XRechnung oder ZUGFeRD: Warum das PDF steuerlich nicht zählt

XRechnung oder ZUGFeRD: zwei Dateien, eine Norm

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die als Datensatz ankommt, den die Buchhaltungssoftware des Empfängers ohne Abtippen einlesen kann. XRechnung und ZUGFeRD sind die beiden deutschen Formate dafür. Beide bilden dieselben Pflichtangaben nach der europäischen Norm EN 16931 ab. XRechnung liefert nur den maschinenlesbaren XML-Datensatz, ZUGFeRD verpackt einen solchen Datensatz zusätzlich in ein lesbares PDF. Bei der Frage XRechnung oder ZUGFeRD geht es deshalb um die Verpackung, nicht um den Inhalt.

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen, deren Umsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag, Rechnungen an andere Unternehmen im Inland elektronisch ausstellen, für kleinere Betriebe gilt ein späterer Stichtag. Die Rechnungssoftware fragt dann, welches der beiden E-Rechnung-Formate sie erzeugen soll, und die übliche Faustregel, ZUGFeRD für Geschäftskunden und XRechnung für Behörden, greift seit Oktober 2025 zu kurz.

Was eine ZUGFeRD-Rechnung im Inneren trägt

Eine Rechnung im ZUGFeRD-Format ist eine einzige Datei. Von außen sieht sie aus wie jede PDF-Rechnung, mit Briefkopf, Positionen und Summe. Innen trägt sie als Anhang eine XML-Datei mit denselben Angaben in strukturierter Form, in der aktuellen Spezifikation unter dem Namen factur-x.xml oder xrechnung.xml. Der Container ist ein PDF/A-3, eine genormte Archivvariante des PDF. Ein hybrides Format wie dieses bedient zwei Leser zugleich: die Person in der Buchhaltung, die das PDF ansieht, und das System, das die Daten übernimmt.

ZUGFeRD: Bedeutung des Namens und wer den Standard pflegt

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Herausgeber ist das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), das den Standard gemeinsam mit der französischen Partnerorganisation FNFE-MPE weiterentwickelt. In Frankreich heißt dasselbe Format Factur-X. Die Spezifikation ist kostenfrei, die erste Version erschien im Juni 2014. Seit Version 2.0 folgt der XML-Teil der Syntax UN/CEFACT CII, einer der beiden Schreibweisen, die die Norm EN 16931 zulässt.

XRechnung: Daten ohne Bild

Den Standard XRechnung pflegt die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Er besteht nur aus dem XML-Datensatz, wahlweise in der Syntax UBL oder CII. Wer die Datei ansehen will, braucht eine Visualisierungsanwendung, die den Datensatz als lesbare Rechnung darstellt. Gültig ist derzeit die Version 3.0.2, und XRechnung 3.0 bleibt mindestens bis zum 31. Juli 2027 in Kraft.

Wer bei XRechnung oder ZUGFeRD zur XRechnung greift, verzichtet also auf das Bild, nicht auf Angaben. Weil beide Formate auf derselben Norm beruhen, lässt sich der Datensatz des einen in das andere übertragen, und diese Übersetzung ist eine klassische Aufgabe von Middleware zwischen Bestandssystemen.

Unterschied ZUGFeRD/XRechnung auf einen Blick

Der Unterschied ZUGFeRD/XRechnung liegt nicht im Inhalt, sondern im Aufbau der Datei und in dem, was beim Empfänger damit geschieht. Die folgenden fünf Punkte zeigen XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich, und zwar die, die bei der Wahl zwischen den beiden E-Rechnung-Formaten tatsächlich zählen.

• Dateiaufbau: XRechnung ist reines XML, ZUGFeRD ein PDF mit eingebettetem XML.
• Lesbarkeit ohne Software: XRechnung braucht eine Visualisierungsanwendung, ZUGFeRD lässt sich als PDF öffnen.
• XML-Syntax: XRechnung erlaubt UBL oder CII, ZUGFeRD nutzt CII.
• Herausgeber: XRechnung pflegt die KoSIT, ZUGFeRD das FeRD gemeinsam mit FNFE-MPE.
• Bundesverwaltung: XRechnung ist dort der Standard, ZUGFeRD wird nur im Profil XRECHNUNG als reine XML-Datei angenommen.

Welche ZUGFeRD-Profile gelten nicht als E-Rechnung?

