Projektmanagement-Software

Was Projektmanagement-Software leistet

Projektmanagement-Software ist eine Anwendung, in der Aufgaben, Termine, Zuständigkeiten und Fortschritt eines Vorhabens an einer Stelle geführt werden. Sie ersetzt die verteilte Ablage aus Tabellen, Mails und Notizen durch einen gemeinsamen Stand, auf den alle Beteiligten zugreifen. Was dort nicht steht, gilt als nicht geplant.

Der Nutzen hängt an der Vollständigkeit, nicht am Funktionsumfang. Ein halb gepflegter Plan ist schlechter als gar keiner, weil er Sicherheit vortäuscht. Deshalb entscheidet weniger die Auswahl des Produkts als die Frage, ob die tägliche Pflege in den Arbeitsablauf passt. Ein PM-Tool, das eine zusätzliche Erfassungsrunde verlangt, verliert diesen Wettlauf gegen die gewohnte Tabelle.

Projektmanagement-Software Funktionen

Vier Bereiche decken den Bedarf der meisten Vorhaben ab. Aufgabenverwaltung mit Zuständigkeit, Frist und Status. Terminplanung mit Abhängigkeiten, damit sichtbar wird, was sich bei einer Verzögerung mitverschiebt. Auslastungsübersicht, die zeigt, wer wie viel gleichzeitig trägt. Und Auswertung mit Soll-Ist-Vergleich für Aufwand und Termine, aus der sich Nachkalkulation und Angebotsschätzung speisen. Ohne Abhängigkeiten ist ein Plan eine Liste mit Datumsangaben.

Auswahl und Einführung

Eine Software für Projektplanung wird häufig nach Funktionsumfang ausgewählt und nach Bedienbarkeit wieder abgeschafft. Sinnvoller ist der umgekehrte Weg: erst die eigenen Abläufe beschreiben, dann prüfen, welches Produkt sie ohne Umwege abbildet. Entscheidend sind außerdem die Zahl der Beteiligten, die Anbindung an Zeiterfassung und Buchhaltung sowie die Frage, ob Externe Zugriff erhalten sollen. Wie in kurzen Abschnitten geplant wird und was das für die Werkzeugwahl bedeutet, ordnet die agile Softwareentwicklung ein.

Der teuerste Fehler ist ein Werkzeug, das nur die Leitung nutzt. Ein PM-Tool lebt von den Menschen, die täglich damit arbeiten. Wo die Erfassung mehr Zeit kostet als sie spart, wird sie umgangen, und die Auswertung darüber wird wertlos. Eine Kennzahl aus lückenhaften Daten ist eine Vermutung mit Nachkommastelle.

Standard oder Eigenentwicklung

Fertige Produkte decken klassische Vorhaben und agile Arbeitsweisen gut ab und sind sofort einsatzbereit. Eigenes lohnt erst dort, wo eine Branchenlogik abgebildet werden muss, die kein Standard kennt, etwa Genehmigungsschritte mit gesetzlichen Fristen oder eine enge Verzahnung mit einem Fachverfahren. Branchentypische Zuschnitte bringt die Branchensoftware allerdings häufig schon mit, was den Aufwand deutlich senkt. Erst wenn auch das nicht passt, lohnt der eigene Bau. Der Weg dorthin führt über die Softwareentwicklung und beginnt sinnvollerweise mit dem einen abweichenden Ablauf, nicht mit dem ganzen Werkzeug.