Peppol: Netzzugang, Peppol-ID und Anschluss ans ERP

Peppol ist der Weg, auf dem eine Rechnung das eigene System verlässt und beim Empfänger ankommt, ohne dass jemand ein Portal öffnet. Das klingt nach einer Aufgabe für die IT. Entschieden wird hier aber etwas anderes, nämlich ob ein Auftraggeber das eigene Haus im Peppol-Netzwerk überhaupt findet.
Zwei Personen in einer Poststelle mit Fächerregal, Kartons und Etikettendrucker: links hält eine Frau ein frisch gedrucktes Etikett hoch, rechts zeigt ein Mann auf einen Monitor, auf dem eine Liste gleichmäßiger Balkenzeilen eine leere Zeile enthält. Sinnbild dafür, dass eine Peppol-ID erst durch den Eintrag im Verzeichnis erreichbar wird.
© KI-generiert (TenMedia)

Peppol ist ein Netz, kein Portal

Hinter der Abkürzung Peppol steckt kein Programm und keine Plattform, sondern ein Verbund von Zugangspunkten, über den Unternehmen und Behörden Rechnungen austauschen.

Peppol, ausgeschrieben Pan-European Public Procurement OnLine, ist ein internationales Netzwerk für den standardisierten Austausch elektronischer Geschäftsdokumente. Betrieben wird es von der gemeinnützigen Organisation OpenPeppol mit Sitz in Brüssel. Rechnungen laufen darin von einem zertifizierten Zugangspunkt zum nächsten, adressiert über eine eindeutige Teilnehmerkennung. In Deutschland überwacht die Koordinierungsstelle für IT-Standards den Betrieb.

Der Weg ist längst Alltag. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards zählte für Juni 2026 305.394 aus Deutschland versendete Transaktionen. Anfang 2024 lag der Monatswert noch bei rund 23.000.

Wie eine Rechnung von Zugangspunkt zu Zugangspunkt läuft

Peppol nutzt dafür das Vier-Corner-Modell, das wie der Versand einer E-Mail funktioniert. Der Rechnungssteller übergibt seine Datei dem eigenen Zugangspunkt, dieser reicht sie an den Zugangspunkt des Empfängers weiter, und dort landet sie im Zielsystem.

Vier Rollen sind daran beteiligt:

Daraus entsteht der Vorteil, um den es geht. Ein einziger Anschluss erreicht alle Teilnehmer, ohne dass für jeden Geschäftspartner eine eigene Verbindung entsteht. Peppol verlegt damit eine Middleware-Aufgabe nach außen, die sonst innerhalb eines Hauses anfällt.

Das Peppol-Netzwerk und seine Aufsicht in Deutschland

OpenPeppol gibt die Regeln vor, die Umsetzung liegt bei nationalen Stellen. Für Deutschland ist das die Koordinierungsstelle für IT-Standards in Bremen, kurz KoSIT. Sie legt fest, wer als Zugangspunkt auftreten darf, und pflegt die deutschen Vorgaben. Damit hängt die Verlässlichkeit von Peppol nicht am einzelnen Anbieter, sondern an einer Zertifizierung, die er verlieren kann. Was ein Anschluss kostet, entscheidet dabei nicht das Netz, sondern der Anbieter, und wofür beim Zugangspunkt tatsächlich gezahlt wird, ist selten die Übertragung selbst.

Die Peppol-ID: Adresse statt Antrag

Ohne Adresse kommt auch elektronisch nichts an. Im Peppol-Netzwerk heißt diese Adresse Peppol-ID. Sie besteht aus einem Präfix für das verwendete Schema und der eigentlichen Kennung, meist der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mit dem Präfix 9930 oder der Global Location Number. Damit die Zuordnung später im Warenwirtschafts- oder ERP-System trägt, muss dieselbe Kennung dort als Stammdatum gepflegt sein. Fehlt sie, landet eine über Peppol eingehende Rechnung ohne Zuordnung im Prüflauf. Die Pflege dieser Stammdaten ist Handarbeit im Bestandssystem und keine Leistung des Netzes. Wo sie unterbleibt, hilft auch die sauberste Schnittstelle zum Zugangspunkt nicht weiter.