ZUGFeRD gibt es in fünf Datenprofilen, die unterschiedlich viele Angaben im XML-Teil tragen, dazu ein Referenzprofil für den Standard XRechnung. Nicht jedes Profil erfüllt die Anforderungen an eine E-Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz. Für die Wahl XRechnung oder ZUGFeRD ist das Profil deshalb die erste Prüfstelle, noch vor der Frage, ob PDF oder XML gilt. Die Profile nach den Angaben des FeRD:

🔴 MINIMUM: wenige Kopfdaten, keine E-Rechnung
🔴 BASIC WL: ohne Rechnungspositionen, keine E-Rechnung
🟢 BASIC: einfache Rechnung mit Positionen
🟢 EN 16931 (früher COMFORT): voller Umfang der Norm
🟢 EXTENDED: Zusatzangaben, nur nach Absprache
🟢 XRECHNUNG: Referenzprofil für den Standard XRechnung

MINIMUM und BASIC WL reichen nicht

Das Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 15. Oktober 2025 nennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als zulässiges Format und nimmt die Profile MINIMUM und BASIC-WL ausdrücklich davon aus. Beide tragen zu wenige strukturierte Angaben, um eine vollständige Rechnung abzubilden. Eine ZUGFeRD-Datei im Profil MINIMUM ist umsatzsteuerlich keine E-Rechnung, auch wenn sie technisch einwandfrei erzeugt wurde.

Welches Profil eine Warenwirtschaft ausgibt, steht im XML-Teil der Datei und lässt sich mit einer Validierungsanwendung prüfen. Reicht das Profil nicht und lässt sich das Bestandssystem nicht umstellen, entsteht die Rechnung häufig über eine Konvertierungsschicht daneben, wie sie bei der Anbindung der E-Rechnung an das ERP üblich ist.

EXTENDED nur nach Absprache

Am anderen Ende der Skala steht ZUGFeRD EXTENDED mit Angaben, die über den Kern der Norm hinausgehen, etwa Unterpositionen. Laut FeRD muss der Austausch von EXTENDED-Rechnungen vorher zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden, alle anderen Profile lassen sich ohne Absprache versenden. Für XRechnung oder ZUGFeRD im gewöhnlichen B2B-Geschäft heißt das: Fällt die Wahl auf ZUGFeRD, liegt das Profil EN 16931 nahe, weil es den vollen Umfang der Norm abbildet und keine Vereinbarung braucht.

Gilt bei einer ZUGFeRD-Rechnung das PDF oder der XML-Teil?

In einer ZUGFeRD-Datei stehen dieselben Angaben zweimal, einmal als Bild und einmal als Datensatz. Steuerlich zählt seit Oktober 2025 nur noch einer der beiden Teile. Daraus ergibt sich für die Entscheidung XRechnung oder ZUGFeRD, warum das lesbare PDF für den Empfänger weniger leistet, als es aussieht, welches Risiko eine Abweichung zwischen beiden Teilen birgt und woran eine solche Datei im Posteingang scheitern kann.

Seit Oktober 2025 führt der XML-Teil

Bei hybriden Rechnungen galt früher das Bild als maßgeblich. Mit der verpflichtenden E-Rechnung hat sich das Verhältnis umgekehrt: Die Daten im strukturierten Teil bilden den führenden Teil, und bei Abweichungen gehen sie denen der Bilddatei vor. Ob eine E-Rechnung PDF und XML zugleich enthält, ändert daran nichts. Den Vorsteuerabzug trägt allein der XML-Teil. Ein PDF ohne gültigen Datensatz ist dagegen nur eine sonstige Rechnung, und die genügt für die meisten Umsätze zwischen inländischen Unternehmen ab 2028 nicht mehr.

Wenn das Bild etwas anderes sagt als die Daten

Weicht der Bildteil inhaltlich vom XML-Teil ab, etwa mit einem anderen Steuerbetrag oder einer anderen Leistungsbeschreibung, kann das PDF nach dem BMF-Schreiben eine weitere, eigenständige Rechnung sein. Dann ist zu prüfen, ob der dort ausgewiesene Steuerbetrag nach § 14c UStG zusätzlich geschuldet wird. Rundungsdifferenzen und eine aus Platzgründen verkürzte Leistungsbeschreibung beanstandet die Finanzverwaltung nicht. Im Risiko liegt der eigentliche Unterschied bei XRechnung oder ZUGFeRD: Eine XRechnung kann nicht von sich selbst abweichen, eine ZUGFeRD-Rechnung schon, sobald PDF und XML aus verschiedenen Programmteilen entstehen.

