IT Outsourcing

IT Outsourcing Definition

IT Outsourcing ist die vertraglich geregelte Übertragung von IT-Aufgaben an einen externen Dienstleister oder eine Tochtergesellschaft, vom Serverbetrieb über die Softwarewartung bis zu ganzen Geschäftsprozessen. Umfang und Qualität regelt ein Service Level Agreement, ein Kerninstrument im IT Service Management. Die Verantwortung für Datenschutz und Sicherheit bleibt beim Auftraggeber.

Bei der Infrastruktur ist die Auslagerung längst Alltag. Laut Statistischem Bundesamt nutzten 2025 54 Prozent der Unternehmen in Deutschland mit mindestens zehn Beschäftigten kostenpflichtige Cloud-Dienste, bei kleinen Unternehmen waren es 51, bei mittleren 65 Prozent.

Aus dem Englischen übersetzt bedeutet Outsourcing Auslagerung. Auf wirtschaftliche Prozesse bezogen bezeichnet Outsourcing die Auslagerung von Geschäftsprozessen an selbstständige, externe Dienstleister. Bereiche, in denen Outsourcing häufig genutzt wird, sind Produktion, Datenverarbeitung, Kundenservice und Buchhaltung. So kann es sich z.B. um einen Auftrag, eine neue Webseite zu erstellen, handeln, welcher an eine Webagentur im selben Gebäude vergeben wird. Zusätzliche Mitarbeiter im Kundenservice zu Peak-Zeiten, wie bspw. dem Weihnachtsgeschäft und dem anschließenden Umtausch, oder die Auslagerung der Herstellung von Fahrrädern nach Taiwan sind typische Beispiele für Outsourcing.

Was ist IT Outsourcing?

IT Outsourcing bezeichnet das Auslagern von IT-Leistungen an einen externen Dienstleister oder eine Tochtergesellschaft. Die Formen unterscheiden sich nach Ebene, Umfang, Standort und Anbieterzahl. Die Leistungen lassen sich in vier Ebenen einteilen:

1. Infrastrukturebene: Server, Clouds
2. Anwendungsebene: Software, Websites, Shop-Systeme
3. Betriebsebene: Wartung, Support, Monitoring
4. Geschäftsprozessebene: Buchhaltung, Online-Marketing, digitale Produktentwicklung

Werden dabei Vermögenswerte, wie Gebäude oder Software, übermittelt, ist von einem Asset Transfer die Rede. Im Fall von einer Personalübermittlung wird dies als Personnel Transfer bezeichnet.

Vertragsformen und Standorte

In den Service Level Agreements (SLA) sind der Umfang und die Qualität der Leistungen festgelegt. Darin ist beschrieben, ob es sich um Selective oder Total-IT-Outsourcing, also eine teilweise oder komplette Auslagerung von Prozessen, handelt. Ebenso ist es möglich, Outsourcing im gesamten Unternehmen oder nur in Abteilungen umzusetzen.

Außerdem wird zwischen Onshore, Nearshore und Offshore Outsourcing differenziert. Onshore Outsourcing bedeutet, dass der Auftraggeber und der Auftragnehmer im selben Land arbeiten. Handelt es sich um das nähere Ausland oder Übersee, so ist von Nearshore, bzw. Offshore Outsourcing die Rede.

Gibt es insgesamt nur einen Dienstleister, mit dem ein Vertrag abgeschlossen wird, so handelt es sich um Single Vendor Outsourcing. Werden die Aufgaben mehreren Dienstleistern übertragen, ist die Rede von Multi Vendor Outsourcing. Mit jedem weiteren Anbieter steigt der Abstimmungsaufwand, was die Wahl eines IT-Outsourcing-Partners beeinflusst.

Besonders häufig wird IT Outsourcing in dem Bereich Softwareentwicklung umgesetzt. Ausgelagert werden dabei die vollständige Entwicklung von Webanwendungen, Datenbanken oder Apps sowie das zugehörige Testing, die Wartung und Updates.

Vorteile von IT Outsourcing

Fachwissen, Unabhängigkeit, Flexibilität

Kleine und mittlere Unternehmen können von IT Outsourcing profitieren, vor allem durch die Verfügbarkeit von Fachwissen durch Fachpersonal. Gehört IT nicht zu den Kernkompetenzen eines Unternehmens, so hängt die IT-Abteilung des Unternehmens häufig mit hohen Kosten und Zeitverlust zusammen, da das Personal regelmäßig geschult werden muss. Beim Outsourcing von IT Services kann die Firma auf ausgebildetes Fachpersonal zurückgreifen, ohne selbst für das Recruiting und Schulungen verantwortlich zu sein. Ebenso fallen keine Anschaffungs- und Wartungskosten von Hard- und Software an.

