Personalmanagement Software

Personalmanagement Software wird in Unternehmen zur Optimierung aller Prozesse im Bereich Human Resources eingesetzt. Inwiefern können individuelle Softwarelösungen für das Personalwesen sinnvoll sein?

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Was ist Personalmanagement Software?

Das Personalmanagement, auch Personalwesen, Personalentwicklung oder Englisch Human Resource Management HRM genannt, ist ein Unternehmensbereich und Beruf, der sich mit der Organisation und Verwaltung der Beschäftigen in einem Betrieb befasst. Zu HR gehören das Recruiting und Bewerbungsverfahren, die Ressourcenplanung, die Steuerung von Arbeitsprozessen und der Personaleinsatz sowie die Betreuung aller Mitarbeiter.

Personalmanagement Software wird in Unternehmen eingesetzt, um Prozesse, die im Zusammenhang mit dem Personalwesen stehen, zu optimieren, zu digitalisieren und zu beschleunigen. HR Software gehört zur Unternehmenssoftware, die auch als ERP Software oder Business Software bezeichnet wird. Dazu zählen Benutzerprogramme, Datenbanken und Online Anwendungen, die einen verwaltungstechnischen oder produktiven Zweck erfüllen.

Arten von Personalmanagement Software

Die Einsatzbereiche für Personalmanagement Software bzw. HR Software sind vielfältig. Von der systematischen Datenbank bis hin zum umfangreichen Tool für Produktivität können verschiedene Softwaresysteme die Arbeit erleichtern.

  • Datenbank für Personaldaten
  • In einer Personaldatenbank lassen sich alle relevanten Informationen und Kontaktdetails der Mitarbeiter speichern.

  • Datenbank für Bewerberdaten
  • In einer Bewerberdatenbank können Bewerber organisiert und ihre Kontaktdaten sowie der aktuelle Bewerbungsstatus gespeichert werden.

  • Projektmanagementtools
  • Mithilfe eines Projektmanagementtools lassen sich Aufgaben delegieren und ihr Status von allen Teammitgliedern eingesehen werden.

  • Zeiterfassung und Projektzeiterfassung
  • Statt eines analogen Stundenzettels kann die Arbeitszeit und die Zeit, die in verschiedene Kundenprojekte investiert wird, mittels digitaler Zeiterfassung festgehalten werden.

  • Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Optional mit einem Tool zur Zeiterfassung gekoppelt werden per Abrechnungssoftware automatisch Gehalts- und Lohnabrechnungen für die einzelnen Mitarbeiter erstellt.

  • Urlaubskalender und System für Urlaubsanträge
  • In einem digitalen Kalender können die Urlaubstage aller Kolleg*innen eingetragen und Urlaubstage direkt beantragt werden.

  • Qualitätsmanagement und Mitarbeiterumfragen
  • Mithilfe einer Web Survey können alle Mitarbeiter zu verschiedenen Themen befragt und ihre Zufriedenheit ermittelt werden.

Personalsoftware für die Cloud oder On-Premise

Im Bereich Software muss nicht nur zwischen den Arten des Systems oder den verschiedenen Einsatzbereichen unterschieden werden, sondern auch zwischen Cloud Anwendungen und On-Premise-Lösungen. Dies betrifft den Ort der Speicherung und den Betrieb der Softwarelösung.

On-Premise würde bedeuten, dass die Anwendung und alle zugehörigen Daten auf den unternehmenseigenen Servern gespeichert und betrieben werden. Dadurch ist kein externes Hosting nötig. Viele Unternehmen präferieren die Nutzung der eigenen Server, da die Daten so nicht nach außen geraten. Allerdings sind diese nichtsdestotrotz gefährdet, sobald der Firmenserver einen Defekt erleidet. Ein weiterer Nachteil eines internen Servers ist, dass er sich nicht so leicht und flexibel erweitern lässt, da dazu meist zusätzliche Hardware erworben werden muss, die zudem physischen Platz im Rechenzentrum oder Serverraum benötigen.

Die Cloud ist ein virtueller Server, der von einem Anbieter bereitgestellt wird und Anwendern Speicherplatz und Rechenleistung zur Verfügung stellt (Infrastructure as a Service, IaaS). Sofern Cloud-Anbieter zusätzlich eine Entwicklungsumgebung (Platform as a Service, PaaS) oder die Software zur Verfügung stellen, spricht man von Software as a Service oder kurz SaaS. Sofern Personalmanagement Software cloudbasiert ist, kann diese also rechner- und ortsunabhängig von allen Mitarbeitern genutzt und flexibel erweitert werden. Um die Pflege, Updates und ggf. Backups kümmert sich in dem Fall der Cloud-Anbieter.

