Microsoft-Alternative für Behörden: was der Umstieg wirklich verlangt

Eine Microsoft-Alternative für Behörden ist längst verfügbar, finanziert vom Bund und im Ernstfall erprobt. Trotzdem läuft in den meisten Ämtern weiter Windows. Der souveräne Arbeitsplatz scheitert dabei nur selten am Büropaket. Er scheitert an den Fachverfahren darunter, die ohne Microsoft nicht starten. Genau dort entscheidet sich der Zeitplan.
Kantiger Roboter in Steampunk-Optik jongliert mit vierzehn grauen Tafeln, von denen eine gelbgrün leuchtet. Sinnbild für die vielen Systeme, die eine Verwaltung beim Umstieg gleichzeitig in der Luft halten muss.
© KI-generiert (TenMedia)

Microsoft-Alternative für Behörden: openDesk im Bund

openDesk, die quelloffene Bürosoftware des Bundes, ist seit 2024 verfügbar. Trotzdem entfielen von 8.756 Lizenzen in der Bundesverwaltung im April 7.904 auf das Robert-Koch-Institut, für alle übrigen Behörden zusammen blieben rund 852.

Eine Microsoft-Alternative für Behörden ersetzt die Bürosoftware einer Verwaltung durch quelloffene Anwendungen, die in öffentlicher Verantwortung betrieben werden. Den Kern bildet openDesk vom Zentrum für Digitale Souveränität der öffentlichen Verwaltung (ZenDiS), das Nextcloud, Collabora Online, Open-Xchange, Element, OpenProject und XWiki zu einer Suite bündelt. Der Wechsel betrifft Textverarbeitung, E-Mail, Dateiablage und Zusammenarbeit, nicht die Fachverfahren dahinter.

Der souveräne Arbeitsplatz und die Frist bis 2028

Der Bund hat sich festgelegt. Bis Oktober 2028 soll der Bundesverwaltung eine digital souveräne Alternative zu proprietären IT-Arbeitsplätzen zur Verfügung stehen. Damit rückt das Vorhaben aus dem Grundsatzpapier in die Terminplanung. Ein Stichtag ersetzt allerdings keinen Plan, denn digitale Souveränität entsteht stufenweise. Die erste Stufe kostet wenig und bringt viel, die letzte kehrt die Verhältnisse um. Behörden, die 2028 ernst nehmen, beginnen die Bestandsaufnahme deshalb jetzt. Den Ausschlag gibt die Reihenfolge der Ablösung, die bei den Fachverfahren und nicht beim Office-Paket ansetzt.

Was in Behörden tatsächlich an Microsoft hängt

Die Bürosoftware ist der sichtbare Teil der Abhängigkeit und der kleinere. Darunter liegt eine Schicht, die in keinem Lizenzvertrag auftaucht und die schwerste Form von Vendor Lock-in erzeugt. Fachverfahren nehmen Bürgeranliegen auf, führen Register und rechnen Haushalte ab, und laufen oft nur unter Windows. Eine Microsoft-365-Alternative löst also den Arbeitsplatz und nicht die Schicht darunter. Kommt ein neuer Arbeitsplatz, muss jedes dieser Verfahren mitziehen oder über eine Schnittstellenentwicklung erreichbar bleiben. Erst diese Schicht entscheidet über den Zeitplan, nicht die Frage, welches Textprogramm auf dem Bildschirm erscheint.

Welche Eigenanwendungen blockieren den Umstieg?

Berlin hat den eigenen Bestand gezählt und das Ergebnis ist eindeutig. Nur 23 Prozent der Fachverfahren sind quelloffen, und lediglich 48,2 Prozent lassen sich HTML5-konform im Browser nutzen. Die Windows-Abhängigkeit der Fachverfahren ist der eigentliche Engpass, nicht die Umstellung von Word auf Collabora Online. Typische Blockierer wiederholen sich dabei über Ämter hinweg:

Access-Datenbanken, Excel-Makros und Add-ins

Diese Anwendungen sind nie beschafft worden, sondern über Jahre entstanden. Eine Sachbearbeitung hat vor zwölf Jahren eine Tabelle gebaut, weil das Fachverfahren die Auswertung nicht hergab, und heute hängt die Quartalsmeldung daran. Solche Lösungen tauchen in keiner Software-Inventarliste auf und haben oft keine zuständige Person mehr. Beim Wechsel auf Collabora Online oder eine Alternative zu Outlook fallen sie zuerst aus, weil Makros und Add-ins nicht mitwandern. Ihr Wert steckt in den Daten darin, und die lassen sich nur über offene Datenformate verlustfrei herausholen.