Muss eine Peppol-ID beantragt werden?

Nein, gebildet wird sie. Sender- und Empfängerkennung vergibt das Unternehmen selbst aus Nummern, die es ohnehin führt. Beantragt werden muss etwas anderes, nämlich der Zugang über einen zertifizierten Anbieter. Erst dessen Eintrag macht die Kennung in Peppol auffindbar. Besitz einer Kennung und Erreichbarkeit sind zwei Dinge. Die eigene Peppol-ID prüfen lässt sich danach jederzeit über das Peppol Directory, das öffentliche Teilnehmerverzeichnis.

Warum Peppol-ID und Leitweg-ID nie gleich sind

Beide Kennungen begegnen sich bei Rechnungen an die öffentliche Hand und werden regelmäßig verwechselt. Die Leitweg-ID adressiert fachlich, sie sagt, welche Behörde eine Rechnung bekommt, und steht im XRechnung-Feld BT-10. Die technische Kennung sagt dagegen, an welchen Zugangspunkt die Datei überhaupt geht. Der Unterschied zwischen Peppol-ID und Leitweg-ID ist deshalb kein Formalismus. Ohne das Schema-Präfix 0204 scheitert die Zustellung, auch wenn die Ziffernfolge dahinter stimmt.

Wie das Peppol-Netzwerk einen Empfänger findet

Zwischen der Kennung und der Zustellung liegt ein Verzeichnisdienst. Jeder Zugangspunkt meldet die bei ihm angeschlossenen Teilnehmer an einen Service Metadata Publisher, und dort schlägt der sendende Zugangspunkt nach, wohin eine Rechnung gehen soll. Fehlt dieser Eintrag, existiert die Kennung zwar, erreichbar ist sie nicht.

Vier Angaben entscheiden über die Auffindbarkeit:

❗ die Kennung selbst, samt korrektem Schema-Präfix
❗ der Eintrag beim Service Metadata Publisher des Anbieters
❗ die Liste der Dokumentarten, die empfangen werden können
❗ die Freigabe des Eintrags im öffentlichen Verzeichnis

Fällt eine davon aus, bleibt das Unternehmen für Auftraggeber unsichtbar.

Peppol Access Point: Anschluss und Kosten

Der Anschluss an das Peppol-Netzwerk läuft nie direkt, sondern immer über einen Dienstleister. Ein Peppol Access Point ist der Zugangspunkt, den ein zertifizierter Anbieter betreibt und für den er einsteht. Selbst betreiben lässt sich das theoretisch, praktisch scheitert es an der Zertifizierung und deren Pflege. Die Auswahl ist groß, die Liste zertifizierter Peppol-Anbieter bei OpenPeppol reicht weit über Europa hinaus.

Fünf Kriterien tragen die Entscheidung:

Der letzte Punkt entscheidet später über den Aufwand und wird zuerst überlesen.

Wofür beim Zugangspunkt tatsächlich gezahlt wird

Die Übertragung selbst ist der kleinste Posten. Peppol-Access-Point-Kosten setzen sich aus einer Grundgebühr für den Anschluss und einem Preis je Beleg zusammen, dazu kommt einmalig die Einrichtung. Diese Positionen allein beschreiben die Peppol-Kosten aber unvollständig. Der größere Aufwand entsteht im eigenen Haus, weil Stammdaten, Pflichtfelder und Belegnummern so vorliegen müssen, dass der Anbieter sie unverändert weitergeben kann. Der Zugangspunkt prüft die Form, nicht den Inhalt.

Woran das Mapping im Bestandssystem scheitert

Das Mapping übersetzt die Felder des eigenen Systems in die Struktur der Norm EN 16931. An Peppol selbst scheitert dabei fast nie etwas, wohl aber an Daten, die im Bestandssystem nie gebraucht wurden. Ein gewachsenes System kennt den Kunden, aber nicht dessen Empfängerkennung im Netz.

Vier Felder fehlen besonders häufig:

Diese Lücken schließt kein Zugangspunkt, sie werden im Quellsystem geschlossen.

