Software für Unternehmen

Welche Arten von Software für Unternehmen es gibt

Software für Unternehmen umfasst alle Programme, mit denen ein Betrieb seine Arbeit organisiert, vom Buchhaltungsprogramm bis zum ERP-System. Gemeint ist Software, die Unternehmen einsetzen, nicht das Unternehmen, das sie herstellt.

Software für Unternehmen bezeichnet Anwendungen, die betriebliche Aufgaben wie Rechnungswesen, Warenwirtschaft, Kundenbetreuung oder Projektsteuerung unterstützen. Dazu zählen Standardsoftware wie ERP- und CRM-Systeme, Branchenlösungen und eigens entwickelte Individualsoftware. Welche Kombination passt, hängt von Branche, Größe und Entwicklungsstand des Betriebs ab.

Ein wachsender Teil der Software, die Unternehmen einsetzen, läuft als Cloud-Dienst. Nach der IKT-Erhebung des Statistischen Bundesamts nutzen 2025 54 Prozent der Unternehmen ab zehn Beschäftigten kostenpflichtige Cloud-Dienste. ERP- und CRM-Anwendungen beziehen dagegen nur jeweils 23 Prozent der Unternehmen als Cloud-Service.

Betriebssysteme und Standardprogramme

Es existieren diverse spezielle Arten von Software, die in deutschen Unternehmen Verwendung finden können. Die Basis jeder Software für Unternehmen bildet zumeist das Betriebssystem. Zwar können hier auch individuelle Anwendungslösungen zum Einsatz kommen, in der Regel wird jedoch auf Standardprogramme zurückgegriffen. Diese stammen zumeist von den Global Playern im Business, die weltweit die Branche der Softwareanbieter dominieren. Das sind vor allem Microsoft und Apple, mit einigem Abstand gefolgt von Linux-Distributionen.

Auch spezifische Geschäftsprozesse und Verwaltungsaufgaben lassen sich manchmal mit diesen Systemen bewerkstelligen. Aus diversen Gründen ist in den meisten Fällen jedoch die Kombination mehrerer unterschiedlicher Anwendungen ideal. Welche Arten von Software Unternehmen in Deutschland benötigen, hängt zumeist von zwei entscheidenden Faktoren ab: von der Branche, in der die Firma tätig ist, und vom Entwicklungsstand des Unternehmens.

Software für kleine Unternehmer und Start-ups

Wer selbstständig oder gerade dabei ist, ein Start-up zu gründen, ist zumeist etwas hemdsärmlich zugange. Nicht selten greifen frisch gegründete kleine Unternehmen auf digitale Produkte zurück, die schnell verfügbar sind und mit denen sie bereits als private Anwender erfahren sind. Ideal ist, wenn die Programme der Wahl eine weitere Eigenschaft erfüllen, nämlich geringe Kosten.

Für Start-ups und Unternehmer gilt gleichermaßen: Gründer müssen zu Anfang viel investieren und oft auch riskieren. Das gilt nicht nur in Deutschland, sondern auch weltweit. Und das in einer Phase, in der Umsatz und Teilhabe am Markt noch sehr gering sind. Handel und Vertrieb stecken noch in den Kinderschuhen. Geschäfts- oder Produktionsräume, Material zur Herstellung der zu vertreibenden Artikel, Infrastruktur, Technologie und Mitarbeiter, alles Kostentreiber. Sind kleine Firmen neu auf dem deutschen Markt, muss nicht selten vergleichsweise viel in die Akquise von Kunden investiert werden, um Dienstleistungen und Produkte zu vermarkten. Auch Marketing und Werbung können viel Geld verschlingen. Nicht selten sieht ein Gründer keine andere Möglichkeit, als an der Firmensoftware zu sparen.

