E-Rechnungspflicht für Vereine: Welcher Stichtag wirklich gilt

E-Rechnungspflicht für Vereine: der Stand seit 2025

Das PDF, das dein Verein per Mail bekommt, ist keine E-Rechnung. Eine E-Rechnung ist ein Datensatz, den eine Buchhaltung ohne Abtippen einliest, ein PDF ist nur die Ansicht davon. Ab 2027 wirkt die E-Rechnungspflicht für Vereine zuerst hier, weil dieser Unterschied dann über den Vorsteuerabzug entscheidet.

Die E-Rechnungspflicht für Vereine folgt aus § 14 Umsatzsteuergesetz. Sie verlangt von inländischen Unternehmern, Rechnungen an andere Unternehmer in einem strukturierten elektronischen Format auszustellen und zu empfangen. Vereine fallen darunter, soweit sie umsatzsteuerlich Unternehmer sind. Der ideelle Bereich mit Mitgliedsbeiträgen und Spenden bleibt außerhalb.

XRechnung und ZUGFeRD: zwei erlaubte Formate

Zwei Formate erfüllen diese Vorgabe in Deutschland. Das rein strukturierte Format XRechnung besteht nur aus XML, das hybride ZUGFeRD bettet denselben Datensatz in ein lesbares PDF ein. Die Anforderungen an beide hat das Bundesfinanzministerium im zweiten Anwendungsschreiben vom 15. Oktober 2025 verschärft und unterscheidet seither zwischen Formatfehler und inhaltlichem Fehler.

Wann die E-Rechnung im Verein überhaupt greift

Entscheidend ist allein, ob dein Verein Leistungen gegen Entgelt erbringt, denn damit wird er umsatzsteuerlich zum Unternehmer. Auf die Gemeinnützigkeit kommt es dabei nicht an. Der Getränkeverkauf beim Sommerfest reicht schon, ebenso die vermietete Halle oder ein Zuschuss, für den eine Gegenleistung fällig wird. Ein Verein kann also Rechnungen stellen, und mit der ersten entgeltlichen Leistung steht er in der Rolle des Unternehmers. Die E-Rechnung im Verein greift in diesem Bereich und sonst nirgends, denn ohne entgeltliche Leistung gibt es keine Rechnung und damit auch keine elektronische Rechnung im Verein. Damit ist die erste der drei Fragen beantwortet.

E-Rechnung im gemeinnützigen Verein: der ideelle Bereich

Gemeinnützige Vereine führen ihre Zahlen in vier getrennten Bereichen, und diese Trennung entscheidet hier mit. Mitgliedsbeiträge und echte Spenden gehören in den ideellen Bereich, sie sind kein Leistungsaustausch und damit keine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Zweckbetrieb, Vermögensverwaltung und wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb können dagegen steuerbare Umsätze enthalten. Ohne saubere Zuordnung der Einnahmen lässt sich die E-Rechnung im gemeinnützigen Verein nicht einsortieren, und diese Zuordnung entsteht in der Buchhaltung für Vereine, nicht im Rechnungsprogramm. Eine E-Rechnung für gemeinnützige Organisationen folgt damit denselben Regeln wie für jedes Unternehmen, nur auf einem kleineren Teil der Einnahmen. Ein Sportverein mit eigener Gaststätte hat zwei Welten in einer Kasse, und nur eine davon löst die E-Rechnungspflicht aus.

Welcher Stichtag gilt für welchen Verein?

Drei Daten stehen im Gesetz, und sie gelten nicht für alle gleich. Das mittlere davon, der 1. Januar 2027, steht in Rundschreiben am häufigsten und betrifft beim Ausstellen die wenigsten Vereine. Wichtig bleibt die Trennung zwischen Empfangen und Ausstellen, denn die E-Rechnungspflicht kennt Übergangsfristen nur beim Ausstellen. Die Empfangspflicht galt vom ersten Tag an, und genau sie geht in den Fristentabellen der Rundschreiben meist unter.

❗ Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder Verein mit unternehmerischem Bereich E-Rechnungen empfangen können
❗ Bis zum 31. Dezember 2026 sind Papier und PDF beim Versand weiter erlaubt, PDF nur mit Zustimmung des Empfängers
❗ Im Jahr 2027 gilt diese Ausnahme nur noch bei einem Gesamtumsatz des Vorjahres bis 800.000 Euro
❗ Ab dem 1. Januar 2028 müssen Rechnungen an Unternehmen E-Rechnungen sein

Warum die E-Rechnungspflicht 2027 fast keinen Verein trifft

Zum 1. Januar 2027 endet die allgemeine Übergangsfrist, aber nicht für jeden zugleich. Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz erzielt hat, muss ab diesem Tag E-Rechnungen ausstellen, alle anderen dürfen bis Ende 2027 weiter Papier und PDF verschicken. Diese Schwelle liegt für Vereine sehr hoch und wird eher von Landesverbänden erreicht oder von Vereinen, die eine Kita oder eine Pflegeeinrichtung betreiben. Ein Sportverband, der Turniere organisiert und dafür eine eigene Verwaltungssoftware betreibt, kann in diese Größenordnung kommen. Ein Ortsverein mit Vereinsheim und Sommerfest kommt nicht hin.