PDF/A-3 und die 18 Prozent

Im Januar 2026 veröffentlichte der Verband elektronische Rechnung eine Auswertung von Thomson Reuters zur Qualität eingehender E-Rechnungen. Von den per E-Mail eingegangenen E-Rechnungen waren rund 72 Prozent im ZUGFeRD-Format und 28 Prozent XRechnungen. Fast jede fünfte ZUGFeRD-Rechnung fiel durch die formale Validierung, häufig wegen eines nicht regelkonformen PDF/A-3. Im Vergleich ZUGFeRD vs. XRechnung liefen die XRechnung-Dateien deutlich stabiler. „Viele Unternehmen unterschätzen, dass eine E-Rechnung nicht nur formal existieren, sondern auch technisch und inhaltlich valide sein muss“, sagt Louis Weinberger, Senior Client Project Manager bei Thomson Reuters, in der Meldung „18 Prozent der ZUGFeRD E-Rechnungen fehlerhaft“ (2026).

Was ein Fehler im PDF-Teil rechtlich bedeutet

Die Zahl klingt dramatischer, als die Rechtslage es hergibt, denn nach der Spezifikation von ZUGFeRD ist seit 2025 das eingebettete XML die Rechnung. Ist es gültig und lässt es sich aus dem PDF herauslösen, liegt eine gültige E-Rechnung vor, und Fehler im PDF/A-Standard gelten nur als Warnung. Der Empfänger kann trotzdem eine korrigierte Fassung verlangen.

Wie erkenne ich eine ZUGFeRD-Rechnung im Posteingang?

Im E-Mail-Postfach sieht eine ZUGFeRD-E-Rechnung aus wie jede andere PDF-Rechnung. Den Unterschied zeigt erst ein Blick in die Datei, und der lohnt sich, bevor die Buchhaltung eine Rechnung als E-Rechnung behandelt. Diese Merkmale helfen dabei:

• Das PDF-Programm zeigt eine eingebettete XML-Datei als Anhang
• Die eingebettete Datei heißt factur-x.xml oder xrechnung.xml
• Im XML steht, nach welchem Profil die Rechnung erstellt wurde
• Eine Validierungsanwendung bestätigt, dass der Datensatz die Regeln erfüllt

ZUGFeRD-Rechnung: Beispiel einer Eingangsprüfung

Ein typischer Fall im Rechnungseingang: Ein Lieferant schickt eine PDF-Rechnung und schreibt in die E-Mail, sie sei ZUGFeRD-konform. Ob das stimmt, entscheidet erst der Anhang. Fehlt die eingebettete XML-Datei, ist es eine PDF-Rechnung wie jede andere. Ist sie vorhanden, aber im Profil BASIC WL erstellt, gilt sie ebenfalls nicht als E-Rechnung. Erst ein gültiger Datensatz in BASIC, EN 16931, EXTENDED oder XRECHNUNG erfüllt die Anforderungen. Im Rechnungseingang ist XRechnung oder ZUGFeRD damit weniger eine Formatfrage als eine Prüffrage.

Wer entscheidet im B2B-Geschäft über das Format?

Das Umsatzsteuerrecht legt fest, welche Formate der E-Rechnung zulässig sind, aber nicht, welches davon zwischen zwei Unternehmen verwendet wird. Diese Wahl ist nach dem BMF-Schreiben eine zivilrechtliche Frage, die allein die Vertragsparteien entscheiden. Bei XRechnung oder ZUGFeRD spricht der Empfänger also mit, und gegenüber der Bundesverwaltung gelten zusätzlich eigene Regeln.

E-Rechnung-Formate im B2B: Absprache statt Vorschrift

Zulässig sind die nationalen E-Rechnung-Formate XRechnung und ZUGFeRD und daneben weitere europäische Formate, sofern sie der Norm EN 16931 entsprechen. Ein Rechnungsempfänger muss deshalb nicht jedes denkbare Format annehmen, und ein Rechnungssteller kann nicht einseitig festlegen, was beim Kunden ankommt. Praktisch entscheidet der Rahmenvertrag oder die Bestellbedingung des Kunden, und wo beides schweigt, die Absprache im Einzelfall.

Was ist besser: ZUGFeRD oder XRechnung?