Daher besteht der Software-Stack, den kleine Unternehmen nutzen, in der Regel aus einer Basis an Software für Unternehmen, die nötig ist, um das Start-up nach dem Gründen am Laufen zu halten:

• Buchhaltungssoftware
  Buchhaltung ist bereits direkt nach dem Gründen einer Firma wichtig. Sie verschafft einen Überblick über Einnahmen und Kosten, finanzielle Risiken, Investitionsmöglichkeiten und in Deutschland zu zahlende Steuern. Ohne Buchhaltung ist keine stringente Lohnzahlung an die Mitarbeiter gewährleistet. Buchhaltungssoftware erleichtert die Buchhaltung und kann viel Zeit und Geld sparen. Immerhin sollten die zeitlichen Ressourcen in die Kernprozesse des Start-ups investiert werden, denn nur diese Voraussetzung ist ideal, um Umsatz zu generieren.
• Rechnungsprogramme
  Diese Lösungen machen die Buchhaltung von Start-ups und Unternehmen besonders effizient. Gestützt auf die Technologie einfacher Datenbanken erfassen sie die Daten von Kunden oder Lieferanten. So lassen sich Umsatz und Einkauf überwachen. Rechnungsprogramme beinhalten Funktionen, um selbstständig Beträge zu errechnen und Rechnungen zu erstellen. Teilweise ist mit diesen Lösungen auch das Versenden von Rechnungen oder Zahlungserinnerungen möglich.
• Office-Lösungen
  Sie dienen dem Schreiben von Korrespondenz, dem Erstellen von Kalkulationen oder auch Präsentationen. Viele Gründer kennen z. B. die allgegenwärtigen Office-Anwendungen von Microsoft.
• E-Commerce
  Anwendungen aus dem Bereich E-Commerce sind nahezu unabdingbar für ein Business, das darauf beruht, Produkte an Kunden zu verkaufen. Hierbei handelt es sich um wichtige Tools für den Vertrieb und die Werbung im Internet. Firmen und Anbieter, die nicht in den Handel involviert sind, werden diese Software für Unternehmen eher uninteressant finden.
• Firmensoftware für Geschäftsprozesse
  In diese Kategorie fällt jede Anwendung weltweit, die in Zusammenhang mit den Kernprozessen einer Firma steht. Das umfasst zum Beispiel Systeme für den Handel online oder offline oder die Koordination von Einkauf und Bestellungen. Je nach Bereich und Ausrichtung des Unternehmens kann es sich auch um Programme zur Fertigung eines Produkts handeln. So lassen sich zum Beispiel mit sogenannten CAD-Programmen (Computer Aided Design) digitale Entwürfe von einem Artikel anfertigen. Firmensoftware aus dem Bereich CAM (Computer Aided Manufacturing) hingegen dient der automatisierten Fertigung von Produkten. Auch lassen sich damit Statistiken erstellen. Wenn diese Firmensoftware ideal konfiguriert ist, spart sie Ressourcen. Das ist nicht nur von finanziellem Vorteil für die Firma, sondern dient auch der Nachhaltigkeit.

Firmensoftware für KMU und GmbH

Nach dem Gründen eines Unternehmens folgt eine der größten Herausforderungen: die Umstellung auf ein zukunftsorientiertes System. Mit diesem sollten sich möglichst alle Geschäftsprozesse und die Buchhaltung im Sinne der Nachhaltigkeit sinnvoll verwalten lassen. Das Start-up wächst, wird zu einer GbR oder GmbH und gehört nun in den Bereich Kleine und Mittelständische Unternehmen. Der Vertrieb steigert sich. Artikel werden beispielsweise im gesamten deutschen Raum verkauft, dann europaweit oder weltweit. Geschäftsprozesse werden zunehmend komplexer und sind schwieriger zu überwachen. Spätestens an diesem Punkt sollte ein Unternehmen seine Firmensoftware aufstocken. Jetzt sind nachhaltige Lösungen für Projektmanagement, für Kundenservice und Vermarktung sowie für Marketing und Werbung gefragt.

Projektmanagementanwendungen sind modular aufgebaut. So kann diese Software für Unternehmen einen ganzheitlichen Überblick über Geschäftsprozesse im Rahmen eines definierten Projekts ermöglichen. Auf diese Weise lässt sich zum Beispiel die Herstellung von einem Produkt ideal planen. Mit diesem System können verschiedene Produktionsschritte in Echtzeit überwacht werden. Darüber hinaus liefert es einen Überblick über benötigte oder eingesetzte Ressourcen. Dazu gehört zum Beispiel auch die Zeiterfassung. Die Daten können in der Cloud gespeichert und bearbeitet werden.