Warum das Verzeichnis der Abhängigkeiten fehlt

In Berlin existiert kein genaues Verzeichnis darüber, wo Microsoft Office direkt im Einsatz ist. Jede Dienststelle hat beschafft, was sie brauchte, und niemand hat die Summe geführt. Ohne dieses Verzeichnis lässt sich der Aufwand einer Ablösung nicht schätzen, und sie kostet Monate. Die Bestandsaufnahme ist deshalb kein Vorprojekt, sondern das Projekt selbst.

In welcher Reihenfolge Behörden Microsoft ablösen

Die Reihenfolge entscheidet darüber, ob der Publikumsverkehr die Umstellung bemerkt. Wird zuerst das Büropaket getauscht, arbeiten die Beschäftigten in einer neuen Oberfläche und greifen weiter auf Verfahren zu, die die alte voraussetzen. Wird zuerst an den Fachverfahren gearbeitet, bleibt der Arbeitsplatz vertraut, während die Abhängigkeiten darunter verschwinden. Der zweite Weg dauert länger und stört weniger. Er verlangt allerdings eine abgeschlossene Bestandsaufnahme. Für Städte und Gemeinden ordnet die kommunale Digitalsouveränität diesen Rahmen ein.

Erst die Fachverfahren, dann das Office-Paket

Praktisch bedeutet das drei Schritte, die sich nicht vertauschen lassen. Zuerst werden die Verfahren browserfähig gemacht oder über Schnittstellen entkoppelt, sodass sie von jedem Betriebssystem aus erreichbar sind. Danach folgen Dateiformate und Vorlagen, denn das ODF-Format als verbindlicher Standard nützt wenig, solange Formulare als Word-Dokumente mit Makros im Umlauf sind. Erst zuletzt wechseln Arbeitsplatz und Betriebssystem. Wer diese Folge umdreht, verlagert die Störung an den Schalter.

Was Schleswig-Holstein die Reihenfolge kostete

Schleswig-Holstein hat den umgekehrten Weg gewählt und die Folgen öffentlich getragen. Seit 2024 läuft LibreOffice, im Oktober 2025 wurde das Mailsystem vollständig umgestellt, dabei wanderten 110 Millionen Kalendereinträge und E-Mails. Justiz und Verwaltung meldeten anschließend massive Beeinträchtigungen der Gerichte, der zuständige Minister entschuldigte sich öffentlich. Erst 2026 werden die Fachverfahren modernisiert, damit der Linux-Arbeitsplatz überhaupt möglich wird. Die Reihenfolge war also nicht falsch geplant, sondern nachträglich korrigiert.

Der souveräne Arbeitsplatz braucht eine Rückfallebene

Parallelbetrieb ist kein Zeichen von Zögern, sondern die Bedingung dafür, dass sich eine Umstellung zurücknehmen lässt. Der Preis sind doppelte Lizenzen über Monate, und dieser Posten gehört von Anfang an in die Kalkulation. Ob der Betrieb dabei im eigenen Rechenzentrum oder in der Deutschen Verwaltungscloud liegt, ändert an der Folge nichts. Eine Rückfallebene muss dabei mehr leisten als ein Backup:

❗ Beide Systeme greifen auf denselben aktuellen Datenbestand zu
❗ Der Rückweg ist getestet und nicht nur vertraglich zugesichert
❗ Die Abschaltung des Altsystems hat ein eigenes, verschiebbares Datum
❗ Die Zuständigkeit für die Entscheidung zum Rückbau ist benannt
❗ Beschäftigte wissen, wo sie im Störungsfall weiterarbeiten

Microsoft-Alternative für Behörden: Kosten und Dauer

Zwei Zahlen zur Alternative zu Microsoft 365 kursieren, und beide stimmen. Schleswig-Holstein hat durch den Umstieg 15 Millionen Euro an zusätzlichen Lizenzkosten vermieden. Eine Untersuchung des Kompetenzzentrums für Digitalisierung Zürich und der Berner Fachhochschule kam im Mai 2026 dagegen zu dem Ergebnis, dass die openDesk-Kosten im Betrieb mehr als doppelt so hoch liegen wie bei vergleichbaren Microsoft-Paketen. Die Zahlen messen Verschiedenes, nämlich vermiedene Lizenzgebühren gegen tatsächliche Betriebskosten.

