Unternehmer-Software

In kleinen Betrieben schreibt oft die Chefin oder der Chef selbst Angebote und Rechnungen und erledigt auch die Buchungen. Unternehmer-Software fasst diese Arbeit in einem Programm zusammen. Welche Funktionen gehören dazu, und ab wann reicht ein solches Paket nicht mehr?

Was Unternehmer-Software ist

Unternehmer-Software ist ein Sammelbegriff für Programme, mit denen Selbstständige und Inhaber kleiner Betriebe ihre kaufmännische Verwaltung ohne eigene IT-Abteilung erledigen. Typisch ist ein Paket aus Angebots- und Rechnungsstellung, Buchhaltung und Kontaktverwaltung. Alle Daten liegen dabei an einer Stelle, sodass eine geschriebene Rechnung ohne erneutes Abtippen in der Buchhaltung ankommt.

Typische Bausteine eines Pakets

Am Anfang steht meist das Schreiben von Angeboten und Rechnungen. Daran schließt die Buchhaltung an, in der Belege erfasst und Konten zugeordnet werden, bei größeren Paketen bis zur doppelten Buchführung und Anlagenbuchhaltung. Je nach Hersteller und Paket kommen Lohnabrechnung oder Liquiditätsplanung hinzu, Lohnmodule sind dabei meist nach Mitarbeiterzahl gestaffelt. Gründerratgeber nennen außerdem Warenwirtschaft, CRM, Zeiterfassung und, für Handel und Gastronomie, Kassensysteme.

Wo die Grenze zu größeren Systemen liegt

Solche Pakete sind für Betriebe gebaut, in denen wenige Personen buchen und abrechnen. In wachsenden Organisationen verbinden dagegen ERP-Systeme Einkauf, Lager, Vertrieb und Finanzen über alle Abteilungen hinweg. Diese Gesamtheit betrieblicher Anwendungen beschreibt der Eintrag zur Unternehmenssoftware, während der Begriff hier nur die Werkzeuge der Inhaberin oder des Inhabers meint.

Worauf es bei Unternehmer-Software ankommt

Ein Programm nimmt Arbeit ab, aber nicht die Verantwortung für eine ordnungsgemäße Buchführung. Bei der Auswahl zählt deshalb, ob die kaufmännische Software die steuerlichen Vorgaben abbildet, die für den eigenen Betrieb gelten.

E-Rechnung und Buchführungspflicht

Seit 2025 ist die elektronische Rechnung zwischen inländischen Unternehmen der Regelfall. Papierrechnungen bleiben nur übergangsweise zulässig, allgemein bis Ende 2026 und für Betriebe mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Ein Paket muss deshalb eingehende E-Rechnungen in die Buchhaltung übernehmen und in der Regel auch strukturierte Rechnungsdaten erzeugen können. Gewerbetreibende mit mehr als 800.000 Euro Umsatz oder mehr als 80.000 Euro Gewinn werden zudem nach einer Mitteilung des Finanzamts ab dem folgenden Wirtschaftsjahr buchführungspflichtig und brauchen dann eine Lösung mit doppelter Buchführung. Bücher sind zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht Jahre, auch das muss die Archivfunktion leisten.

Grenzen der Paketlösung

Kaufmännische Software von der Stange bildet die üblichen Abläufe ab, nicht die Eigenheiten einzelner Gewerbe. Ein Handwerksbetrieb mit Aufmaßen oder ein Händler mit Chargen und Lagerplätzen stößt daher schnell an ihre Grenzen. Für solche Abläufe gibt es Branchensoftware, die auf ein bestimmtes Gewerbe zugeschnitten ist. Ein Wechsel lohnt sich vor allem, wenn Daten sonst doppelt gepflegt werden, denn jede manuelle Übertragung kostet Zeit und ist eine Fehlerquelle.