Zusammenarbeit mit einer Internetagentur

Definition Internetagentur

Eine Internetagentur, auch Web Agentur oder Webagentur genannt, ist ein Dienstleistungsunternehmen, welches im Kundenauftrag die Konzeption, Entwicklung, Gestaltung, sprich das Design, und Betreuung von Websites, Apps und anderen digitalen und Online Produkten übernimmt. Doch die Webentwicklung, auch wenn sie einen großen Teil ausmacht, muss nicht das einzige Tätigkeitsfeld einer Internetagentur sein. Manche Webagenturen bieten zusätzlich Suchmaschinenoptimierung, auch SEO für search engine optimization genannt, und Marketing oder Online Marketing im Speziellen, an. Auch kann die Realisierung von anderen IT-Projekten gleichermaßen dazugehören, wie die Digitalisierung, Softwareentwicklung, Cloud-Software und andere cloudbasierte Dienste, Entwicklung von APIs, Hosting, Monitoring, Automatisierung sowie die Durchführung von Backups. Bereiche wie das Management werden üblicherweise nicht von Internetagenturen übernommen, kann aber andere Formen annehmen, wie zum Beispiel das Portal Management eines von der Internetagentur entwickelten Onlineportals.

Darüber hinaus kann eine Internetagentur auch eigene Portale betreuen oder eigene digitale Produkte vertreiben. Insofern können Agenturen auch als Software-Haus mit einem Schwerpunkt auf Websites und Apps gesehen werden. Dabei wird zwischen einmaligen und fortlaufenden, also etatweise vergebenen Projekten unterschieden. Bestimmte Dienstleistungen, wie z.B. die Einrichtung eines Automatisierungsprozesses kann, sofern nicht anders vereinbart, zu einem festgelegten Termin abgeschlossen oder zu einem fortlaufenden Projekt werden, wie die Pflege einer Website nach abgeschlossener Entwicklungsarbeit. Andere fortlaufende Projekte sind beispielsweise das Monitoring und Hosting, für das monatlich feste Zeiten vereinbart werden.

Zielgruppe von Internetagenturen

Zu den häufigsten Auftraggebern von Internetagenturen gehören Start-ups, die ihr Unternehmen weiter aufbauen und ihre Reichweite erhöhen wollen, kleine und mittelständische Unternehmen, kurz KMU, sowie große Konzerne, die Bedarf an einem Internetauftritt haben oder den bestehenden verbessern wollen. An der Zielgruppe bemisst sich auch die Größe und der Aufwand des Projektes, wobei die Projekte von Konzernen meist die größten und zeitintensivsten Projekte sind.

Ablauf der Zusammenarbeit mit einer Internetagentur

Der Ablauf einer Zusammenarbeit mit einer Internetagentur kann sehr individuell aussehen. Basierend auf Erfahrungswerten lassen sich Phasen identifizieren, deren Vorkommen und Länge aber je nach konkreten Umständen variieren. Handelt es sich um einen bekannten Kunden oder einen Folgeauftrag, können einzelne Schritte möglicherweise übersprungen oder mit nur einer E-Mail getan sein.

1. Finden einer Internetagentur

An erster Stelle steht die Suche nach einer passenden Internetagentur. Im Idealfall ist man durch Mundpropaganda, Empfehlung von Kollegen oder anderen Unternehmen bereits auf eine Internetagentur gestoßen, ansonsten lässt sich mittels einer Recherche nach möglichen Kandidaten suchen. Dabei helfen vor allem Stichwörter, die wichtig für das Projekt sein könnten, wie z.B. der Ort, an dem sich die Agentur befinden sollte oder Präferenzen für die Verwendung bestimmter Technologien, Entwicklungsframeworks oder CMS, was für die Kompatibilität mit dem eigenen System und vor allem dann wichtig ist, wenn ein bereits bestehendes Projekt optimiert werden soll.

Eine weitere Möglichkeit sind Messen und Kongresse, auf denen sich Agenturen präsentieren. So kann man sich vor Ort bereits einen Eindruck verschaffen und unverbindlich ins Gespräch kommen.