Besser ist das Format, das der Empfänger ohne Rückfrage verarbeiten kann. Ein Format, das der Kunde nicht einlesen kann, bleibt die falsche Wahl, auch wenn die Datei technisch korrekt ist. Für die häufigsten Lagen heißt das:

• Kunde prüft Rechnungen noch am Bildschirm: ZUGFeRD im Profil EN 16931
• Kunde verarbeitet Rechnungen vollautomatisch: XRechnung oder ZUGFeRD gleichwertig
• Rechnung braucht Angaben über die Norm hinaus: EXTENDED, nur nach Absprache
• Rechnung geht an die Bundesverwaltung: XRechnung als reines XML
• Vertrag nennt ein bestimmtes Format: genau dieses Format

Welches Format nimmt die Bundesverwaltung an?

Für Rechnungen an den Bund schreibt die E-Rechnungsverordnung den Standard XRechnung vor und lässt andere E-Rechnung-Formate nur zu, wenn sie der europäischen Norm entsprechen. Das ZUGFeRD-Profil XRECHNUNG erfüllt diese Anforderungen, wird aber nur als rein strukturierte XML-Datei ohne Sichtformat angenommen (Rechnungseingangsplattformen des Bundes, FAQ, 2026). Eine ZUGFeRD-Rechnung mit PDF-Teil kommt dort also nicht durch.

Gegenüber dem Bund verliert die Frage XRechnung oder ZUGFeRD damit ihren Sinn, denn das ZUGFeRD-Profil XRECHNUNG ohne PDF ist inhaltlich eine XRechnung. Die eingegangenen Daten wandern anschließend in die Fachverfahren der Verwaltung. Länder und Kommunen regeln ihren Rechnungseingang teils eigenständig, dort lohnt die Nachfrage beim jeweiligen Auftraggeber.

XRechnung oder ZUGFeRD bleibt eine Daueraufgabe

Beide E-Rechnung-Formate werden laufend fortgeschrieben, und beide ziehen gerade dieselbe Überarbeitung der europäischen Norm nach. Die Entscheidung XRechnung oder ZUGFeRD ist deshalb keine, die einmal eingestellt wird und dann ruht. Sie betrifft die Software, die Rechnungen erzeugt, ebenso wie die, die eingehende Rechnungen liest, und beide müssen mit neuen Versionen Schritt halten.

ZUGFeRD-Versionen im Halbjahrestakt

ZUGFeRD 2.4 trat am 15. Januar 2026 in Kraft, im Juni 2026 folgte ZUGFeRD 2.5 zusammen mit Factur-X 1.09, im August das Korrigendum 2.5.2. Der FeRD will zeitnah zu jeder halbjährlichen Aktualisierung der Codelisten der Norm eine angepasste Version veröffentlichen (FeRD, Neue ZUGFeRD-Version 2.5 veröffentlicht, 2026). Für Herbst 2026 ist das nächste Release angekündigt, voraussichtlich mit Unterstützung von Bruttorechnungen.

XRechnung 4.0 folgt 2027

Auf der Seite der XRechnung erschien im September 2026 die Vorversion der Spezifikation XRechnung 4.0, die finale Fassung kommt voraussichtlich im Frühjahr 2027. Grundlage ist die überarbeitete Norm EN 16931, aus der ZUGFeRD einzelne Elemente schon vorab in das Profil EXTENDED übernommen hat. Damit ändern sich in beiden Formaten die Datenfelder, nicht nur die Prüfregeln. Im Vergleich XRechnung vs. ZUGFeRD ist der Pflegeaufwand damit ähnlich, und ob eine E-Rechnung XML allein oder PDF und XML enthält, ändert daran nichts.

XRechnung oder ZUGFeRD aus der Warenwirtschaft erzeugen

Für den Rechnungsausgang heißt das: Die Daten kommen aus der Warenwirtschaft oder dem ERP, das Format entsteht an einer ERP-Schnittstelle oder in einer Schicht daneben. Ist diese Übergabe einmal sauber getrennt, lassen sich beide E-Rechnung-Formate erzeugen und neue Versionen an einer Stelle einspielen.

Für den Rechnungseingang empfiehlt der FeRD, dass Systeme neben XRechnung auch ZUGFeRD in den Profilen EN 16931 und EXTENDED erkennen und prüfen. Eine Schnittstelle zwischen Rechnungseingang und ERP, die nur eines der beiden E-Rechnungsformate liest, weist gültige Rechnungen zurück und erzeugt Rückfragen beim Lieferanten. Die eigentliche Antwort auf XRechnung oder ZUGFeRD lautet für ein Unternehmen mit gemischtem Kundenkreis deshalb meist: beide, im Ausgang nach Absprache mit dem Kunden und im Eingang ohne Ausnahme.