Ein weiterer Vorteil ist die Unabhängigkeit vom IT-Personal. Ein Mitarbeiterwechsel bedeutet oft einen Verlust an Know-how und eine längere Zeit der Einarbeitung, bis alle Vorgänge ablaufen wie zuvor. Nutzen Firmen externe Dienstleister, sind sie davon nicht länger abhängig.

Mithilfe externer Dienstleister können KMU auf neue, innovative Technologien zugreifen, welche sich sonst oftmals nur für größere Unternehmen lohnen. Arbeit durch einen ausgebildeten Dienstleister verspricht außerdem mehr Internetsicherheit und Datenschutz. Die zugehörige Beratung, die eine Dienstleisterfirma bietet, ist für Unternehmen ohne eigenes Fachpersonal sehr hilfreich.

Auch die Flexibilität steigt in vielen Bereichen. Geht es z.B. um den telefonischen Kundenservice, kann bei Bedarf Unterstützung in bestimmten Zeitfenstern geboten werden, ohne dass eine dauerhafte Festanstellung notwendig ist.

Nachteile und Outtasking

Wirtschaftlichkeit

Generell ist die Auslagerung nur sinnvoll, wenn die externen Kosten die internen nicht übertreffen. Beide Seiten vergleichbar zu machen, ist Aufgabe des IT-Kostenmanagements. Ob sich das Outsourcing der IT lohnt, entscheiden neben den Kosten vier Fragen:

❓ Kerngeschäft oder reiner Betrieb?
❓ Leistung im SLA messbar?
❓ Datenrückgabe bei Vertragsende geregelt?
❓ Interne Steuerung vorhanden?

Vertrag und Lieferkette

Da beim Outsourcing der IT meist sensible Daten zwischen Auftraggeber und Dienstleister ausgetauscht werden, ist Vertrauen die Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Verarbeitet der Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag, verlangt die DSGVO einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Europäisches Parlament und Rat der EU, Datenschutz-Grundverordnung Art. 28 Abs. 3, 2016). NIS-2-pflichtige Organisationen müssen zudem ihre Lieferkette absichern (Deutscher Bundestag, BSI-Gesetz § 30 Abs. 2 Nr. 4, 2025).

Bei Offshore Outsourcing kann zusätzlich die Zeitverschiebung zu einer erschwerten Kommunikation führen. Hinzu kommt, dass unterschiedliche Kulturen oder Arbeitsweisen zu Komplikationen führen. Für Unternehmen gilt es außerdem zu beachten, dass außerhalb der EU andere Datenschutz- und Vertragsbestimmungen gelten. Aufgrund dessen ist eine ausgiebige Prüfung des SLA unumgänglich.

Outtasking

Ein weiterer Grund, sich gegen eine vollständige Auslagerung zu entscheiden, ist häufig die Angst vor einem Kontrollverlust. Um diese Angst zu nehmen, bieten Dienstleister sogenannte Managed IT Services an. Dabei werden nur einzelne Anwendungen an IT-Service-Anbieter übertragen, anstatt dass eine komplette IT-Abteilung ausgelagert wird. Managed Services, oder auch Outtasking genannt, soll keine vollständige Übernahme, sondern eine Entlastung der Mitarbeiter erbringen. Beim Outtasking geht nur die Ausführung klar abgegrenzter Aufgaben über, nicht die Verantwortung.

Anstelle einmaliger Leistungen, wie sie sonst in der IT-Branche gängig sind, werden meist standardisierte Prozesse von Managed IT Providern übernommen. Managed Services sind genau wie das klassische IT Outsourcing durch ein SLA geregelt. In diesem Vertrag werden die Teilbereiche, welche übernommen werden sollen, genau definiert. Währenddessen können alle Prozesse weiterhin eingesehen werden, wodurch die Kontrolle beim Auftraggeber bleibt.

Mandantenfähige Systeme

Managed Services basieren meist auf mandantenfähigen Systemen, wie z.B. Cloud Anwendungen oder einer Public Cloud. Dies bedeutet, dass ein Server mehrere Mandanten, also Kunden, bedient. Diese können jedoch gegenseitig nicht auf die Daten des jeweils anderen zugreifen. Mit diesem System kann der Provider die Standardaufgaben mehrerer Kunden gleichzeitig steuern, bzw. erledigen.

Fernwartung und Backups

Die häufigsten Services, bei denen auf Managed IT zurückgegriffen wird, sind z.B. Netzwerksicherheit, genauer die Überwachung von Hardware und Firewalls per Fernwartung, oder die Unterstützung auf Abruf. Weitere wiederkehrende Aufgaben, wie bspw. die Erstellung von Online-Backups oder die Kontrolle von geschlossenen Netzwerken, bzw. VPN sind ebenfalls Dienstleistungen eines Managed Service Providers.