Grundsätzlich ist die Kontaktaufnahme jedoch in beide Richtungen möglich. Der Erstkontakt kann entweder durch den Auftraggeber initiiert werden, der auf die Agentur zugeht und sie telefonisch oder per Mail kontaktiert, oder durch die Internetagentur, die sich auf öffentliche Ausschreibungen für Projekte bewirbt.

2. Erstes unverbindliches, kostenloses Kennenlerngespräch

Sobald der erste Kontakt hergestellt wurde, wird ein Termin zu einem kostenlosen und unverbindlichen Kennenlerngespräch vereinbart. Daran beteiligt sind die Projektleiter seitens des Kunden sowie der Projektmanager der Internetagentur, verantwortliche Entwickler sowie gegebenenfalls Grafiker oder Content Manager. Das Gespräch kann entweder persönlich in der Agentur bzw. beim Kunden stattfinden oder telefonisch erfolgen, wenn eine geografische Distanz ein Treffen nicht zulässt. Auch Videochats sind möglich und in manchen Fällen nicht nur persönlicher, sondern auch effizienter, wenn es um die Besprechung visueller Details geht.

Inhalt des Gesprächs sind ein Überblick über das Projekt und eine fachliche Einschätzung basierend auf Erfahrungswerten und webrelevantem Wissen zu Online-Produkten, Algorithmen und Marketing. Doch nicht nur die fachliche Seite, sondern auch ein persönliches Kennenlernen spielt eine entscheidende Rolle, da man im Rahmen der Umsetzung mindestens drei bis vier Monate zusammenarbeitet und in ständigem Kontakt steht. Vor allem für Start-ups ist das erste Kennenlernen sehr wichtig, da hier die Entwicklungskurve voraussichtlich am steilsten sein wird.

Darüber hinaus sind die realisierten Projekte von Agenturen im Allgemeinen, aber auch Internetagenturen im Speziellen keine Stangenware – jedes IT-Projekt ist individuell und eine Innovation. Je größter es ist, desto unwahrscheinlicher ist es, dass es schon einmal umgesetzt wurde oder in der Form bereits vorliegt. Da es die eigenen Vorstellungen der Auftraggeber enthält, ist eine Entwicklung von Grund auf sinnvoll.

Im Verlauf des Gesprächs erfolgt eine grobe Schätzung des Arbeitsaufwands und es werden Erfahrungswerte mit ähnlichen Projekten ausgetauscht. Zudem stellt die Agentur ihre Vertragskonditionen vor, zu denen sie arbeitet. Wenn sich zu dem Zeitpunkt bereits große Differenzen in Bezug auf einzelne Aspekte ergeben – wie z.B. die Anzahlung, den Stundensatz und die Leistungsfähigkeit der Agentur (hier geht es nicht nur um die Qualität, sondern auch darum, ob die Agentur zum Projekt passt und hinsichtlich der Anzahl ihrer Mitarbeiter und sonstiger Ressourcen in der Lage ist, dieses umzusetzen) – so kann noch rechtzeitig eingelenkt werden.

Je nach Projekt und dessen Umfang kann auch ein zweiter persönlicher oder telefonischer Termin erfolgen. Sofern die Vor- und Nachbereitung des Gesprächs keine kundenspezifischen Recherchen nach sich zieht, sind auch diese weder mit Kosten verbunden noch in irgendeiner Form bindend.

3. Angebot

In einem nächsten Schritt kann der Auftraggeber, sofern nicht bereits geschehen, der Internetagentur eine Angebotsaufforderung, einen sogenannten RFP (request for proposal), welcher die gewünschten Leistungen aufführt, zukommen lassen. Dieser Schritt ist aber optional und in den meisten Fällen erstellt die Agentur auf Grundlage des vorausgegangenen Gespräches ein Angebot. Dieses muss noch nicht alle Details, kann aber bereits Preise für die besprochenen Features sowie Fristen oder grobe Zeitrahmen enthalten. Im Verlauf können diese noch schwanken und sollen dem Kunden zunächst eine grobe Vorstellung der finanziellen Konditionen geben.