Was in den Gesamtumsatz zählt und was nicht

Die Schwelle wird nicht am Haushaltsvolumen gemessen, und daran scheitern die meisten Überschlagsrechnungen. Gemeint ist der Gesamtumsatz nach § 19 Absatz 2 Umsatzsteuergesetz, also die Summe der steuerbaren Umsätze. Mitgliedsbeiträge und echte Spenden zählen nicht mit, weil sie keine Gegenleistung abgelten und deshalb nicht steuerbar sind. Zuschüsse ohne Gegenleistung bleiben ebenfalls draußen, ebenso Verkäufe aus dem Anlagevermögen. Ein Verein mit zwei Millionen Euro Jahresbudget kann damit weit unter 800.000 Euro Gesamtumsatz liegen, wenn das Geld überwiegend aus Beiträgen und Spenden stammt. Werden Zuwendungen getrennt erfasst, etwa in einer Software für die Spendenverwaltung, lässt sich der Gesamtumsatz ohne Nachrechnen ablesen.

Für die meisten Vereine zählt erst 2028

Für die überwiegende Mehrheit der Vereine greift die E-Rechnungspflicht beim Ausstellen am 1. Januar 2028. Bis dahin darf eine Rechnung an ein Unternehmen weiter auf Papier gehen oder, mit Einverständnis des Empfängers, als PDF. Ab 2028 fällt diese Möglichkeit weg, unabhängig von der Größe. Steht ohnehin eine neue Software für Vereine und NGOs an, gehört das Rechnungsformat in die Anforderungen, denn nachträglich nachzurüsten ist aufwendiger. Für wen die E-Rechnungspflicht wann gilt, entscheidet damit der Umsatz und nicht die Rechtsform.

Kleinunternehmer: befreit vom Ausstellen, nicht vom Empfang

Bleiben die steuerbaren Umsätze eines Vereins im Vorjahr unter 25.000 Euro und im laufenden Jahr unter 100.000 Euro, gilt er als Kleinunternehmer nach § 19 Umsatzsteuergesetz. Diese Grenzen gelten seit 2025. Für Kleinunternehmer hält § 34a der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung eine Sonderregel bereit. Eine Rechnung über steuerfreie Kleinunternehmerumsätze darf demnach immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also weiter auf Papier oder als PDF, und zwar ohne zeitliche Begrenzung. Diese Befreiung gilt nur für das Ausstellen. Von der E-Rechnungspflicht sind Kleinunternehmer damit nur zur Hälfte frei, denn am Empfang ändert die Regelung nichts. Damit ist die zweite der drei Fragen beantwortet.

Welche Rechnungen du weiter auf Papier schicken darfst

Neben der Kleinunternehmerregelung stehen weitere Fälle im Gesetz, in denen die E-Rechnungspflicht nicht greift. Sie treffen bei Vereinen oft zu, weil deren Umsätze häufig steuerfrei sind. Gerade die Befreiungen nach § 4 Nummer 22, 25 und 26 Umsatzsteuergesetz decken Kurse, Jugendarbeit und Ehrenamtsvergütungen ab.

• Umsätze, die nach § 4 Nummer 8 bis 29 Umsatzsteuergesetz steuerfrei sind
• Rechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag nach § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung
• Rechnungen an Privatpersonen und andere Endverbraucher
• Rechnungen, bei denen Aussteller oder Empfänger nicht im Inland ansässig sind
• Umsätze von Kleinunternehmern nach § 19 Umsatzsteuergesetz

Bei der 250-Euro-Grenze zählt allein der Gesamtbetrag der Rechnung. Werden mehrere Teilleistungen unter 250 Euro gemeinsam abgerechnet und liegt die Summe darüber, greift die E-Rechnungspflicht.

Beim Empfang kennt die E-Rechnungspflicht keine Ausnahme

Beim Empfang hat der Gesetzgeber für die E-Rechnungspflicht keine Übergangsfrist vorgesehen. Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder Verein mit unternehmerischem Bereich E-Rechnungen empfangen und lesen können, auch wenn er selbst keine ausstellen muss. Die Zustimmung des Empfängers ist dafür nicht mehr nötig, ein Lieferant darf die XRechnung einfach schicken. Die Pflicht zur elektronischen Rechnung trifft den Verein hier als Empfänger und nicht als Aussteller. Technisch genügt ein E-Mail-Postfach, ein eigener Portalzugang ist nicht verlangt. Eine vollständige Anbindung an das Buchhaltungssystem lohnt erst bei größeren Mengen, für ein Dutzend Eingangsrechnungen im Monat reicht ein kostenloser Viewer, etwa der im ELSTER-Portal.

