Intranet Lösung

Was eine Intranet Lösung leistet

Eine Intranet Lösung ist eine intern erreichbare Anwendung, die Information, Dokumente und Abläufe eines Betriebs an einer Stelle bündelt. Sie ist über das Firmennetz oder einen gesicherten Zugang von außen erreichbar, aber nicht öffentlich. Der Unterschied zu einem Laufwerk liegt in der Struktur, denn Inhalte haben hier eine zuständige Person, ein Datum und eine Zielgruppe. In der öffentlichen Verwaltung grenzt eine Intranet Lösung damit an die Verwaltungssoftware, bildet aber die interne Kommunikation ab und nicht das Fachverfahren.

Der Nutzen entsteht durch Verbindlichkeit, nicht durch Technik. Eine Ablage ohne Zuständigkeit veraltet ab dem ersten Tag. Deshalb steht am Anfang nicht die Softwareauswahl, sondern die Frage, wer welchen Bereich pflegt und wie oft er geprüft wird. Diese Zuständigkeiten gehören schriftlich fixiert, sonst verlaufen sie nach dem dritten Monat.

Intranet Funktionen

Der übliche Umfang ist überschaubar. Dazu zählen Neuigkeiten und Aushänge, ein Personenverzeichnis mit Zuständigkeiten, eine Dokumentenablage mit Versionsstand und Freigabe, Formulare für wiederkehrende Anträge, eine Suche über alle Inhalte sowie ein Kalender für Termine und Abwesenheiten. Ohne brauchbare Suche wird jede Ablage zur Sackgasse, weil niemand sich Ordnerpfade merkt.

Standard oder Eigenentwicklung

Fertige Produkte decken den genannten Umfang gut ab und sind schnell verfügbar. Eigenes lohnt erst dort, wo Abläufe abgebildet werden sollen, die den Betrieb tatsächlich unterscheiden, etwa ein Freigabeweg über mehrere Standorte oder die Anbindung an ein Fachverfahren. Ein Intranet Portal, das nur Nachrichten und Dateien zeigt, rechtfertigt keine Eigenentwicklung. Der Standard trägt, bis ein Ablauf ihn sprengt. Der Weg zur eigenen Anwendung führt dann über Individualsoftware und beginnt sinnvollerweise mit dem einen Ablauf, nicht mit dem ganzen Portal.

Häufiger als die Technik entscheidet die Einführung. Ein Vorhaben schläft ein, wenn Inhalte nicht gepflegt werden, wenn die Suche nichts findet oder wenn parallel weiter per Mail verteilt wird. Zwei Wege für dieselbe Information bedeuten, dass keiner genutzt wird.

Intranet Sicherheit

Interne Erreichbarkeit ist kein Schutzkonzept. Nötig sind abgestufte Rechte je Bereich, ein geregelter Zugang von außen, ein Verfahren für ausscheidende Beschäftigte und eine Protokollierung von Zugriffen auf sensible Unterlagen. Personaldaten und Betriebsvereinbarungen gehören dabei nicht in denselben Bereich wie die Kantinenkarte. Kommt ein Zugang von außen dazu, gelten dieselben Anforderungen wie für jede öffentlich erreichbare Anwendung. Die eingesetzten Produkte und ihre Unterschiede beschreibt die Intranet Software.