Betriebsdatenerfassung: Ist-Zeiten je Auftrag statt Stundenzettel

Ohne Betriebsdatenerfassung bleibt von einem Auftrag in der Nachkalkulation oft nur die Summe der Stunden. Ist ein Auftrag mit 40 Stunden kalkuliert und endet er im Minus, zeigt der Stundenzettel nicht, an welchem Arbeitsgang die Zeit hängen geblieben ist. Ein BDE-System meldet genau das vom Arbeitsplatz zurück. Ob dafür das Modul im vorhandenen ERP reicht, entscheidet der Ablauf in der Fertigung.
Eine Facharbeiterin scannt einen Laufzettel mit einem gelbgrünen Handscanner, der Zettel faltet sich zum Papierflieger und fliegt davon. Sinnbild für Betriebsdatenerfassung, die Meldungen sofort weitergibt.
© KI-generiert (TenMedia)

Betriebsdatenerfassung zeigt, wo Stunden verloren gehen

Rund drei Viertel der Unternehmen erfassen inzwischen die Arbeitszeit, und von ihnen arbeiten 16 Prozent mit Excel-Tabellen und 13 Prozent mit handschriftlichen Stundenzetteln (Bitkom-Umfrage zur Arbeitszeiterfassung). Solche Listen zeigen, wer anwesend war, aber nicht, welcher Auftrag die Zeit verbraucht hat.

Betriebsdatenerfassung (BDE) ist das Erfassen von Ist-Daten der Fertigung direkt am Arbeitsplatz: wer an welchem Fertigungsauftrag arbeitet, wann ein Arbeitsgang beginnt und endet, welche Menge gut oder schlecht ist und warum die Arbeit unterbrochen wurde. Beschäftigte melden diese Daten an Terminals, Tablets oder Scannern, und die Meldungen fließen in ERP oder MES, wo sie Plan und Ist vergleichbar machen.

Welche Daten erfasst ein BDE-System?

Die gängige Einteilung trennt organisatorische von technischen Betriebsdaten. Organisatorisch sind Auftrags- und Personaldaten, technisch sind Maschinen- und Prozessdaten, und am Arbeitsplatz gemeldet wird vor allem die erste Gruppe. Im Alltag sind das vor allem diese Meldungen:

Laufzeit und Stückzähler einer Anlage holt die Maschinendatenerfassung dagegen automatisch aus der Steuerung. Was die Maschine nicht weiß, muss ein Mensch melden, also welcher Auftrag läuft und warum sie steht. Die beiden Verfahren ergänzen sich: Die Maschine zählt, die Erfassung von Betriebsdaten ordnet zu.

Betriebsdatenerfassung: Excel und Stundenzettel

Die Nachkalkulation vergleicht nach Abschluss eines Auftrags die tatsächlichen Kosten mit der Vorkalkulation, vor allem in der Einzel- und Auftragsfertigung. Ihr Ergebnis ist nur so genau wie die Ist-Zeiten, die in sie einfließen. Eine am Schichtende geschätzte Zeit ist keine Ist-Zeit, und genau so entsteht sie, wenn Zettel abends in eine Tabelle übertragen werden.

Mit einer Meldung je Arbeitsgang lässt sich dagegen zeigen, ob Rüsten, Bearbeitung oder eine Störung den Auftrag teurer gemacht hat. Dieselbe Anmeldung am Arbeitsplatz kann zugleich die Arbeitszeit erfassen. Ob das zulässig ist und was dabei getrennt bleiben muss, klärt der Abschnitt zur elektronischen Arbeitszeiterfassung am selben Terminal.

So meldet ein BDE-System vom Arbeitsplatz ins ERP

Ein BDE-System verbindet das Gerät am Arbeitsplatz mit dem Fertigungsauftrag im ERP. Dazwischen liegt ein Meldeablauf, der festlegt, was Beschäftigte bei Beginn, Unterbrechung und Ende eines Arbeitsgangs eingeben, und je weniger er verlangt, desto vollständiger kommen die Meldungen an. Den Datenweg zwischen Terminal, ERP und MES übernimmt eine direkte Schnittstelle oder eine Middleware als vermittelnde Softwareschicht.

Betriebsdatenerfassung: Terminal, Tablet oder Scanner

Was ist ein BDE-System also am Arbeitsplatz? Meist ein fest montiertes Terminal mit Touchscreen und Barcodeleser, an dem sich Beschäftigte per Chip anmelden und den Laufzettel des Auftrags scannen. In der Montage oder beim Kunden übernimmt das ein Tablet oder Handscanner.

Betriebsdatenerfassung: Beispiel aus der Kabelfertigung

Das Mittelstand-Digital Zentrum Chemnitz hat mit dem Kabelkonfektionär LOWEKO-CABLE eine mobile Erfassung auf Tablets erprobt. Per QR-Code lässt sich dort etwa der Wechsel der Arbeitsstation buchen, und die Anwendung wurde schrittweise in die vorhandene Warenwirtschaft eingebunden, damit keine doppelte Datenhaltung entsteht. Eine solche Betriebsdatenerfassungs-App ist eine eigene App-Entwicklung mit Anbindung an das führende System.