Spätestens jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, an dem Anwendungen von Microsoft immer seltener mithalten können. Viele wachsende Unternehmen steigen auf ein ERP-System um, in Deutschland häufig auf eines von SAP. Dieses modulare System ist ein Universalwerkzeug zur Abwicklung von Unternehmensprozessen.

Software für Unternehmen im Marketing

In der heutigen Zeit ist die Werbung für eine Firma ein komplexes Feld. Sie reicht von Blogartikeln, Plakaten und Anzeigen im Internet über Beiträge und Clips auf Social-Media-Kanälen und Newsletter bis zu Werbung im Radio oder TV, zum Bewertungsmanagement und zu Statistiken.

In diesem Bereich hilft Software für Unternehmen dabei, Artikel und Dienstleistungen anzupreisen. Die Grenzen zum Marketing sind fließend. Hier spielen unter anderem auch SEO-Maßnahmen eine Rolle. Suchmaschinenoptimierung ist mehr, als Artikel für Landingpages zu schreiben. Es werden CMS wie TYPO3 benötigt, um Inhalte einzupflegen. Software-Unternehmen bieten spezielle Tools zur Überwachung von Webseiten und zur SEO-Optimierung. Damit lässt sich das Ranking in den Suchergebnissen im Internet erheblich verbessern.

ERP und CRM: Software für Kleinunternehmen und Großfirmen

Für viele KMU sind ERP-Software und Anwendungen aus dem Bereich CRM unverzichtbar. Ab 50 Beschäftigten gilt eine Firma nach EU-Definition als mittleres Unternehmen, bis einschließlich 249 Beschäftigte (Europäische Kommission, Empfehlung 2003/361/EG, 2003). Die KMU expandieren, wachsender Umsatz führt zu mehr Investitionen in das Business. Es werden z. B. neue Mitarbeiter eingestellt und neue Märkte erschlossen. Neue Artikel und Produkte werden hergestellt oder die Palette der Dienstleistungen erweitert. Die Expansion des Absatzes erfolgt weltweit. Der Platz wird zu eng. Produktionsstätten werden an einen anderen Ort ausgelagert, Büros erweitert. Mitarbeiter arbeiten vermehrt selbstständig remote im Homeoffice.

Die Folgen sind komplexere Infrastrukturen und längere Kommunikationswege. Der Kundenstamm wächst und damit auch die benötigte Kapazität beim Bearbeiten von Kundenanfragen. Die Datensätze werden zunehmend verschachtelter. Die Cloud wächst, größere Server werden benötigt. Aus diesen Gründen braucht es Software für Unternehmen, die dabei hilft, die Herausforderungen komplexer Strukturen zu bewältigen. Hier gewinnen ERP und CRM als Software für Unternehmen an Bedeutung.

Welche Aufgaben übernimmt ein ERP-System?

Enterprise Resource Planning, kurz ERP, ist ein System zur Überwachung der gesamten Wertschöpfungskette von KMU und Großfirmen. Es hilft dabei, die standardisierten Abläufe eines Unternehmens in Echtzeit abzubilden und zu steuern. ERP-Software ist ein Paket, das den Großteil der einzelnen Programme eines Unternehmens ersetzt. Sämtliche Geschäftsprozesse werden in einer prozessübergreifenden Anwendung gebündelt. Das Überwachen von Ressourcen hilft z. B. dabei, Prozesse in der Herstellung zu verschlanken und Kosten zu senken. Außerdem leisten ERP-Systeme einen großen Beitrag zum Qualitätsmanagement.

Mit ERP-Software lassen sich unter anderem folgende Aufgaben bewerkstelligen:

• Controlling
• Produktionsplanung und -steuerung
• Steuerung von Produktionsprozessen
• Einkauf und Vertrieb
• Personalwirtschaft
• Buchhaltung
• Marketing

Besonders präsent auf dem Markt im Bereich ERP sind in Deutschland Systeme der Anbieter SAP, Microsoft oder Oracle. Ergänzend dazu setzen viele Unternehmen auf spezialisierte Lösungen für einzelne Prozessbereiche, etwa eine Vertragsmanagement-Software für die zentrale Steuerung von Fristen, Freigaben und Archivierung.

