KI-App Kommune: Verbundangebot, Produkt oder eigene Anwendung

Welche Aufgaben kann eine KI-App Kommunen abnehmen, wenn im Bürgerbüro die Anfragen liegen bleiben? Seit Augsburg, Hamburg und der 115-Verbund eigene Assistenten betreiben, gibt es Vorbilder, an denen sich jede Verwaltung messen lässt. Für KI in der Kommunalverwaltung stehen Verbundangebote, Abo-Produkte und Eigenentwicklungen zur Wahl, und die Wahl entscheidet, wer später für falsche Auskünfte einsteht.
Eine junge Frau unterschreibt im Sitzungssaal ein Protokoll mit gelbgrünem Füller, daneben prüft ein Kollege den Entwurf auf dem Tablet. Sinnbild für eine KI-App der Kommune, die entwirft, während Menschen entscheiden.
© KI-generiert (TenMedia)

KI-App Kommune: Verbundangebot oder eigene Anwendung

61 Prozent der Bürgerinnen und Bürger nennen laut eGovernment MONITOR 2025 als ersten Hebel für eine einfachere Verwaltung, Leistungen leichter zu finden. Dort setzt eine KI-App an, also ein Programm, das Fragen in normaler Sprache versteht und beantwortet.

Eine KI-App ist eine Anwendung mit einem Sprachmodell, die Fragen in natürlicher Sprache entgegennimmt und aus freigegebenen Quellen beantwortet. In der Verwaltung arbeitet sie als Chatbot auf der Website, als Assistent für Beschäftigte oder als Funktion in einem Fachverfahren. Ihr Nutzen entsteht dort, wo eine KI-App Kommunen wiederkehrende Auskünfte und Textarbeit abnimmt, während die Entscheidung beim Menschen bleibt.

KI-Anwendungen in Kommunen: Beispiele aus Verbünden

KI für Kommunen entsteht bisher vor allem in Verbünden und kommunalen Rechenzentren. Den Service-Chatbot der Behördennummer 115 erprobten ab November 2025 unter anderem Berlin, Frankfurt am Main, Aachen und Essen. Der Hamburger Assistent LLMoin steht 40.000 Beschäftigten zur Verfügung, vier weitere Länder übernehmen ihn. In Baden-Württemberg bietet die Komm.ONE ihren Kommunen KI-Anwendungen auf einer deutschen Cloud. Eine solche KI-App für die Kommune leistet typischerweise:

Für die Anwendung künstlicher Intelligenz in der Verwaltung ist das ein solider Einstieg, denn Entwicklung und Betrieb verteilen sich auf viele Träger. Wo ein Rahmenangebot trägt, braucht es keine eigene Entwicklung.

Lohnt sich eine eigene KI-App für die Kommune?

Solange der Chatbot einer Kommune nur Standardauskünfte gibt, reicht meist die gemeinsame Anwendung. Eine eigene lohnt sich erst, wenn Antworten aus einem Fachverfahren kommen müssen, etwa der Stand eines Bauantrags, oder wenn lokale Satzungen und Gebühren eine eigene Wissensbasis brauchen. Eine KI, die an das Fachverfahren angebunden ist, liest dort nach, statt zu raten. Der Bedarf entsteht an der Schnittstelle, nicht am Sprachmodell.

Eine kommunale KI-App muss außerdem gegenüber Amtsleitung und Rechnungsprüfung begründen, warum kein verfügbares Angebot genügt. Eine KI-Integration für die öffentliche Verwaltung setzt deshalb beim Betriebsmodell an und erst danach bei der Oberfläche.

Nachnutzbar bauen statt für eine Stadt allein

Im Projekt URBAN.KI haben 98 Kommunen 131 Ideen für KI-Anwendungen eingereicht, neun davon sollten bis Ende 2025 als Prototyp entstehen und als Open Source auf der OpenCode-Plattform des Bundes erscheinen. Eine Eigenentwicklung muss also keine Insel bleiben, wenn Wissensbasis, Oberfläche und Sprachmodell getrennt sind. Dann übernimmt eine Nachbargemeinde die Oberfläche und spielt nur ihre Inhalte ein, und so wird aus der KI-App der Kommune ein Angebot für die ganze Region. Offen bleibt, wer die hinterlegten Antworten pflegt, wenn sich eine Gebühr ändert. Diese Frage mit den höchsten Folgekosten klärt der Abschnitt zur Redaktion der Wissensbasis.

Wo eine KI-App Kommunen spürbar entlastet

Was eine KI-App in der Kommune bringt, zeigt sich an zwei Stellen. Nach außen beantwortet sie wiederkehrende Fragen von Bürgerinnen und Bürgern, nach innen nimmt sie Beschäftigten Textarbeit ab. Hinzu kommt eine Pflicht, bei der Sprachmodelle viel Vorarbeit leisten, die Leichte Sprache auf der Website.