Wenige Pflichteingaben am Betriebsdatenerfassungs-Terminal

Jede zusätzliche Angabe kostet an der Maschine Zeit, und was dort Zeit kostet, wird später nachgetragen. Am Betriebsdatenerfassungs-Terminal sind Auftrag, Arbeitsgang und Sollmenge deshalb aus dem ERP vorbelegt, sodass Beschäftigte nur bestätigen, zählen oder einen Grund auswählen. Ein schlanker Meldeablauf für einen Arbeitsgang kommt mit wenigen Schritten aus:

Das setzt stimmige Daten im ERP voraus. Dirk Haufe, Geschäftsführer der LOWEKO-CABLE GmbH, fasst die Erfahrung aus dem Chemnitzer Projekt so zusammen: „Die Bereitstellung von relevanten Informationen und Erfassung wichtiger Betriebsdaten stellt eine Erleichterung dar und fördert selbstständigeres Arbeiten. Voraussetzung hierfür ist die exakte Pflege der dafür erforderlichen Daten.“ (Mittelstand-Digital Zentrum Chemnitz, Praxisbeispiel „Digitalisierung in der Werkstattfertigung“, 2024)

Die Rückmeldung landet im Fertigungsauftrag

Nützlich wird eine Meldung erst, wenn sie im Fertigungsauftrag des ERP ankommt, als Ist-Zeit je Arbeitsgang, als gebuchte Menge und als Ausschuss. Bleibt sie aus, plant die Disposition mit dem Stand von gestern. Die Schnittstelle zum ERP speichert Meldungen deshalb zwischen, wenn das ERP kurz nicht erreichbar ist, und bucht sie danach in der richtigen Reihenfolge nach. Eine verlorene Meldung fällt sonst erst in der Nachkalkulation auf.

Betriebsdatenerfassung: ERP-Modul oder eigene Anwendung?

Verbreitete ERP-Systeme für den Mittelstand bieten ein eigenes Modul für Rückmeldungen aus der Fertigung an. Was ist ein BDE-System daneben? Ein eigenständiges Produkt oder ein Teil eines MES, in dem die Rückmeldung eine Funktion unter vielen ist. Welcher Weg trägt, hängt weniger an der Betriebsgröße als an zwei Fragen. Passt der Meldeablauf des Produkts zur eigenen Fertigung, und landet die Rückmeldung ohne Umweg im Auftrag?

Wann das Modul im ERP genügt

Das Modul im eigenen ERP hat einen Vorteil, den kein Zusatzprodukt bietet: Auftrag, Stückliste und Rückmeldung liegen auf derselben Datenbasis. Ob es den Bedarf abdeckt, zeigt ein Abgleich des eigenen Meldeablaufs mit dem Funktionsumfang der vorhandenen ERP-Software. Meist reicht das Modul, wenn diese Bedingungen zutreffen:

Wann eine eigene Erfassung den Ablauf abbildet

Eine eigene Erfassungsanwendung lohnt sich dort, wo der Betrieb anders meldet, als das Produkt es vorsieht: auf Baustellen und beim Kunden, bei Aufträgen über mehrere Standorte oder wenn Personalzeiterfassung und Auftragszeiterfassung an einem Gerät zusammenlaufen sollen. Die eigene Anwendung schreibt in das vorhandene ERP, statt ein zweites System mit eigener Stammdatenpflege aufzubauen. Dafür muss sie über Jahre gepflegt werden, denn ein größeres Update des ERP kann die Schnittstelle berühren.

Wo das MES beginnt

Ein MES (Manufacturing Execution System, die Steuerungsebene zwischen ERP und Maschine) übernimmt zusätzlich Feinplanung, Qualitätsdaten und Kennzahlen. Für die reine Rückmeldung ist ein MES oft zu groß. Ein Zwischenschritt ist deshalb eine Betriebsdatenerfassung (MES-fähig angelegt), deren Daten ein späteres MES übernimmt.

Arbeitszeit und Mitbestimmung am Terminal

Sobald sich Beschäftigte am Terminal anmelden, ist jede Meldung einer Person zugeordnet. Wer Betriebsdaten erfassen lässt, berührt damit zwei Rechtsfragen, die vor dem Start geklärt sein sollten: die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, die dasselbe Terminal miterfüllen kann, und die Mitbestimmung des Betriebsrats bei technischer Überwachung.

Elektronische Arbeitszeiterfassung am selben Terminal

Arbeitgeber müssen schon heute ein System einführen, mit dem Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfasst werden (Bundesarbeitsgericht, Beschluss 1 ABR 22/21, 2022). Ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums vom Juni 2026 sieht vor, dass diese Aufzeichnung künftig elektronisch und am Tag der Arbeitsleistung erfolgt, mit Ausnahmen für Betriebe bis zehn Beschäftigte und längeren Übergangsfristen für kleinere Unternehmen. Danach müssten rund 170.500 Betriebe eine elektronische Zeiterfassung erst einführen (BMAS, Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes, 2026). Geltendes Recht ist das noch nicht.