Was sind CRM-Lösungen?

Ein Aushängeschild von KMUs ist zumeist, dass sie einen persönlichen Kontakt zu ihren Kunden pflegen. In diesem Bereich den Überblick zu verlieren, kann für ein Unternehmen schwerwiegende Folgen haben. Größere Firmen sehen sich im Kundensupport mit großen Aufgaben konfrontiert. Im Zeitalter der Digitalisierung wird eine schnelle, kompetente Bearbeitung im Kundensupport erwartet.

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Aus diesen Gründen ist es sinnvoll, Software für Unternehmen zu nutzen, die bei der Pflege der Kundenbeziehungen hilft. Dafür gibt es die sogenannten CRM-Systeme. CRM steht für Customer Relationship Management. Ein CRM-System speichert alle relevanten Daten in einer Datenbank, von Kontakt- und Bestandskundendaten über Anfragen, Beschwerden und Serviceanfragen bis zu Anfragen potenzieller Kunden sowie Daten und Statistiken für Akquise und Marketing.

Mithilfe von Firmensoftware aus dem Bereich CRM lassen sich diese Daten sammeln und verwalten. Werden die abgebildeten Daten sinnvoll ausgewertet, ist dies als Grundlage ideal, um das Qualitätsmanagement eines Unternehmens zu verbessern. Darüber hinaus können über das CRM-System Daten in Echtzeit an den Kundenservice übermittelt werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob diese Mitarbeiter an einem Computer oder einem Mobilgerät arbeiten. Auch die Art der Kommunikation ist nicht ausschlaggebend. Es kann sich um telefonischen Support, Chats oder Nachrichten via Social Media handeln. Der Kundenservice hat die Daten sofort parat und kann daraus notwendige Schlussfolgerungen ziehen. So spart diese Art von Software Unternehmen Geld und sorgt für eine Steigerung der Kundenzufriedenheit.

Lizenziert oder Open Source: Software für Unternehmen wählen

Je komplexer die Firmenstruktur oder die Produktionsprozesse, desto größer das ERP-System oder das Paket verschiedener Anwendungen. Vor allem spezifische Programme mit einem großen Funktionsumfang können mit hohen Kosten für die Software-Lizenzen zu Buche schlagen. Für viele Firmen in Deutschland ist es daher attraktiv, bei ihrer Firmensoftware auf Open-Source-Software aufzubauen.

Was Open Source bedeutet

Das Thema Open Source ist aus mehreren Gründen ziemlich komplex. Es gibt Unterschiede und Schnittmengen zwischen Open-Source-Software, Freier Software und Freeware. Unter dem Begriff Open-Source-Software sind hier Anwendungen zusammengefasst, die kostenlos für kommerzielle Zwecke genutzt werden können und quelloffen sind.

Quelloffen bedeutet, dass der Code der Anwendung offen zugängig ist. Programmierer können hier Veränderungen vornehmen. So lässt sich ein Programm flexibel individuell an die Bedürfnisse der User anpassen.

Die Vorteile von Open-Source-Software sind zusammengefasst:

⬆️ Kann flexibel an die Bedürfnisse einer Firma angepasst werden
⬆️ Schnittstellen mit anderen Programmen können weltweit eingerichtet werden
⬆️ Es entstehen keine Kosten für die Nutzung
⬆️ Werden zum Teil fortlaufend durch eine lebendige Community weiterentwickelt
⬆️ Bieten mehr Nachhaltigkeit

Welche Risiken durch quelloffene Software für Unternehmen entstehen können

Aus verschiedenen Gründen bergen Open-Source-Lösungen jedoch auch einige Nachteile und Risiken. Es gibt z. B. keine Garantie dafür, dass sich der Quellcode richtig bearbeiten lässt. Außerdem ist nicht automatisch gesagt, dass sich Programmierer finden, die diese Anwendung weiterentwickeln.