Grundsätzlich können alle oben genannten Systeme entweder mit den eigenen IT-Ressourcen als On-Premise-Lösung oder über eine Cloud betrieben werden und werden dementsprechend unterstützt. Für die Softwareentwicklung macht dies keinen Unterschied.

Standardsoftware vs. Individualsoftware

Der Markt für Software ist groß. Kaum ein Unternehmen kommt heutzutage noch ohne Programme zur Textverarbeitung, Tabellenkalkulation oder Datenbankerstellung aus. Die Microsoft Office Anwendungen oder Äquivalente wie Pages oder Numbers von Apple gehören daher zur Standardausstattung vieler Büros. Diese wie auch andere Programme, die auf dem Markt zu erhalten sind, gehören zur Standardsoftware, die Softwarehersteller für die breite Masse entwickelt haben und so eine Lösung für eine Reihe an übergreifenden Problemen in Unternehmen bieten.

Manchmal stoßen diese jedoch an ihre Grenzen. Genauso wie die Individualität aller Mitarbeiter für ganz eigene Anforderungen im Bereich der Personalverwaltung sorgt, so hat auch jedes Unternehmen ganz eigene Ziele und Herangehensweisen, um diese zu erreichen. Da der Berufsalltag sehr hektisch sein kann und es auch mal schnell gehen muss, kann unpassende Standardsoftware für mehr Hindernisse sorgen als helfen. Standardsoftware bietet außerdem in manchen Fällen nicht die gewünschten Funktionen oder fordert im schlimmsten Fall sogar eine Umstellung der Arbeitsprozesse, um sie einsetzen zu können.

Individualsoftware versucht genau dies umgekehrt anzugehen: Basierend auf der Arbeitsweise des Unternehmens wird eine individuelle Softwarelösung erstellt, die nach Maßanfertigung alle gewünschten und Funktionen enthält, die für die jeweiligen Prozesse wichtig sind. Im Bereich Personalmanagement könnte diese Lösung beispielsweise ein Zeiterfassungstool sein, welches die Arbeitszeiten aller Beschäftigten erfasst und daraus automatisch eine Lohnabrechnung erstellt oder ein Projektmanagementtool, welches die Aufgaben aller Mitarbeiter delegiert. So können die verschiedensten Anforderungen gezielt erfüllt werden.

Individuelle Softwarelösungen: Vorteile

Zwar erscheinen individuelle Softwarelösungen auf den ersten Blick kostenintensiver, vergleicht man aber die Kosten für Standardsoftware, die entweder als Abonnement oder als einmaliger Kauf erhältlich ist, so ist es langfristig gesehen nicht selten die kostengünstigere und vor allem nachhaltigere Lösung, da es eine direkte Investition in die Produktivität der Beschäftigten ist, die mit der Software arbeiten. Darüber hinaus steht die Digitalagentur oder Softwareagentur, von der sich das Unternehmen die Anwendung erstellen lassen hat, hinterher meistens als IT-Partner zur Verfügung und nimmt auf Wunsch Änderungen und Anpassungen vor.

Personalmanagement Software entwickeln lassen

Das Personalmanagement ist das Herz eines Unternehmens. Der unternehmerische Erfolg steht und fällt mit den Menschen, die in einem Betrieb arbeiten. Daher erweist es sich immer als zukunftsträchtig, in diesen Bereich zu investieren.

TenMedia ist eine IT-Agentur mit einem Schwerpunkt in der individuellen Softwareentwicklung. Seit unserer Gründung 2011 unterstützen wir Start-Ups, KMU und Unternehmen in allen Größenordnungen darin, den nächsten Schritt zu gehen, digitaler zu werden und individuelle Softwarelösungen gewinnbringend einzusetzen. Unsere Kunden profitieren zu dem von unserer langjährigen Erfahrung in der Entwicklung eigener Brands und IT-Produkte. Wir bieten Softwareentwicklung in Berlin und bundesweit an und stehen nach der Fertigstellung als langfristiger IT-Partner für Unternehmen zur Verfügung. Für ein erstes und unverbindliches Kennenlernen stehen wir jederzeit in unserem zentralen Office in Berlin Mitte, telefonisch oder per Mail bereit.

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