Je nach Projekt können in der Angebotsphase bereits verschiedene Entwürfe oder Layouts erstellt werden, was vor allem bei großen Projekten oder öffentlichen Ausschreibungen der Fall ist, welche separat nach Konditionen der Agentur berechnet werden. In der Regel ist die Angebotserstellung jedoch weiterhin kostenfrei und freibleibend.

Nach Rücksprache mit dem Auftraggeber wird das Angebot besprochen und verändert bzw. weiterentwickelt und bei Bedarf ein Kostenvoranschlag gestellt. Dieser enthält eine detaillierte Auflistung der einzelnen Leistungen, Kostenpositionen und Deadlines ist im Unterschied zum Angebot verbindlich und, weil er mit einer intensiveren Beschäftigung mit dem Projekt einhergeht, in der Regel nicht kostenfrei. Dafür sind zukünftige Abweichungen der veranschlagten Kosten weniger wahrscheinlich oder können auf Wunsch mittels einer Preisgarantie ganz ausgeschlossen werden.

Für die Finanzierung des Projektes gibt es unterschiedliche Modelle: Von der klassischen Barzahlung über Ratenzahlungen oder die direkte Zusammenarbeit von Agenturen mit Banken bis hin zu Code for Equity, einer Unternehmensbeteiligung, ist alles möglich. Während ein Kostenvoranschlag optional ist, so ist eine Anzahlung immer fällig. Diese liegt je nach Projekt zwischen 30% und 50% des Endpreises.

Sobald die Konditionen geklärt sind, erfolgt eine Auftragserteilung, mit der die Umsetzungsphase beginnt.

4. Umsetzung

Bevor es an die Umsetzung des Projekts geht, werden bei einem Kick-off-Termin mit dem Auftraggeber letzte Absprachen getroffen. Im Anschluss daran plant die Agentur die Projektumsetzung intern und verteilt die Aufgaben an einzelne Mitarbeitende. Um Missverständnisse zu vermeiden, finden regelmäßige Zwischentermine mit dem Kunden in einem Abstand von ca. vier bis sechs Wochen statt, bei denen über den neusten Stand informiert, Fragen aus dem Weg geräumt und sonstige Abstimmungen vollzogen werden.

Zusätzlich werden Zwischenergebnisse präsentiert. Mithilfe von Wireframes kann sich der Auftraggeber ein Bild vom Gerüst des Produktes machen: Hier werden Struktur, Aufteilung und Positionierung der Elemente und Funktionen skizziert. Auch für das Layout folgen erste Design-Entwürfe. Dieses wird nach Rücksprache und Einpflegen der gewünschten Änderungen zusammengebracht und zu konkreten Screen-Designs weiterentwickelt, die bereits Details wie Bilder, Grafiken und Effekte enthalten und nahe an das Endprodukt herankommen.

Parallel dazu findet die technische Umsetzung statt. Ebenfalls auf Wireframes basierend wird der Code auf die jeweilige Plattform oder das Gerät abgestimmt geschrieben. Dabei werden die für das Projekt passenden Programmiersprachen wie z.B. PHP, C# oder Java verwendet und gängige Entwicklungsframeworks, wie z.B. Laravel, Angular.js oder CMS wie beispielsweise Joomla zur Hilfe genommen. Auch dies findet in ständiger Rücksprache mit dem Auftraggeber statt.

Anschließend, oder in manchen Fällen analog dazu, wird das von Grafikdesignern finalisierte Design, welches die Farbgebung, verwendete Schriftarten, Grafiken und Bedienfelder bzw. Buttons enthält) angewendet.

5. Fertigstellung

Die Fertigstellung ist stark von der Art des Produktes abhängig. Um die Umsetzungsphase abzuschließen, erfolgt entweder eine finale Abnahme oder es wird das weitere Vorgehen besprochen. Im Falle einer Website beinhaltet dies nicht nur die Online-Stellung, sondern beispielsweise auch einen langfristigen Hosting-Plan. Beim Hosting wird für die jeweiligen Web-Services und die Domain Speicherplatz auf einem Server zur Verfügung gestellt, über den sie in Zukunft erreichbar sein wird. In manchen Fällen ist die Website auch nur der erste Schritt, auf den dann noch weitere Produkte wie eine App, ein Social-Media-Kanal oder dergleichen folgen.