Sicherheitsrisiken und der deutsche Datenschutz

Durch das Entwickeln innerhalb einer offenen Community können Open-Source-Anwendungen Sicherheitslücken aufweisen. Anders als bei Lizenz-Software steht hinter Open Source nicht immer ein Software-Unternehmen, das die Sicherheit des Programms gewährleistet. Es gibt in der Regel keinen dahin gehenden Support.

In einer Auswertung von 965 kommerziellen Codebasen enthielten 81 Prozent Schwachstellen mit hohem oder kritischem Risiko (Black Duck, Open Source Security and Risk Analysis Report, 2025). Datenschutzrechtlich kommt es dabei nicht darauf an, in welchem Land eine Software entwickelt wurde. Entscheidend ist, wie sie personenbezogene Daten verarbeitet und ob Daten in Länder außerhalb der EU übermittelt werden.

Aus diesen Gründen sollte eine Firma genau überlegen und einen Vergleich anstrengen, ob eine Open-Source-Software geeignet ist. Immerhin werden damit sensible Kundendaten und Produktionsprozesse verwaltet.

Qualität quelloffener Lösungen

Die Qualität kann bei quelloffenen Lösungen stark variieren. So gelten z. B. viele Web-Browser, die als Open-Source-Projekt entwickelt wurden, als sicher. Dasselbe gilt für Entwicklerprogramme, Frameworks und andere Anwendungen, die von Softwareunternehmen genutzt werden. Diese sind in der Regel erfahren genug, zu erkennen, welche Open-Source-Lösung ideal eingebunden werden kann und in welcher sich Sicherheitslücken finden lassen.

Wenn Standardsoftware nicht reicht

Nicht jede betriebliche Anforderung lässt sich mit fertiger Software für Unternehmen abbilden. Dann kommt Individualsoftware ins Spiel, also einzelne Anwendungen oder ganze Systeme, die exklusiv für eine Firma entwickelt werden. Das gilt nicht nur für klassische Programme, sondern auch für Apps, Web Apps, Datenbanken, Lösungen im Bereich Cloud oder ERP-Systeme.

Die Entwicklung individueller Software für Unternehmen kann u.a. folgende Gründe haben:

• Komplexe Geschäftsprozesse, die sich durch Standard-Lösungen nicht verwalten lassen
• Spezialisierte Produktionsprozesse
• Kombination mehrerer unterschiedlicher Software-Komponenten
• Ressourcen sparen durch schlanke Funktionen
• Nachhaltigkeit
• Besseres Arbeitsklima und höhere IT-Sicherheit

Manchmal sind die Infrastrukturen oder Produktionsprozesse innerhalb eines Unternehmens besonders komplex oder individuell. Dann reichen selbst umfangreiche ERP-Systeme von SAP, Microsoft und Co. nicht mehr aus, um diese Geschäftsprozesse abzubilden.

Schnittstellen und Lizenzen

Oft müssen verschiedene Lösungen kombiniert werden. Der Stack an Anwendungen und Tools wird schier unübersichtlich. Die Programme sind nicht miteinander kompatibel und brauchen Schnittstellen. Dafür muss der Quellcode im Rahmen einer Softwareentwicklung angepasst werden, was im Rahmen einer Software-Lizenz zu Problemen führen kann. In solchen Ausgangslagen fällt die Entscheidung häufig für eine eigene, individuelle ERP-Software.

Ressourcen sparen durch schlanke Funktionen

Manchmal verfügt die ERP-Software einer Firma über zu viele Funktionen. Das macht die Navigation unübersichtlich. Außerdem können daraus längere Ladezeiten und überfüllte Datenspeicher resultieren. Das sorgt für kleine oder große technische Probleme und eine schlechtere Nachhaltigkeit.

Da Standardsoftware sich meistens nicht ideal den Bedürfnissen der Nutzer anpassen lässt, passt eine individuelle Softwarelösung oft besser zu den Abläufen. Ein gutes Beispiel sind Office-Anwendungen vom Anbieter Microsoft. Professionelle User schätzen die Vielfältigkeit der Funktionen. Für Anwender, die weniger Optionen benötigen, gestaltet sich die Navigation jedoch im Vergleich sehr kompliziert. Individuelle ERP-Software kann so entwickelt werden, dass sie modular an die Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeiters angepasst werden kann.