Peppol BIS Billing 3.0 neben der XRechnung

Format und Übertragungsweg werden oft in einen Topf geworfen, gehören aber getrennt. Peppol BIS Billing 3.0 ist das Rechnungsformat des Netzes, die XRechnung das nationale Format der deutschen Verwaltung. Beide schränken dieselbe europäische Norm ein, sind also verwandt und trotzdem nicht identisch. Für eine Peppol-Rechnung an einen deutschen öffentlichen Auftraggeber erwartet die Verwaltung weiterhin die XRechnung, während grenzüberschreitend Peppol BIS Billing 3.0 gilt. Ein System, das nur eines von beiden erzeugt, deckt den halben Bedarf.

Anschließen, ohne sich zu binden

Ein Peppol-Anschluss ist eine Anbieterentscheidung, und die hält selten ewig. Die eigene Kennung gehört dem Unternehmen, der Eintrag beim Verzeichnisdienst hängt dagegen am Anbieter. Beim Wechsel muss dieser Eintrag umgezogen werden, sonst laufen Rechnungen weiter an den alten Zugangspunkt. Wie eng die Bindung ausfällt, entscheidet die Art der Anbindung. Ein fertiger Konnektor ist schnell eingerichtet, eine offene Schnittstelle hält länger. Dieselbe Wahl stellt sich bei jeder Integrationsplattform aus der Cloud.

Lässt sich der Anbieter später wechseln?

Vorgesehen ist der Wechsel ausdrücklich, vorbereitet ist er selten. Umzuziehen sind der Verzeichniseintrag, die Zugangsdaten und die Anbindung an das Quellsystem, während der Rechnungsausgang weiterläuft. Betriebe, die ausschließlich an die öffentliche Hand fakturieren, kommen oft ohne eigenen Zugangspunkt aus und reichen ihre Rechnungen stattdessen über die OZG-RE ein.

TenMedia baut die Strecke zwischen Bestandssystem und Peppol, also das Mapping der Felder auf die Norm EN 16931, die Pflege der Empfängerkennungen und die Übergabe an die Schnittstelle des Anbieters. Weil diese Strecke am eigenen System hängt und nicht am Vertrag, übersteht sie den Anbieterwechsel. Dieselbe Trennung trug schon die Anbindung von Warenwirtschaft und Onlineshop bei Aussteuerhaus Mannsdörfer. Der Rechnungsausgang bleibt damit im führenden System, statt in ein Portal auszuwandern.

FAQs

Wird Peppol für B2B-Rechnungen zur Pflicht? keyboard_arrow_down keyboard_arrow_up
Nein. Verpflichtend ist die elektronische Rechnung nach der Norm EN 16931, nicht der Weg dorthin. Die Ausstellungspflicht im inländischen B2B-Verkehr greift ab 2027 für Unternehmen über 800.000 Euro Vorjahresumsatz und ab 2028 für alle übrigen. Welcher Übertragungsweg genutzt wird, bleibt frei.
Woran scheitern Peppol-Rechnungen bei der Validierung? keyboard_arrow_down keyboard_arrow_up
Fast immer an Pflichtangaben, die das sendende System nicht liefert, und nur selten an Peppol selbst. Die Prüfung läuft in zwei Stufen. Zuerst wird die XML-Struktur gegen das Schema geprüft, danach greifen die Geschäftsregeln. Kennungen wie PEPPOL-EN16931-R998 stammen aus dem Regelwerk von Peppol BIS Billing und verweisen auf eine einzelne Regel, also auf ein Feld und nicht auf die Verbindung. Typische Auslöser sind eine fehlende Empfängerkennung, eine Bestellnummer ohne Zuordnung oder Steuerangaben in einer Form, die die Norm nicht zulässt. Behoben wird das im Quellsystem, nicht beim Zugangspunkt, weil dieser die Felder nur weitergibt.
Welche Vorarbeit verlangt die Peppol-Anbindung im ERP? keyboard_arrow_down keyboard_arrow_up
Vor der technischen Anbindung stehen die Daten. Empfängerkennungen müssen als Stammdatum gepflegt sein, Pflichtfelder der Norm müssen im Beleg entstehen, und die Übergabe an den Zugangspunkt braucht eine definierte Schnittstelle. TenMedia übernimmt diese Vorarbeit im Bestandssystem und die Anbindung an Peppol.