Was der Chatbot der Kommune im Bürgerservice leistet

KI im Bürgerservice beginnt in Augsburg mit dem städtischen Chatbot CiSA, der rund 500 hinterlegte Fragen direkt beantwortet und für alles andere die Internetseiten der Stadt durchsucht. Der Chatbot der Kommune fängt dort vor allem Anfragen außerhalb der Öffnungszeiten ab. Als KI-Sprachassistent am Telefon nimmt dieselbe Technik Anrufe entgegen. Ein KI-Assistent für Kommunen übernimmt im Bürgerservice typischerweise diese Aufgaben:

Ob der Assistent auf der Website oder in der mobilen App der Stadt sitzt, ändert an der Wissensbasis nichts. Barrierefreiheit und Pflege unterscheiden sich dagegen, denn eine App mit KI für die Kommune braucht eigene Tests auf iOS und Android.

KI-Textassistent für die Verwaltung im Sitzungsdienst

Nach innen übernimmt die KI-App der Kommune Arbeit, die jeden Tag anfällt. In Hamburg dient LLMoin dazu, Vermerke zu verfassen, Ausschusssitzungen aufzubereiten und E-Mails bürgernah zu formulieren. Die KI-Transkription einer Ratssitzung und die KI-Zusammenfassung daraus nehmen dem Sitzungsdienst die mühsamste Vorarbeit ab, und ein KI-Protokoll entsteht als Entwurf. Der Entwurf kommt von der Maschine, die Unterschrift von der Schriftführung. In sechs Hamburger Fachbereichen ordnet KI außerdem eingehende E-Mails den zuständigen Stellen zu.

Welche BITV-Pflichten gelten für Leichte Sprache?

Die BITV 2.0 verlangt von Stellen des Bundes auf der Startseite Erläuterungen in Leichter Sprache zu Inhalt und Navigation, Kommunen unterliegen dem Barrierefreiheitsrecht ihres Landes. Die Übertragung per KI in Leichte Sprache liefert einen ersten Entwurf. Abgenommen wird der Text trotzdem von einer geschulten Person oder einer Prüfgruppe, weil Leichte Sprache festen Regeln folgt.

KI in der Kommunalverwaltung verlässlich betreiben

Eine falsche Auskunft zu Gebühr oder Frist wiegt beim Chatbot der Verwaltung schwerer als in einem Onlineshop, denn Bürgerinnen und Bürger handeln danach. Verlässlich wird KI in der Kommunalverwaltung durch gepflegte Quellen, eine geklärte Datenverarbeitung und einen Weg zum Menschen, wenn die Antwort unsicher ist. Keiner davon hängt am Sprachmodell, doch jeder entscheidet, ob eine KI-App die Kommune entlastet.

Die Wissensbasis braucht eine Redaktion

Ein KI-Assistent für Kommunen ist nur so aktuell wie die Texte, aus denen er antwortet. Ändert der Rat die Gebührensatzung, muss die Wissensbasis am selben Tag nachziehen, sonst nennt der Assistent den alten Betrag. Technisch beruhen solche Antworten aus den eigenen Unterlagen auf einer Suche, die vor jeder Antwort die passenden Textstellen holt. Organisatorisch braucht es eine feste Zuständigkeit im Fachamt, das die Inhalte ohnehin verantwortet. Ohne diese Zuständigkeit erzeugt die KI-App in der Kommune mehr Rückfragen, als sie erspart. Jede Antwort nennt ihre Quelle, damit sich die Auskunft prüfen lässt, so wie es der 115-Chatbot bereits tut.

Verarbeitungsort, AVV und austauschbares Modell

Vor jeder Einführung steht die Frage, wo die Anfragen verarbeitet werden und ob eine wirksame Auftragsverarbeitung vorliegt. Einen KI-Chatbot für Kommunen datenschutzkonform zu betreiben heißt, Verarbeitungsort, Vertrag nach Artikel 28 DSGVO und technische Schutzmaßnahmen belegen zu können. Vier Prüffragen klären das vor der Vergabe:

❓ In welchem Land und Rechenzentrum läuft das Sprachmodell?
❓ Liegt ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung samt Unterauftragnehmern vor?
❓ Werden Eingaben gespeichert oder zum Training genutzt?
❓ Lässt sich das Modell ohne Neuentwicklung austauschen?

Die letzte Frage entscheidet über die Laufzeit. Der 115-Chatbot nutzte im Pilot gpt-4.1-mini, ein Wechsel des Anbieters ist laut FITKO unkompliziert möglich. Wie weit eine Verwaltung bei der souveränen KI gehen will, entscheidet sich an dieser Stelle.