Was der Verein verliert, wenn die E-Rechnung fehlt

Ein Bußgeld für eine falsch ausgestellte Rechnung sieht das Umsatzsteuergesetz nicht vor. Genau das führt in die Irre, denn die Folge trifft nicht die Ausgangsseite, sondern die Eingangsseite. Wo die E-Rechnungspflicht galt und stattdessen ein PDF ankommt, erfüllt die Rechnung die Anforderungen der §§ 14 und 14a Umsatzsteuergesetz nicht. Der Empfänger kann sie dann zurückweisen und muss das sogar, wenn keine Ausnahme greift. Für einen Verein, der zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, hängt daran Geld, und zwar bei jeder einzelnen Eingangsrechnung.

Ohne gültige E-Rechnung kein Vorsteuerabzug

Der Vorsteuerabzug setzt eine Rechnung voraus, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Greift für einen Umsatz die E-Rechnungspflicht, erfüllt nur das strukturierte Format diese Anforderungen. Eine Papierrechnung trägt dann keinen Vorsteuerabzug, auch wenn inhaltlich alles stimmt. Maßgeblich ist dabei die Frist des Lieferanten und nicht die eigene. Ab dem 1. Januar 2027 rechnen Lieferanten mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz zwangsweise elektronisch ab, und ab diesem Tag landen ihre Rechnungen so im Postfach des Vereins. Der Stichtag 2027 betrifft die meisten Vereine also doch, nur auf der Eingangsseite.

Wenn das Format nicht stimmt, zählt die Rechnung nicht

Der Unterschied zwischen Formatfehler und inhaltlichem Fehler entscheidet darüber, ob eine Datei überhaupt als E-Rechnung zählt. Entspricht sie nicht den zulässigen Syntaxen, etwa weil eine XRechnung Pflichtfelder auslässt, liegt ein Formatfehler vor. Dann ist die Datei keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung, mit allen Folgen für den Vorsteuerabzug. Ein inhaltlicher Fehler wie eine falsche Anschrift lässt die E-Rechnung dagegen bestehen und wird berichtigt. Für den Verein heißt das, dass die Zustellung allein nicht genügt, weil eine eingehende Datei auch prüfbar sein muss.

E-Rechnungspflicht für Vereine: die nächsten Schritte

Vier Monate vor dem Jahreswechsel lässt sich die E-Rechnungspflicht für Vereine mit überschaubarem Aufwand vorbereiten. Der größte Teil davon ist Organisation und nicht Technik. In Non-Profit-Organisationen fällt beides zusammen, weil dieselben Personen die Kasse führen und die Software betreuen. Gespart wird meist bei der Ablage. Nur rund ein Drittel der Betriebe archiviert E-Rechnungen in einem System, das den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Buchführung entspricht, so eine Umfrage des Zentralverbands des Deutschen Handwerks unter 1.926 Betrieben von Januar bis Februar 2026. Handwerksbetriebe sind keine Vereine, aber die Größenordnung ist vergleichbar, denn beide arbeiten meist ohne eigene Buchhaltungsabteilung.

• Eine feste Adresse für Rechnungen einrichten, etwa rechnung@vereinsname.de
• Einen Viewer bereitstellen, mit dem sich eine XRechnung lesbar machen lässt
• Klären, welche Einnahmen in den unternehmerischen Bereich fallen
• Prüfen, ob die eigene Buchhaltung XRechnung und ZUGFeRD einlesen kann
• Festlegen, wer eingehende Rechnungen prüft und wo sie abgelegt werden

Wie eine eingehende E-Rechnung unveränderbar liegen bleibt

Aufbewahrt wird eine E-Rechnung in dem Format, in dem sie angekommen ist. Eine Umwandlung in ein PDF zur Ansicht ist erlaubt, ersetzt das Original aber nicht, denn beweiskräftig ist der Datensatz. Damit gilt die Anforderung an die Revisionssicherheit auch für die E-Rechnung im Verein, also eine Ablage, in der sich Dateien nicht überschreiben lassen und in der die Finanzverwaltung später auswerten kann, was gebucht wurde. Ein Ordner auf dem privaten Rechner erfüllt diese Anforderungen nicht, weil dort niemand nachvollziehen kann, ob eine Datei später ersetzt wurde.

Der Rechnungseingang braucht einen Namen

Zuständigkeit ist der Punkt, an dem die Vorbereitung im Ehrenamt am häufigsten hängen bleibt. Der Kassenwart wechselt, das Postfach kennt niemand, und die alten Dateien liegen auf einem Rechner, an den keiner mehr herankommt. In den Vorstandsbeschluss gehört deshalb, wer das Rechnungspostfach betreut, wo die Belege liegen und wer bei einem Wechsel übergibt. Dasselbe Problem kennt jede Organisation, die Bestände dauerhaft sichern will. Die E-Rechnungspflicht für Vereine ist am Ende weniger eine Frage der Software als eine Frage der Übergabe, und der 1. Januar 2027 ist dafür ein guter Anlass, auch wenn die eigene Ausstellungspflicht erst ein Jahr später beginnt.