6. Betreuung

Nach der Übergabe ist ein IT- oder Online Projekt in der Regel nicht abgeschlossen, in den meisten Fällen folgen weitere Schritte oder eine Verbesserung des Produktes nach erster Markterfahrung. Web-Projekte beinhalten so gut wie immer auch das Monitoring, bei dem die Website, Web-App oder App betreut und mithilfe von manuellen und automatisierten Tests auf Ihre Funktionalität und eine bestehende Verbindung überprüft wird. Im Rahmen einer Wartung werden dann die gefundenen Fehler behoben und der Code optimiert.

Unabhängig von der Art des Produktes und ganz gleich, ob die Agentur zum festen IT-Partner des Unternehmens wird oder nicht, bleibt man nach der Fertigstellung in Kontakt und sie ist Ansprechpartner bei technischen Problemen.

Tipps eine gute Internetagentur zu finden

Woran man eine gute Internetagentur erkennt, ist nicht immer leicht zu sagen und kommt ganz auf das Projekt und die eigenen Vorstellungen und Bedürfnisse an. Anhaltspunkte können aber beispielsweise Referenzen sein, sogenannte Case Studies, mit denen man sich ein Bild von ihren Leistungen und deren Qualität machen und die man mit dem eigenen Projekt in Verhältnis setzen kann.

Wenn eine Webagentur neben der technischen Entwicklung und Programmierung auch Services wie Marketing oder Online Marketing und Suchmaschinenoptimierung, meist abgekürzt mit SEO, anbietet, lässt sie sich als Full-Service-Agentur bezeichnen. Die Anzahl der angebotenen Leistungen einer Internetagentur ist allerdings nicht ausschlaggebend und noch lange keine Aussage über ihre Qualität. Ein Komplettpaket ist zudem nicht für jeden Anwendungsfall sinnvoll. Das Webdesign ist beispielsweise etwas, das in Absprache mit dem Kunden extern vorgenommen werden kann. Das Marketing ist jedoch ein kontinuierlicher und sehr auf das Unternehmen zugeschnittener Vorgang, der nur dann von Internetagenturen übernommen werden sollte, wenn eine feste IT-Partnerschaft besteht oder es sich um eine spezielle Kampagne oder den Start einer solchen handelt. Eine weitere Möglichkeit ist das Agenturmatching, eine Zusammenarbeit von Agenturen mit unterschiedlichen Expertisen und Spezialisierungen, die gemeinsam ein Online Produkt realisieren und ihr jeweiliges Expertengebiet, sei es die Webentwicklung, das Webdesign, Suchmaschinenoptimierung, kurz SEO, oder das Marketing, bedienen.

Einen größeren Stellenwert als die technische Qualität hat zumeist aber die menschliche Seite. Eine gute Internetagentur zeigt großes Interesse und entwickelt ein schnelles und tiefes Verständnis für das Unternehmen sowie ein Gefühl für die Produkte und deren Zielgruppe.

Das Einhalten von Deadlines sollte selbstverständlich sein und auch darüber hinaus sollte sie jederzeit erreichbar und schnell zur Stelle sein, wenn es um Fehler oder Probleme geht. Vielen Kunden ist es ein wichtiges Anliegen, auch nach der Fertigstellung einen Ansprechpartner und eine angemessene Betreuung für ihr Produkt zu haben. Auch wenn heutzutage vieles digital und aus der Ferne geregelt werden kann, kann es dennoch nur von Vorteil sein, wenn die Internetagentur auch geografisch gesehen gut erreichbar ist – im Idealfall also in derselben Stadt und zentral sowie gut angebunden.