Wenn die Antwort unsicher ist

Eine App mit künstlicher Intelligenz für die Kommune darf im Zweifel nicht raten. Der 115-Chatbot leitet an die telefonische Auskunft weiter, wenn die Richtigkeit einer Antwort nicht sichergestellt ist. Das passt zur Erwartung der Bevölkerung, denn für Beratung halten laut D21 62 Prozent die Behörde vor Ort für die bessere Anlaufstelle und nur 13 Prozent den Online-Weg. Der Chatbot der Kommune übernimmt hier die Vorsortierung, nicht die Beratung. Nach Artikel 50 der KI-Verordnung muss außerdem erkennbar sein, dass eine KI antwortet.

Vom Pilot in den Regelbetrieb

Eine Kurzstudie des WIK für den Deutschen Städte- und Gemeindebund fand KI-Anwendungen in Kommunen bislang meist im Pilot- oder Planungsstadium. Der Regelbetrieb verlangt zwei Dinge, die ein Pilot selten liefert, einen belegten Nutzen für Rat und Rechnungsprüfung und eine geklärte Zuständigkeit für Pflege, Updates und Modellwechsel. Für KI in der Kommunalverwaltung gilt dabei dasselbe wie für jedes Fachverfahren.

Den Nutzen gegenüber dem Rat belegen

Ein Effizienzversprechen überzeugt keine Rechnungsprüfung. Was eine KI-App der Kommune tatsächlich spart, zeigt erst der Vergleich vor und nach dem Start, und dafür muss die Messgröße schon im Pilot feststehen. Geeignet sind Werte, die das Fachamt ohne Zusatzaufwand erhebt:

Den vierten Wert liefert der Chatbot einer Kommune nebenbei, etwa über eine Daumen-Bewertung wie beim 115-Chatbot. Was KI für Kommunen wirtschaftlich macht, ist also selten das Modell, sondern die Zahl der ohne Rückfrage erledigten Vorgänge.

Was der Chatbot einer Kommune im Betrieb verlangt

Sprachmodelle erhalten neue Versionen, Schnittstellen der Fachverfahren ändern sich, und Inhalte veralten. Vertraglich lassen sich Entwicklung und Betrieb trennen, etwa über EVB-IT Erstellung und EVB-IT Service. Damit die KI-App die Kommune auch im dritten Jahr entlastet, stehen Pflege, Modellwechsel und Störungsannahme mit Fristen im Vertrag. Ein KI-Textassistent für die Verwaltung braucht dabei weniger Pflege, weil Beschäftigte jeden Entwurf selbst prüfen, etwa ein Protokoll aus der KI-Transkription.

TenMedia entwickelt eine KI-App der Kommune von Berlin aus mit festangestelltem Team als Web- oder App-Oberfläche, bindet sie an Fachverfahren an und übernimmt den Betrieb mit wählbarem Serverstandort, auf Wunsch in Deutschland. Die Oberflächen entstehen barrierefrei nach BITV 2.0 und WCAG, das Sprachmodell bleibt austauschbar. Für den KI-Assistenten Gigaaa entstanden Apps für iOS und Android mit mehr als 250 Schnittstellen zum gemeinsamen Backend.

FAQs

Wo verarbeitet eine KI-App der Kommune die Anfragen, und wann braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag? keyboard_arrow_down keyboard_arrow_up
Bei KI in der Kommunalverwaltung hängt das vom Betriebsmodell ab. Läuft das Sprachmodell bei einem externen Anbieter, verarbeitet dieser personenbezogene Anfragen im Auftrag der Kommune, und dann ist ein Vertrag nach Artikel 28 DSGVO nötig. Er nennt Verarbeitungsort, Unterauftragnehmer und technische Schutzmaßnahmen.
Welche Leistungen braucht eine Kommune, wenn sie eine eigene KI-App entwickeln und betreiben lässt? keyboard_arrow_down keyboard_arrow_up
Vier Leistungen gehören zusammen. Die Entwicklung der Oberfläche als Web-App oder mobile App, barrierefrei nach BITV 2.0 und WCAG. Die Anbindung an Fachverfahren und Website, damit die Antworten aus geprüften Quellen stammen. Der Betrieb mit festen Servicezeiten, Updates und einem geregelten Wechsel des Sprachmodells. Und eine Redaktion im Fachamt, die Inhalte und Gebühren aktuell hält. TenMedia übernimmt Entwicklung, Anbindung und Betrieb aus Berlin, mit wählbarem Serverstandort, auf Wunsch in Deutschland, und mit Übergabe des Quellcodes. So bleibt KI in der Kommunalverwaltung auch dann beherrschbar, wenn sich Modell oder Anbieter ändern.
Wer betreibt den KI-Chatbot der Kommune nach dem Pilotprojekt? keyboard_arrow_down keyboard_arrow_up
Das sollte vor dem Start feststehen. Eine Verbundlösung betreibt der Verbund oder das kommunale Rechenzentrum, eine Eigenentwicklung der beauftragte Dienstleister. Die Pflege der Inhalte bleibt in beiden Fällen beim Fachamt. Nur mit geklärter Zuständigkeit entlastet eine KI-App Kommunen auch nach dem Förderzeitraum.