Kann openDesk Microsoft 365 vollständig ersetzen?

Nein, und das ist für die Planung wichtiger als jede Grundsatzdebatte. Dieselbe Untersuchung bescheinigt der Suite, dass Chat, Dateiverwaltung, E-Mail und Kalender die Anforderungen erfüllen. Lücken bleiben an anderer Stelle:

Als vollständige Alternative zu Microsoft 365 trägt die Suite damit nicht in jedem Amt. Die Erfahrungen mit openDesk aus dem Ernstfall sprechen dagegen für sie, denn Deutsche Rentenversicherung und Bundesagentur für Arbeit haben sie 2026 als Notfallarbeitsplatz geprüft und für krisentauglich befunden.

Lizenzersparnis gegen Anpassungsaufwand

Die Rechnung geht nur auf, wenn beide Seiten vollständig sind. Auf der Habenseite stehen wegfallende Lizenzen, auf der Sollseite vier Posten, die regelmäßig unterschätzt werden:

Der erste Posten ist der größte und der einzige, der mit dem Umstieg nicht endet. Ein Verfahren, das heute nur unter Windows startet, braucht dauerhaft Pflege. Genau hier arbeitet TenMedia, mit der Anbindung von Fachverfahren über offene Schnittstellen und der Ablösung gewachsener Access-Datenbanken durch dokumentierte Datenbankentwicklung. Der Aufwand dafür lässt sich vorab beziffern, sobald die Bestandsaufnahme steht. Ohne sie bleibt jede Kostenschätzung geraten. Das Haustelefonbuch der Bezirksregierung Köln ist eine solche Eigenanwendung, barrierefrei gebaut und unabhängig vom Arbeitsplatz erreichbar. Behörden, die zuerst diese Schicht ordnen, tauschen den Arbeitsplatz danach in einem einzigen Zug.

FAQs

Wie lange dauert ein Microsoft-Ausstieg in einer Landesverwaltung? keyboard_arrow_down keyboard_arrow_up
Schleswig-Holstein hat 2024 mit LibreOffice begonnen, im Oktober 2025 das Mailsystem umgestellt und modernisiert 2026 die Fachverfahren, bevor der Linux-Arbeitsplatz folgt. Realistisch sind also mehrere Jahre, und der längste Abschnitt liegt bei den Fachverfahren, nicht beim Büropaket.
Wer trägt die Kosten für die Anpassung der Fachverfahren? keyboard_arrow_down keyboard_arrow_up
Die Kosten fallen dort an, wo das Verfahren betrieben wird, und das ist selten die Stelle, die den Umstieg beschließt. Ein Land entscheidet über den Arbeitsplatz, die Anpassung des Fachverfahrens zahlt aber die Kommune oder der kommunale Rechenzentrumsverbund. Wird das nicht vorher geklärt, verzögert sich der Umstieg an der Finanzierungsfrage und nicht an der Technik. Sinnvoll ist eine getrennte Kalkulation für Arbeitsplatz und Fachverfahren, dazu eine Vereinbarung darüber, wer die Anpassung beauftragt, wer sie abnimmt und wer die Pflege danach trägt. Ohne diese Vereinbarung bleibt die Bestandsaufnahme ohne Folge.
Wie unterstützt TenMedia Behörden beim Umstieg von Microsoft? keyboard_arrow_down keyboard_arrow_up
TenMedia bindet Fachverfahren über offene Schnittstellen an, damit sie unabhängig vom Betriebssystem erreichbar bleiben, und löst gewachsene Access-Datenbanken durch dokumentierte Eigenentwicklungen ab. Die Bürosoftware selbst wird nicht geliefert. Damit trägt die Vorarbeit, an der eine Microsoft-Alternative für Behörden sonst scheitert.