Bei ihrer Ausführung sollte sie flexibel in Bezug auf Änderungen sein und transparent, was den Arbeitsfortschritt und die finanzielle Seite angehen. Ein Kostenvoranschlag und Fix-Preise sowie regelmäßiger Kontakt mit einer kurzen Information über den aktuellen Status vermitteln Sicherheit und Vertrauen. Auch Flexibilität bei Änderungen sollte gegeben sein.

Das Internet ist ein schnelllebiger Ort, weshalb es vor allem für Internetagenturen wichtig ist, modern und up to date zu sein. Ein gutes Zeichen ist es, wenn die Mitarbeiter selbst Web-Enthusiasten sind, ein gutes Gefühl für Trends haben und sich an aktuellen Best Practices orientieren.

Ein Punkt, der oft außer Acht gelassen wird, ist der der Absicherung. Selbst den besten Programmierern können Fehler unterlaufen. Gute Agenturen sind in dem Fall umfassend für Vermögensschäden versichert, die durch Programmierfehler auftreten können. Entstandene Schäden, die sich je nach Größe des Projekts auf Millionenhöhe belaufen können, können also vollständig abgedeckt werden. Den Versicherungsstatus der Agentur sollte man also möglichst früh erfragen.

Voraussetzungen für Kunden von Internetagenturen

Doch es gibt immer zwei Seiten: Auch Kunden sollten idealerweise bestimmte Bedingungen erfüllen, die zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit zu beiderseitiger Zufriedenheit beitragen.

Im Vorfeld sollten Kunden eine möglichst klare Vorstellung vom Ergebnis ihres Projekts haben und im besten Fall mit dezidierten und intern bereits besprochenen Wünschen auf die Agentur zugehen. Zwar haben Internetagenturen meistens viel Erfahrung und verfügen über Kompetenzen in vielen Bereichen, je konkreter aber die Pläne sind, desto geradliniger ist auch der Weg zur Verwirklichung. Dafür sollten die nötigen Informationen und Details nach Möglichkeit gut und verständlich aufbereitet sein.

Auch die Frage der Finanzierung sollte im Idealfall schon im Voraus geklärt sein. Häufig unterschätzen vor allem Start-ups und Gründer die Vermarktung im Anschluss an das Fertiggestellte Produkt, welche noch mal sehr zeit- und kostenintensiv sein kann, ohne die die Rentabilität des Projektes jedoch selten gegeben ist.

Eine gute Erreichbarkeit, schnelle Antworten bei Rückfragen, regelmäßige Termine sowie Flexibilität ist auch seitens des Kunden ein Faktor, der gewinnbringend für das Projekt sein kann.

Durch all diese Punkte können unnötige Verzögerungen vermieden und eine Sicherheit und Klarheit für beide Seiten garantiert werden.

TenMedia – Internetagentur für Web- und App-Entwicklung in Berlin

TenMedia ist eine junge Internetagentur zwischen Alexanderplatz und Rosa-Luxemburg-Platz. Seit 2011 sind wir auf die Entwicklung von modernen Websites, umfangreichen Apps, Plattformen, Marktplätzen und Onlineshops spezialisiert. Unser Team besteht aus Web-Enthusiasten und kreativen Köpfen, welche sich bei der Umsetzung der Projekte an Best Practices orientieren und modernste Technologien wie Laravel, Angular.js, Foundation, Codova, Prestashop und Magento und viele mehr verwenden. Zusätzlich zur Webentwicklung übernehmen wir auch Leistungen wie Hosting, Monitoring, Onpage SEO bzw. SEO Bausteine und Automatisierungen im Bereich Buchhaltung, Rechnungswesen, Social Media und Kundenbetreuung.

Bei unseren Produkten handelt es sich um keinen Code von der Stange, sondern um maßgeschneiderte und individuelle Lösungen und skalierbare IT-Produkte. Zwar können wir keine Rechtsberatung leisten, die Entwicklung erfolgt aber DSGVO-konform und schützt vor Datenverlust und Hackerangriffen.

Wir bieten persönliche (Beratungs-)Termine und Korrespondenz und stehen zu hundert Prozent hinter dem Projekt. Wir freuen uns über langfristige Zusammenarbeit, werden gern IT-Partner oder sind offen für Modelle wie Code for Equity.