdem unverzichtbar, Ausfälle im Abrechnungsprozess treffen nicht nur die Verwaltung, sondern unmittelbar die Versorgung. Ein realistischer Zeitrahmen für die vollständige KIM-Anbindung liegt zwischen acht und sechzehn Wochen, abhängig von der Komplexität der IT-Landschaft und der Reaktionszeit des Softwareherstellers. Frühzeitig geplant, lässt sich die Umstellung auf KIM im Gesundheitswesen ohne Betriebsunterbrechung durchführen. Wer den Zeitpuffer für die Kartenbeantragung unterschätzt, gerät unter Druck.

Welche Dokumente kann ich per KIM übermitteln?

Über den KIM-Dienst lassen sich alle medizinischen Dokumente versenden, die innerhalb der Telematikinfrastruktur standardisiert sind. Für Pflegeeinrichtungen stehen dabei andere Dokumenttypen im Vordergrund als für Arztpraxen oder Krankenhäuser. Die digitale Kommunikation im Gesundheitsbereich per KIM umfasst unter anderem:

• Abrechnungsdaten gegenüber Pflegekassen (ab 10/2027 ausschließlich per KIM)
• Leistungsnachweise und Pflegedokumentation
• Verordnungen und Genehmigungen
• Entlass- und Überleitungsberichte
• Kommunikation mit Haus- und Fachärzten
• Heil- und Kostenpläne

Der Datenaustausch im Gesundheitswesen über KIM wird perspektivisch weitere Dokumenttypen einschließen. Bereits heute lässt sich die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung per KIM versenden. Für Reha-Kliniken kommen Therapiedokumentationen und Entlassberichte hinzu. Neue Dokumenttypen werden schrittweise in den Standard aufgenommen, KIM im Gesundheitswesen wächst damit stetig als sicherer Kommunikationskanal.

Telematikinfrastruktur und Pflege-Anbindung verbinden

Die eigentliche Herausforderung bei der KIM-Umstellung in der Pflege liegt in der Verknüpfung von Telematikinfrastruktur und gewachsener Systemlandschaft. Welche weiteren Änderungen 2026 auf Gesundheitseinrichtungen zukommen, zeigt der Blogartikel zu TI, KIM und DTA. Viele Einrichtungen arbeiten mit Software, die über Jahre individuell konfiguriert wurde. Die Anbindung der Telematikinfrastruktur in der Pflege erfordert häufig Anpassungen an Schnittstellen, Datenformaten und internen Workflows. Ohne passende Schnittstellenentwicklung bleibt KIM im Gesundheitsbereich oft an technischen Detailfragen hängen, besonders dort, wo mehrere Systeme parallel laufen.

KIM-Kommunikation im Gesundheitswesen: Reha und Apotheke

Nicht nur Pflegeeinrichtungen stehen vor der Aufgabe, KIM im Gesundheitswesen in bestehende Systeme zu integrieren. Auch Reha-Kliniken und Apotheken müssen den sicheren digitalen Nachrichtenaustausch anbinden, allerdings mit unterschiedlichen Schwerpunkten. Während Reha-Einrichtungen oft komplexe Dokumentationssysteme betreiben, ist die KIM-Anbindung in Apotheken stärker an das Warenwirtschaftssystem gekoppelt.

KIM-Integration in der Reha-Klinik

Die KIM-Integration in einer Reha-Klinik unterscheidet sich grundlegend von der Anbindung in der Pflege. Rehabilitationseinrichtungen nutzen häufig Krankenhausinformationssysteme, die bereits eine TI-Anbindung mitbringen. Anders als in großen Krankenhäusern, in denen KIM oft schon im Regelbetrieb läuft, steht in Reha-Kliniken die Anpassung interner Workflows im Vordergrund: Therapieberichte, Entlassdokumentationen und die sichere Kommunikation im Gesundheitswesen mit zuweisenden Ärzten müssen in den KIM-Workflow eingebunden werden. Für viele Reha-Kliniken bietet die Einführung des KIM-Dienstes die Chance, veraltete Fax-Prozesse abzulösen und den sektorenübergreifenden Datenaustausch im Gesundheitswesen zu beschleunigen.

Wie funktioniert KIM in der Apotheke?

In Apotheken ist KIM bereits seit der Einführung des E-Rezepts fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Die KIM-Anbindung erfolgt über das Warenwirtschaftssystem und wird in der Regel vom Softwareanbieter direkt KIM-fähig ausgeliefert. Der Integrationsaufwand ist deutlich geringer als bei der KIM-Anbindung an Pflegesoftware, weil die Systemlandschaft standardisierter aufgebaut ist.

Für KIM in Apotheken steht weniger die technische Einrichtung im Vordergrund als die konsequente Nutzung: Heil- und Kostenpläne, Rezeptanfragen und die Kommunikation mit verordnenden Ärzten lassen sich über KIM für Gesundheitseinrichtungen schneller und rechtssicher abwickeln als über Fax oder Brief.

KIM im Gesundheitswesen erfolgreich einführen

Die Einführung von KIM im Gesundheitswesen ist kein reines IT-Projekt, sondern immer auch eine organisatorische Veränderung. Wer gewohnte Abläufe digitalisiert, trifft auf Schulungsbedarf und Orientierungswünsche. Gerade in der Pflege fehlt häufig eine eigene IT-Abteilung.

Entlastung durch Outsourcing

Ob ein externer IT-Dienstleister mit der Einführung von KIM im Gesundheitswesen beauftragt wird, ist deshalb weniger eine Frage der Bequemlichkeit als eine der Notwendigkeit. Externe Unterstützung rechnet sich besonders, wenn die Pflegesoftware individuelle Schnittstellenanpassungen erfordert, mehrere Standorte gleichzeitig angebunden werden müssen oder die interne IT-Kompetenz für Telematikprojekte im Gesundheitsbereich fehlt. Über die Einführung hinaus sorgt ein durchdachtes Health IT Service Management für den dauerhaft stabilen Betrieb von KIM und den übrigen Systemen.

Den richtigen IT-Partner finden

Ein IT-Dienstleister, der KIM für Gesundheitseinrichtungen implementiert, sollte mehr mitbringen als technisches Know-how. Erfahrung mit Pflegesoftware, Verständnis für die Abläufe im Pflegealltag und Kenntnis der regulatorischen Anforderungen der Telematikinfrastruktur im Gesundheitsbereich machen den Unterschied zwischen einer reibungslosen KIM-Anbindung und einem Projekt, das ins Stocken gerät.

• Nachgewiesene Erfahrung mit der Telematikinfrastruktur
• Kompetenz bei der Anbindung gängiger Pflegesoftware
• Referenzen aus dem Pflege- oder Reha-Sektor
• Begleitende Schulung und Change-Management
• Langfristiger Support nach der Inbetriebnahme
• Transparente Projektplanung mit verbindlichem Zeitrahmen

TenMedia unterstützt Gesundheitseinrichtungen bei der KIM-Integration, von der Schnittstellenentwicklung bis zum laufenden Wartungs- und Support-Service. Unser Team begleitet den gesamten Prozess: von der Bestandsaufnahme über die technische Anbindung bis zur dauerhaften Betreuung.