Dokumentenmanagementsystem

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, ist eine Software zur strukturierten Verwaltung digitaler Dokumente über deren gesamten Lebenszyklus. Es erfasst Dokumente, versieht sie mit Metadaten, verwaltet Versionen und Zugriffsrechte, ermöglicht die Suche im Volltext und steuert Aufbewahrung sowie Löschung. Gegenüber einer Dateiablage liegt der Unterschied in der Nachvollziehbarkeit jeder Änderung.

Der praktische Unterschied lässt sich an einer Frage festmachen. In einer Dateiablage lautet sie: In welchem Ordner liegt das Dokument. In einem DMS lautet sie: Welche Dokumente betreffen diesen Vorgang, wer hat sie zuletzt geändert und welche Fassung galt im vergangenen Quartal.

Kernfunktionen

Erfassung. Dokumente gelangen über Scanner, E-Mail-Postfächer, Fachverfahren oder manuelle Ablage ins System. Eingescannte Papierdokumente werden per Texterkennung durchsuchbar gemacht.

Metadaten und Klassifizierung. Jedes Dokument erhält beschreibende Angaben, etwa Dokumentart, Vorgangsbezug, Fristen oder Zuständigkeit. Sie sind das eigentliche Ordnungsmerkmal und ersetzen die Ordnerhierarchie als führende Struktur.

Versionierung. Änderungen erzeugen eine neue Fassung, während die vorherige erhalten bleibt. Damit ist rekonstruierbar, welcher Stand wann gültig war.

Berechtigungen. Der Zugriff wird über Rollen gesteuert, nicht über einzelne Personen. Das hält die Vergabe bei Personalwechseln beherrschbar.

Suche. Neben der Suche über Metadaten steht die Volltextsuche über den Dokumenteninhalt. Bei großen Beständen entscheidet die Qualität der Suche über die Akzeptanz des gesamten Systems.

Aufbewahrung und Aussonderung. Fristen werden je Dokumentart hinterlegt, das System stößt Löschung oder Archivübergabe an.

Workflows. Prüf-, Freigabe- und Zeichnungsschritte werden abgebildet und protokolliert. Wie sich solche Abläufe im Verwaltungsumfeld gestalten lassen, zeigt die Seite zur Workflow-Management-Software für die Verwaltung.

Abgrenzung zu E-Akte und Dateiablage

Die Begriffe werden häufig vermischt, bezeichnen aber unterschiedliche Dinge.

Ein Dokumentenmanagementsystem ist damit die technische Grundlage, auf der eine E-Akte aufsetzen kann. Umgekehrt gilt das nicht: Nicht jedes Dokumentenmanagementsystem erfüllt ohne Weiteres die Anforderungen an die behördliche Aktenführung.

Rechtliche Anforderungen

Sobald ein Dokumentenmanagementsystem handels- oder steuerrechtlich relevante Unterlagen führt, gelten Aufbewahrungspflichten und die Anforderungen an unveränderbare Speicherung. Was daraus im Einzelnen folgt, beschreibt der Eintrag zur Revisionssicherheit.

Parallel dazu greift der Datenschutz. Ein Dokumentenmanagementsystem bündelt personenbezogene Daten an einer Stelle und macht sie durchsuchbar, was die Anforderungen an Zugriffskonzept und Löschroutinen erhöht. Aufbewahrungspflicht und Löschpflicht bestehen nebeneinander und müssen je Dokumentart aufgelöst werden.

Für öffentliche Stellen kommt die barrierefreie Nutzbarkeit hinzu, die sich sowohl auf die Oberfläche als auch auf die abgelegten Dokumente bezieht.

Auswahlkriterien

Anbindung an vorhandene Systeme. Ein Dokumentenmanagementsystem, das nicht mit ERP, Fachverfahren oder Postfächern verbunden ist, erzeugt Doppelerfassung. Zu prüfen ist, welche Schnittstellen der Anbieter bereitstellt und wie offen sie dokumentiert sind. Häufig erfolgt die Anbindung über eine REST API.

Exportierbarkeit. Entscheidend für die Unabhängigkeit ist, ob sich Dokumente samt Metadaten und Protokollen vollständig und in offenen Formaten exportieren lassen. Ohne diese Möglichkeit entsteht eine Abhängigkeit, die bei einem späteren Wechsel teuer wird.

Betriebsmodell. Betrieb im eigenen Rechenzentrum, in einer europäischen Cloud oder beim Anbieter. Bei besonders schützenswerten Daten und bei Anforderungen an digitale Souveränität ist diese Frage vorrangig zu klären.

Skalierung. Systeme, die mit zehntausend Dokumenten überzeugen, können bei mehreren Millionen in der Suche einbrechen. Ein Test mit realistischen Datenmengen gehört in die Auswahl.

Migrationspfad. Vorhandene Bestände müssen übernommen werden, was Aufwand und Risiko birgt. Die Kompetenzseite zur Datenmigration ordnet das Vorgehen ein.

Typische Fehler bei der Einführung

Die Ordnerstruktur wird eins zu eins übernommen. Damit geht der wesentliche Vorteil verloren, denn ein DMS ordnet über Metadaten. Wird die alte Hierarchie nachgebaut, entsteht eine teurere Dateiablage.

Zu viele Pflichtfelder. Wer bei der Ablage fünfzehn Angaben erzwingt, erzeugt Ausweichverhalten. Die Beschäftigten legen Dokumente dann wieder außerhalb des Systems ab. Wenige, gut gewählte Pflichtfelder sind wirksamer.

Die Suche wird nicht getestet. Volltextsuche funktioniert nur, wenn eingescannte Dokumente sauber erkannt wurden. Eine Stichprobe an realen Altdokumenten deckt Schwächen auf, bevor sie den Betrieb erreichen.

Der Betrieb wird nicht mitgeplant. Ein DMS wächst über Jahre und braucht Pflege bei Indizes, Speicher und Sicherungen. Ohne verbindliche Zuständigkeit verschlechtert sich die Antwortzeit schleichend. Der Bereich Softwarebetrieb und Wartung beschreibt, wie sich das absichern lässt.

Einordnung für Entscheider

Ein Dokumentenmanagementsystem zahlt sich dort aus, wo Dokumente über Abteilungsgrenzen hinweg genutzt, geprüft und nachgewiesen werden müssen. Für eine kleine Organisation mit überschaubarem Bestand kann eine geordnete Ablage genügen. Sobald jedoch Fristen, Prüfungen oder mehrere beteiligte Stellen im Spiel sind, verschiebt sich das Verhältnis deutlich zugunsten eines Dokumentenmanagementsystems.

Die Auswahl sollte weniger am Funktionsumfang als an der Anschlussfähigkeit ausgerichtet werden, denn ein Dokumentenmanagementsystem bleibt selten allein. Für Organisationen, die ein bestehendes System anbinden oder eine passgenaue Lösung entwickeln lassen möchten, bietet die individuelle Softwareentwicklung den geeigneten Rahmen.