Ein Betriebsdatenerfassungs-Terminal, an dem Beschäftigte sich ohnehin zum Auftrag anmelden, kann Kommen und Gehen mitbuchen. Lohnabrechnung, ERP und Zeitkonto brauchen dieselben Zeitstempel, und bei mehreren Empfängern trägt eine Vermittlungsschicht statt vieler Einzelverbindungen die Verteilung.

Zeitdaten nach Zweck getrennt auswerten

Lohn, Nachkalkulation und Leistungsauswertung nutzen dieselben Zeitstempel, aber nicht mit denselben Rechten. Die Grafik darunter zeigt den ganzen Weg: Meldungen vom Arbeitsplatz, Werte aus der Maschinensteuerung sowie Messwerte und Prüfergebnisse vom Prüfplatz laufen über die Schnittstelle ins ERP, das Auftrag und Sollmenge umgekehrt am Terminal vorbelegt. Daraus bedient eine Anmeldung vier Zwecke: die tagesaktuelle Disposition, die Nachkalkulation, die sich ohne Namen auswerten lässt, Zeitkonto und Lohn je Person sowie eine Leistungsauswertung, die nur mit einer Regelung des Betriebsrats zulässig ist. Zugriff und Löschfrist werden je Zweck festgelegt, weil auch die DSGVO jede Verarbeitung an ihren Zweck bindet.

Eine Grafik. Sie zeigt, wie eine Anmeldung am Terminal Fertigungsauftrag, Nachkalkulation, Zeitkonto und Leistungsauswertung mit getrennten Regeln versorgt.
© TenMedia GmbH

Betriebsdatenerfassung: Betriebsvereinbarung vor dem Start

Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bestimmt der Betriebsrat bei technischen Einrichtungen mit, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Eine Erfassung mit persönlicher Anmeldung erzeugt solche Daten, denn jede Rückmeldung trägt einen Namen. Die Bewertung des eigenen Vorhabens gehört zu einer Fachanwältin oder einem Fachanwalt für Arbeitsrecht. Technisch vorbereiten lassen sich diese Regelungspunkte:

❗ Zweck jeder Datenart
❗ Auswertung ohne Namensbezug
❗ Zugriffsrechte je Rolle
❗ Löschfristen je Zweck
❗ Regel für Leistungsvergleiche
❗ Korrektur falscher Meldungen

Mit einer Arbeitsplatzgruppe beginnen

Der Einstieg gelingt an einer Arbeitsplatzgruppe, deren Aufträge in der Nachkalkulation auffallen. Dort zeigt sich nach wenigen Wochen, ob die Ist-Zeiten zur Erfahrung der Schichtleitung passen. TenMedia entwickelt Erfassungsanwendungen für Terminal, Tablet oder Smartphone und bindet sie an das vorhandene ERP an, sodass Rückmeldungen ohne Abtippen im Fertigungsauftrag landen. Scanner, die direkt in eine Datenbank mit eigener Geschäftslogik buchen, laufen etwa in einer standortübergreifenden Inventurlösung. Nach dem Start betreut dasselbe Berliner Team die Anbindung im Wartungsvertrag.

FAQs

Was unterscheidet die Erfassung am Arbeitsplatz von der Maschinendatenerfassung? keyboard_arrow_down keyboard_arrow_up
Die Maschinendatenerfassung liest Zustände, Stückzahlen und Störungen automatisch aus der Steuerung einer Anlage. Die Erfassung am Arbeitsplatz ergänzt, was nur Menschen wissen: welcher Auftrag gerade läuft, wer daran arbeitet und warum eine Anlage steht. Erst beides zusammen ordnet Maschinenzeiten einem Auftrag zu.
Kann die elektronische Arbeitszeiterfassung über dasselbe Betriebsdatenerfassungs-Terminal laufen? keyboard_arrow_down keyboard_arrow_up
Technisch genügt eine Anmeldung für Kommen, Gehen und Auftragsmeldung. Getrennt werden müssen danach die Zwecke, denn Arbeitszeit, Auftragszeit und Leistungsauswertung brauchen eigene Zugriffsrechte und Löschfristen. Wie der Betriebsrat dabei mitbestimmt, klärt vor dem Start am besten eine arbeitsrechtliche Prüfung.
Wann reicht das Modul im ERP, und wann lohnt eine eigene Erfassungsanwendung? keyboard_arrow_down keyboard_arrow_up
Das Modul reicht, wenn sich die Arbeitspläne wiederholen, an festen Arbeitsplätzen gemeldet wird und die mitgelieferten Auswertungen genügen. Eine eigene Anwendung lohnt sich, wenn auf Baustellen, beim Kunden oder über mehrere Standorte gemeldet wird, wenn Personal- und Auftragszeit an einem Gerät zusammenlaufen sollen oder wenn das Modul Pflichtfelder verlangt, die der Ablauf nicht kennt. TenMedia entwickelt dafür eine Betriebsdatenerfassungs-App oder Terminalanwendung, bindet sie per Schnittstelle an das vorhandene ERP an und betreut sie danach im Wartungsvertrag zum festen Monatsbetrag. Das ERP bleibt dabei das führende System der Betriebsdatenerfassung.